项目会议筹备与会务安排清单模板

一、适用场景说明二、筹备与执行步骤详解（一）会议规划阶段（会前1-2周）明确会议核心要素确定会议主题（如“项目Q3目标评审会”）、核心目标（如“明确Q3关键里程碑与责任分工”）。初步拟定会议时间（考虑参会人员日程，优先选择工作日上午9:00-11:30或下午14:00-16:30）、时长（建议单次会议不超过2小时）。预估参会人数（核心成员、相关部门负责人等），确定会议形式（线下/线上/混合，线上需明确平台如腾讯会议/Zoom）。确定参会人员与分工明确主持人（负责控场、推进议程）、记录人（负责会议纪要、行动项跟踪）、主讲人（负责议题汇报）。列出参会人员名单，提前确认其日程冲突（可通过邮件/即时通讯工具初步沟通）。落实会议资源线下会议：预订会议室（需确认容纳人数、投影设备、白板、麦克风等硬件），准备茶歇（根据会议时长安排，如超过1.5小时可提供简餐/饮品）。线上会议：测试会议平台稳定性（屏幕共享、录制、互动功能），提前发送会议及操作指南。（二）会前准备阶段（会前3-5个工作日）发送会议通知通过邮件/企业通讯工具发送正式通知，包含：会议主题、时间、地点/、参会人员、会议目标、议程（含各环节时长）、需提前准备的资料（如项目进度表、PPT等）。附上会议回执，要求参会人员确认出席情况，统计最终参会名单。准备会议物料与资料线下会议：打印议程表、签到表、项目资料（按参会人数准备）、姓名牌、笔、便签纸；调试投影仪、麦克风、激光笔等设备，准备备用电池。线上会议：提前共享会议资料（PPT、数据报表等），提醒主讲人测试屏幕共享、音频功能；准备线上签到表（如腾讯会议“签到”功能）。细化会议议程与各环节主讲人确认汇报内容及时长，保证议程紧凑（如“项目进度汇报20分钟→问题讨论30分钟→决议确认10分钟”）。预留10-15分钟缓冲时间，应对突发情况（如设备故障、议题超时）。（三）会中执行阶段（会议当天）会前检查与签到提前30分钟到场，再次检查设备（投影、麦克风、灯光）、物料（资料、茶歇）摆放；线上会议提前15分钟进入会议室，测试音视频。组织签到（线下：签到表签字；线上：线上签到或点名确认），提醒参会人员将手机调至静音。会议过程把控主持人按议程推进，严格控制各环节时长，避免偏离主题；记录人实时记录关键信息（讨论要点、决议事项、行动项：负责人+完成时限）。遇争议问题时，引导参会人员聚焦解决方案，避免冗长争论；线上会议需开启“等候室”，控制参会人员进入顺序，保证会议秩序。会议收尾主持人总结会议成果（明确决议事项、行动项及责任人），确认后续跟进方式（如邮件纪要、进度同步会）。提醒记录人于会后24小时内整理会议纪要，并发送给所有参会人员。（四）会后跟进阶段（会后1-3个工作日）整理与分发会议纪要记录人整理会议纪要，包含：会议基本信息、议程执行情况、关键讨论内容、决议事项、行动项（负责人、完成时限、验收标准）。纪要经主持人审核无误后，发送至参会人员及相关部门抄送相关领导，要求确认收到并反馈意见。跟踪行动项落实建立行动项跟踪表（含任务描述、负责人、开始时间、截止时间、完成状态、备注），定期（如每周）更新进度，保证任务按时完成。对逾期未完成的行动项，及时与负责人沟通，分析原因并协调解决。资料归档与复盘将会议通知、议程、签到表、纪要、行动项跟踪表等资料整理归档（按项目/会议类型分类存储，便于后续查阅）。召开小型复盘会（可选），总结本次会议的亮点与不足（如议程是否合理、沟通是否高效），优化后续会议流程。三、会议筹备与安排清单表格序号筹备事项具体内容负责人完成时限备注（如特殊要求）1会议主题与目标确认明确会议主题（如“项目需求评审会”）、核心目标（如“明确需求优先级与排期”）*经理会前2周需与项目负责人对齐2时间与地点确定确定会议时间（2024–14:00-16:00）、地点（3楼会议室A）或线上*助理会前1周线下需确认设备可用性，线上需提前测试平台3参会人员统计列出参会名单（含主持人、记录人、主讲人），发送回执统计出席情况*助理会前5个工作日优先确认核心成员日程，避免冲突4会议通知发送邮件发送通知（含主题、时间、地点、议程、需准备资料），附回执*助理会前5个工作日通知需提前3天发送，预留确认时间5物料准备（线下）打印议程表、签到表、项目资料（10份），准备姓名牌、笔、便签纸、茶歇（咖啡+点心）*行政会前1个工作日资料按参会人数+2份备用准备6设备调试测试投影仪、麦克风、激光笔、网络，准备备用电池*技术会前1天需提前30分钟再次检查设备状态7议程细化与主讲人确认汇报内容及时长（如“需求讲解30分钟→讨论40分钟→决议10分钟”）*经理会前3个工作日预留10分钟缓冲时间8签到与引导线下：准备签到表，引导参会人员入座；线上：开启等候室，控制进入顺序*助理会议当天提前30分钟线上需提醒参会人员测试音视频9会议记录实时记录讨论要点、决议事项、行动项（含负责人+时限）*秘书会议期间使用统一模板记录，关键信息需准确10会议纪要整理整理纪要（含基本信息、议程、决议、行动项），经审核后发送*秘书会后24小时内纪要需清晰标注行动项，抄送相关人员11行动项跟踪建立跟踪表，更新进度，定期催办*经理会后持续跟进每周五更新一次进度，逾期需反馈原因12资料归档将通知、议程、签到表、纪要等资料分类存档（如“项目/2024年会议”）*助理会后3个工作日电子档存共享文件夹，纸质档存档案室四、关键注意事项提醒提前沟通，避免信息遗漏会议主题、目标、议程需提前与核心参会人员（如项目负责人、主讲人）确认，保证内容一致；线上会议需提前发送操作指南，避免技术问题影响会议效率。预留缓冲时间，应对突发情况议程规划时各环节需预留10-15分钟缓冲时间，避免因某个议题超时而影响整体进度；设备调试需提前完成，准备备用设备（如备用麦克风、移动热点）。记录与跟踪，保证成果落地会议纪要需明确行动项的负责人、完成时限和验收标准，避免“议而不决”；行动项跟踪需定期更新，对逾期任务及时跟进，保证会议成果有效落实。细节把控，提升参会体验线下会议需提前检查