采购流程管理标准操作流程模板

采购流程管理标准操作流程模板一、适用范围与典型应用场景二、采购流程全步骤操作说明（一）需求发起与审批目标：保证采购需求真实、必要且符合预算，从源头控制无效采购。1.需求部门提报操作内容：（1）需求部门根据业务需要（如生产缺料、办公耗材不足、新增设备需求等），填写《采购需求申请表》（见表1），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额等关键信息。（2）需求部门负责人对需求的合理性（如必要性、数量准确性）进行审核，签字确认后提交至采购部门。责任人：需求部门经办人、需求部门负责人输入：业务需求、部门年度/月度采购预算输出：《采购需求申请表》（经需求部门负责人签字版）2.采购部门初审操作内容：（1）采购部门收到《采购需求申请表》后，重点审核：需求是否清晰（名称、规格、数量明确）、是否在预算范围内、是否属于企业集中采购目录（如有）。（2）对需求不明确或超预算的情况，与需求部门沟通补充完善；对不符合采购政策的需求，退回需求部门并说明理由。责任人：采购专员输入：《采购需求申请表》（需求部门签字版）、采购政策文件输出：初审通过的《采购需求申请表》或补充完善的需求材料3.分级审批操作内容：根据采购金额及物品类型，按以下权限分级审批（企业可根据自身规模调整金额标准）：金额≤5000元：采购部门负责人审批5000元＜金额≤50000元：采购部门负责人审核后，提交财务部门负责人审批金额＞50000元：采购部门负责人、财务部门负责人审核后，提交分管副总/总经理审批审批人需在《采购需求申请表》上签署明确意见（“同意”“补充说明”“不同意”），审批完成后流转至采购部门执行。责任人：采购部门负责人、财务部门负责人、分管副总/总经理输入：初审通过的《采购需求申请表》输出：审批完成的《采购需求申请表》（二）供应商选择与管理目标：通过规范化的供应商筛选、评估流程，保证供应商资质合格、价格合理、服务可靠。1.供应商信息收集操作内容：（1）采购专员根据采购需求，通过以下渠道收集供应商信息：企业合格供应商名录（如有）、公开招标平台、行业展会、供应商自荐、同行推荐等。（2）收集至少3家候选供应商信息，初步整理供应商的基本资料（名称、地址、联系方式、主营产品/服务、资质证书等）。责任人：采购专员输入：审批完成的《采购需求申请表》输出：候选供应商名单（含基本信息）2.供应商资质审核与评估操作内容：（1）资质审核：要求候选供应商提供营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001认证、医疗器械经营许可证等，根据采购物品类型确定）、法定代表人证件号码明等文件，采购专员核实原件并留存复印件，保证供应商具备合法经营资格。（2）综合评估：组织需求部门、技术部门（如需）对候选供应商进行评估，评估维度包括：价格竞争力（对比3家报价，取合理低价区间）供货能力（产能、库存、交货周期）质量保障（质量体系认证、过往供货合格率）服务能力（售后响应速度、技术支持）信誉度（行业口碑、合作历史）评估结果形成《供应商评估表》（见表2），选择综合得分最高的供应商作为候选合作方。责任人：采购专员、需求部门负责人、技术部门负责人（如需）输入：候选供应商名单、供应商资质文件输出：《供应商评估表》、合格供应商选定结果3.询价与比价（非单一来源采购适用）操作内容：对达到公开采购金额标准（如金额≥20000元）的采购项目，需组织询价：（1）向至少3家合格供应商发出《询价单》（见表3），明确采购需求、报价截止时间、报价要求（含税价、运费、包装费等）。（2）收集供应商报价后，对比价格、质量、交期等，填写《比价表》（见表4），选择性价比最优的供应商，报采购部门负责人审批。责任人：采购专员、采购部门负责人输入：采购需求、合格供应商名单输出：《询价单》、《比价表》、供应商选定审批结果（三）订单执行与跟踪目标：保证采购订单准确无误，供应商按约定时间、质量、数量交付。1.采购订单下达操作内容：（1）采购专员根据审批通过的供应商选定结果，填写《采购订单》（见表5），明确订单编号、供应商信息、采购物品/服务明细（名称、规格、数量、单价、金额）、交货时间、交货地点、付款方式、质量标准、违约责任等条款。（2）采购订单需经采购部门负责人审核后，加盖采购专用章，通过书面、邮件或电子采购系统发送给供应商，并要求供应商在2个工作日内书面确认（盖章回传）。责任人：采购专员、采购部门负责人输入：供应商选定审批结果、采购需求输出：《采购订单》（供应商确认版）2.订单执行跟踪操作内容：（1）采购专员在订单下达后，每周跟踪供应商生产/备货进度，重点确认：是否按计划排产、原材料是否充足、预计交货时间是否有变更。（2）如供应商可能延期交货，需提前3个工作日通知采购部门及需求部门，协商调整交货时间或寻找替代方案，并书面记录沟通结果。责任人：采购专员输入：《采购订单》（供应商确认版）输出：订单跟踪记录、延期交货处理方案（如需）（四）验收与入库目标：保证到货物资/服务符合采购要求，数量准确、质量合格，避免不合格物资流入生产或使用环节。1.到货核对操作内容：（1）供应商按约定时间交货时，采购专员需与仓库管理员共同核对：运输车辆信息、货物外包装是否完好、订单号与实际货物是否一致。（2）如外包装破损、数量短缺或与订单不符，当场拍照记录，第一时间通知供应商处理（如补货、换货），并暂停验收流程。责任人：采购专员、仓库管理员输入：《采购订单》、供应商送货清单输出：到货核对记录（含异常情况处理）2.质量与数量验收操作内容：（1）数量验收：仓库管理员根据《采购订单》清点货物数量，保证与订单一致；对大宗物资或需计重的物品，需过磅或计量复核，填写《数量验收单》。（2）质量验收：对生产物料、设备等有质量标准的物资，由需求部门、技术部门（或质检部门）依据《采购订单》约定的质量标准（如国标、行企标、技术协议）进行检验，出具《质量检验报告》。对办公用品、服务等无需复杂检验的物资，由需求部门现场确认外观、功能等，填写《简易验收单》。（3）验收合格后，需求部门、仓库管理员、采购专员在《货物验收单》（见表6）上签字确认；验收不合格的，由采购专员联系供应商办理退货/换货，并跟踪处理结果。责任人：仓库管理员、需求部门经办人、技术/质检部门（如需）、采购专员输入：《采购订单》、质量标准文件输出：《货物验收单》（合格/不合格）、《质量检验报告》（如需）（五）付款结算与归档目标：规范采购资金支付流程，保证票据合规、支付及时，完成采购全过程资料归档。1.票据收集与审核操作内容：（1）供应商在货物验收合格后，根据《采购订单》约定开具合法发票（增值税专用发票/普通发票），发票抬头、税号、项目名称等信息需与企业信息一致。（2）采购专员收集发票、《采购订单》《货物验收单》等票据，核对“三单匹配”（订单、验收单、发票信息一致），确认无误后提交财务部门。责任人：采购专员、财务部门审核员输入：《采购订单》《货物验收单》、供应商发票输出：票据审核记录（匹配/不匹配）2.付款审批与执行操作内容：（1）财务部门审核票据无误后，根据企业付款流程办理付款：金额≤50000元：财务部门负责人审批金额＞50000元：财务部门负责人审核后，提交分管副总/总经理审批（2）审批通过后，财务部门通过银行转账/电汇等方式向供应商付款，付款后3个工作日内将付款凭证反馈给采购专员。责任人：财务部门审核员、财务部门负责人、分管副总/总经理输入：匹配的票据资料输出：付款凭证、付款完成通知3.资料归档操作内容：采购专员在付款完成后，将本次采购全过程资料（含《采购需求申请表》《供应商评估表》《采购订单》《询价/比价记录》《货物验收单》《发票》《付款凭证》等）整理归档，按采购订单编号分类保存，保存期限不少于5年（按企业档案管理规定执行）。责任人：采购专员输入：采购全过程资料输出：采购档案（电子+纸质）三、核心模板表格表1：采购需求申请表订单编号申请人所属部门申请日期物资/服务名称规格型号单位数量用途说明期望到货日期预算金额（元）资金来源需求部门负责人意见签字：日期：采购部门初审意见签字：日期：财务部门审批意见签字：日期：总经理/分管副总意见签字：日期：表2：供应商评估表供应商名称联系人联系方式地址主营产品/服务资质证书（可附复印件）评估维度评分标准（满分100分）得分备注价格竞争力（30分）对比3家报价，最低价30分，每高5%扣5分供货能力（25分）交期≤约定时间25分，每延期1天扣3分质量保障（25分）过往合格率≥95%25分，每低5%扣5分服务能力（10分）售后响应≤24小时10分，每超12小时扣2分信誉度（10分）无投诉记录10分，有1次投诉扣3分综合得分评估结论□推荐合作□备选□淘汰评估小组签字需求部门：技术部门：采购部门：日期：表3：询价单询价单编号询价日期询价部门物资/服务名称规格型号数量用途交货时间要求交货地点付款方式质量标准报价截止时间联系人联系方式邮箱供应商报价要求请含税价（注明税率）、运费、包装费等，加盖公章后于截止时间前反馈至邮箱/联系人表4：比价表比价项目供应商A供应商B供应商C报价（元）运费（元）总价（元）交货周期（天）质量承诺综合评分（价格40%+交期30%+质量30%）推荐供应商□是□否□是□否□是□否审批意见采购负责人签字：日期：表5：采购订单订单编号签订日期签订地点供应商名称地址联系人联系方式采购部门收货地址收货人联系方式物资/服务明细规格型号单位数量总金额（大写）总金额（小写）交货时间交货方式付款方式□预付%□货到付款%□月结天质量标准违约责任逾期交货：每延迟1天按订单总额0.5%违约金；质量不符：无条件退换货订单备注供方签字（盖章）日期：需方签字（盖章）日期：表6：货物验收单验收单编号验收日期验收地点采购订单编号供应商名称物资名称规格型号订单数量到货数量验收数量单位验收项目标准要求实际情况结果数量与订单一致□合格□不合格外观无破损、变形□合格□不合格功能/质量（如：国标GB/TX）□合格□不合格验收结论□合格，准予入库□不合格，退换货□待处理（备注：）参验人员签字需求部门：仓库：技术/质检：采购：四、关键操作风险提示与注意事项（一）审批环节关键点严禁“先采购后审批”，所有采购需求必须完成完整审批流程后方可执行；审批人需对需求的必要性、预算合理性负审核责任，不得越权审批或代签；预算外采购需提交《预算外采购申请表》，详细说明超预算原因，经总经理/分管副总特批后方可执行。（二）供应商管理要点严禁与未经资质审核的供应商合作，避免采购“三无”产品或服务；定期（每季度/每半年）对合格供应商进行复评，更新《供应商名录》，淘汰不合格供应商；单一来源采购（如专利产品、独家代理）需经采购部门负责人、分管副总审批，并书面说明理由，避免垄断风险。（