合同审查审批流程标准模板降低法律风险

一、适用业务场景本流程标准模板适用于企业日常经营中各类合同的审查与审批管理，包括但不限于：采购合同（原材料、设备、服务等）、销售合同（产品、服务交付）、合作开发合同、租赁合同、保密协议、劳动合同等。旨在通过标准化流程规范合同管理，降低因条款漏洞、主体不适格、法律合规问题等引发的法律风险，保障企业合法权益。二、标准化操作流程（一）合同发起与材料准备责任主体：业务部门经办人（经办人）操作要点：业务部门根据合作需求，确定合同类型及核心交易条款（如标的、数量、价款、履行期限、违约责任等）。准备基础材料：合作方主体资格证明（营业执照复印件、法定代表人证件号码明，如涉及授权需提供《授权委托书》及代理人证件号码明）；与合同相关的技术附件、技术协议、报价单、验收标准等；前期沟通记录（如邮件、会议纪要，作为条款协商依据）。填写《合同审查审批表》（模板见第三部分），注明合同名称、编号、合作方信息、金额、预计签署日期等基本信息，并附上述材料。（二）业务部门初步审核责任主体：业务部门负责人（业务负责人）操作要点：重点审核合同内容与业务需求的一致性：标的物/服务是否符合企业实际需求；数量、规格、质量标准是否明确；价款、支付方式、发票类型是否符合财务制度；履行期限、地点、方式是否合理，是否具备可操作性。审核合作方背景：通过公开渠道（如国家企业信用信息公示系统）核查合作方是否存续、有无经营异常或严重违法记录，必要时要求其提供近期财务报表或资信证明。对审核中发觉的问题，及时与经办人沟通修改，确认无误后在《合同审查审批表》“业务部门意见”栏签署意见并签字。（三）法务专项审查责任主体：企业法务专员/外部法律顾问（法务专员）操作要点：主体合法性审查：合作方是否为依法设立并有效存续的法人/其他组织/自然人，经营范围是否符合合同内容；授权委托书是否合法有效（如签字/盖章是否与主体信息一致，授权范围是否涵盖合同事项）。条款合规性审查：合同内容是否符合《民法典》《公司法》等相关法律法规及行业监管规定；格式条款是否公平，是否存在排除对方主要权利、加重己方义务的情形；违约责任是否明确、合理，违约金/赔偿金计算方式是否合法，争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖条款是否明确（如选择诉讼需明确到具体基层法院，选择仲裁需明确具体仲裁机构）。法律风险评估：识别合同履行中可能存在的法律风险（如知识产权归属、保密义务、不可抗力、合同解除条件等）；针对高风险条款提出修改建议（如增加担保条款、完善履约监督机制等）。法务审查完成后，在《合同审查审批表》“法务意见”栏详细填写审查结论（如“同意签署”“修改后生效”“不同意签署”及具体修改理由），并反馈至业务部门。（四）财务与风控会签（如需）责任主体：财务部门负责人（财务负责人）、风控部门负责人（风控负责人，如企业设有独立风控部门）操作要点：财务会签：审核合同涉及的价款、支付方式、税费承担、发票开具等是否符合企业财务管理制度；对大额合同（如单笔金额超过万元，具体金额由企业根据自身规模设定），评估企业现金流是否匹配，必要时提出分期支付或资金保障建议。风控会签（如需）：从企业整体风险管控角度，评估合同对企业战略、声誉、运营可能产生的影响；对涉及重大合作（如长期战略合作、对外投资类合同），提出风险预警及应对措施。财务与风控部门分别在《合同审查审批表》“财务意见”“风控意见”栏签署意见，无需会签的合同可跳过此步骤。（五）管理层最终审批责任主体：分管副总/总经理/决策委员会（审批人，根据合同金额及重要性分级审批）操作要点：审批人根据业务部门、法务、财务（如需）的审查意见，结合企业战略及经营目标，对合同进行最终决策。审批权限划分（示例）：金额≤5万元：部门负责人审批；5万元＜金额≤50万元：分管副总审批；金额＞50万元：总经理审批；涉及重大对外投资、并购等特殊合同：提交决策委员会审议。审批通过后，在《合同审查审批表》“审批意见”栏签署“同意签署”，明确签署日期；审批不通过的，退回业务部门重新协商或终止合作。（六）合同签署与用印责任主体：行政部/综合管理部（用印专员）、业务部门（签约代表）操作要点：业务部门根据审批通过的《合同审查审批表》，制作正式合同文本（保证与审查版本一致，需修改的条款需重新履行审查程序）。合同签署前，由签约代表与合作方当面核对合同文本（份数、页码、附件是否齐全，关键条款是否与协商一致），双方加盖公章/合同专用章（自然人需签字按手印）。用印专员核对《合同审查审批表》与合同文本一致后，加盖企业公章，并登记用印记录（合同编号、用印日期、份数、保管人等）。（七）合同归档与履行跟踪责任主体：业务部门（经办人）、档案管理部门（档案管理员）操作要点：合同签署后3个工作日内，经办人将合同正本（至少2份，合作方1份，企业留存1份）及附件、审查审批表等材料移交档案管理部门。档案管理员对合同材料进行分类编号、登记造册，按照“一份一档”原则存入档案柜或电子档案系统，保存期限不少于合同终止后10年（法律法规另有规定的从其规定）。业务部门负责合同履行跟踪，按约定履行义务（如交付、付款、验收等），并留存履行凭证（如验收单、付款凭证、沟通记录等）；发觉对方违约或合同履行异常时，及时上报法务及管理层，启动争议解决程序。三、合同审查审批表模板合同基本信息合同名称合同编号（由行政部/综合管理部统一编制，格式：年份-部门-序号，如2024-采-001）合作方全称合作方统一社会信用代码合同类型□采购□销售□合作开发□租赁□保密□其他合同金额（元）大写：________________小写：________________履行期限自_年_月_日至_年__月__日拟签署日期____年__月__日附件清单1.___________________________________________________________2.___________________________________________________________审查意见业务部门意见经办人：___________负责人：___________日期：____年__月__日法务意见法务专员：___________日期：____年__月__日财务意见（如需）财务负责人：___________日期：____年__月__日风控意见（如需）风控负责人：___________日期：____年__月__日审批意见审批人：___________职务：___________日期：____年__月__日签署记录企业签署（公章）日期：____年_月日签约代表：________合作方签署（公章/签字）日期：____年_月日签约代表：________四、关键风险控制要点（一）主体资格审查合作方为法人：需核实营业执照副本复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明，如签约人为非法定代表人，必须提供《授权委托书》（原件）及代理人证件号码明，授权范围需明确涵盖合同签署事项。合作方为自然人：需核实证件号码原件，留存复印件，并核对姓名、证件号码号等信息是否与合同一致。（二）条款明确性与完整性合同核心条款（标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等）不得存在模糊表述（如“大概”“左右”“合理时间内”等），需量化、可操作；避免遗漏必备条款（如争议解决方式、保密条款、知识产权归属等），必要时可参考国家市场监管总局等发布的合同示范文本。（三）法律合规与风险规避禁止约定违反法律强制性规定的条款（如“一方违约无需承担违约责任”“争议只能由甲方所在地法院管辖”等显失公平条款）；涉及行政许可的业务（如食品生产、建筑施工等），需确认合作方具备相应资质，合同中需明确资质作为合同生效条件之一。（四）流程衔接与责任追溯合同审查各环节需在规定时限内完成（如法务审查不超过3个工作日，紧急合同可缩短但需