采购与供应商管理操作手册

采购与供应商管理操作手册一、手册引言本手册旨在规范企业采购与供应商管理全流程，保证采购活动的合规性、经济性及供应商资源的优质性。适用于企业各部门的采购需求提报、供应商准入、采购执行、合同管理、绩效评估及供应商退出等场景，帮助相关人员清晰掌握操作标准，提升采购管理效率与风险控制能力。二、核心操作流程（一）供应商准入管理流程适用场景：首次合作的供应商需完成准入审核，保证其具备合法经营资质及履约能力。操作步骤：供应商申请提交需求部门或采购部根据业务需要，向潜在供应商发放《供应商准入申请表》（含供应商基本信息、经营范围、资质文件清单等）。供应商按要求填写表格并附营业执照、行业许可证（如适用）、质量体系认证、过往合作案例（如有）等材料，提交至采购部。资质初审采购部在收到申请材料后3个工作日内完成初审，重点核查：营业执照是否在有效期内，经营范围是否匹配采购需求；行业资质证书（如ISO9001、医疗器械生产许可证等）是否齐全且真实；是否存在失信记录（通过“信用中国”等官方渠道核实）。初审通过后进入考察环节；不通过则书面通知供应商补充材料或终止申请。现场考察（如需）对关键物料或服务供应商，由采购部牵头组织需求部门、质量部组成考察小组（至少2人），对供应商生产场地、仓储条件、工艺流程、质量管控体系等进行实地考察，并填写《供应商现场考察记录表》，记录考察发觉的优势及风险点。评审委员会决议采购部汇总初审材料、考察记录，提交至评审委员会（由采购部经理、需求部门负责人、质量部负责人、法务专员组成）。评审委员会从资质合规性、履约能力、报价竞争力、服务质量等维度进行综合评分（评分标准见附件1），评分≥80分视为通过。系统录入与建档准入通过的供应商由采购部在供应商管理系统中创建档案，录入供应商编号、名称、资质文件、联系人、合作范围等信息，并分配初始等级（A级/B级/C级）。采购部向供应商发送《合作通知书》，明确合作范围、结算方式等初步约定。（二）采购需求与执行管理流程适用场景：各部门因生产、运营、办公等需要提出采购需求，至物料/服务入库/交付完成的全过程管理。操作步骤：需求提报与审核需求部门填写《采购需求审批单》（含物料名称、规格型号、数量、预估单价、用途、交付日期等），经部门负责人审核后提交至采购部。采购部在2个工作日内复核需求：核对数量是否合理、规格是否明确、预算是否符合部门年度预算，必要时与需求部门沟通确认。采购方式确定根据采购金额、物料类型及供应商情况，选择合适采购方式：公开招标：单次采购金额≥50万元且市场供应商≥3家时适用，按《招标采购管理规范》执行；询比价：单次采购金额5万-50万元，至少向3家合格供应商询价，填写《询比价记录表》，选择性价比最优供应商；单一来源：仅1家供应商可满足需求（如专利产品），需经采购总监审批后执行；零星采购：单次采购金额＜5万元，可直接从合格供应商库中选择合作。订单下达与跟踪采购部与供应商确认价格、交付期后，下达《采购订单》（含订单编号、物料信息、价格、交货条款、质量标准等），双方签字盖章确认。采购专员定期跟踪订单执行进度，对延迟交货风险提前预警（如交货期前3天确认生产/发货状态），保证按期交付。验收与入库物料到货后，需求部门联合质量部按《采购订单》及质量标准进行验收：核对数量、规格是否与订单一致；检查外观、包装是否完好；必要时送检或提供第三方检测报告（如关键原材料）。验收合格后，需求部门填写《物料入库单》，仓库办理入库手续；不合格则填写《不合格品处理单》，启动退货或换货流程。（三）供应商绩效评估流程适用场景：定期对合作供应商的表现进行量化评价，优化供应商结构，激励供应商提升服务质量。操作步骤：评估周期与范围月度评估：适用于频繁合作供应商（如月度采购金额≥10万元）；季度评估：适用于常规合作供应商；年度评估：所有合作供应商。评估指标与数据收集采购部从以下维度收集数据，填写《供应商绩效评估表》：质量指标：来料批次合格率（目标≥98%）、质量问题响应及时率（目标100%）；交付指标：准时交付率（目标≥95%）、订单满足率（目标≥90%）；服务指标：沟通响应速度（2小时内回复）、异常问题解决效率（3个工作日内提出方案）；价格指标：价格稳定性（同比波动≤3%）、成本优化贡献（年度降价幅度≥2%）。评分与等级划分采用百分制评分：质量（40分）、交付（30分）、服务（20分）、价格（10分）。等级划分：优秀（≥90分）、良好（80-89分）、合格（60-79分）、不合格（＜60分）。结果应用与反馈优秀供应商：优先分配订单、给予付款周期优惠（如缩短至30天）、颁发年度“优秀供应商”证书；良好供应商：维持现有合作，针对薄弱环节提出改进建议；合格供应商：发出《整改通知书》，要求30日内提交改进计划；不合格供应商：暂停合作资格，启动清退流程。（四）供应商退出管理流程适用场景：供应商出现不合规、履约能力不足或其他终止合作的情况时，需规范退出流程。操作步骤：退出情形确认出现以下情形之一，可启动退出流程：连续2次绩效评估不合格；提供假冒伪劣产品或严重质量问题；未按合同约定履约（如延迟交货≥15天）；企业经营异常（如停产、破产、被吊销执照）。退出通知与协商采购部向供应商发送《供应商退出通知书》，说明退出原因、生效日期及后续处理要求（如未交付订单处理、库存物料清退等）。双方协商确定终止合作的具体细节（如已下单物料的处理方式、未结算款项的支付节点等），形成《终止合作协议》。资产与资料清算供应商在退出生效前完成：退还公司提供的模具、设备、技术资料等资产；配合完成未交付订单的取消或转移；提供最终产品的质量追溯报告（如适用）。系统注销与档案归档采购部在供应商管理系统中注销该供应商档案，保留所有合作记录（合同、订单、评估报告等）至少3年，以备审计或追溯。三、常用模板表格表1：供应商准入申请表申请部门申请日期供应商名称统一社会信用代码注册资本成立时间经营范围主营产品/服务联系人联系方式联系方式申请合作物料/服务预估年采购金额资质文件清单（请附复印件）□营业执照□行业许可证□质量体系认证□其他：________供应商自述优势（如产能、技术、案例等）需求部门意见负责人签字：________日期：________采购部初审意见经办人：________负责人签字：________日期：________表2：采购需求审批单需求部门提报日期需求编号物料名称规格型号单位预估单价预估总价资金来源用途说明（如生产项目/办公使用）交付日期交付地点需求部门负责人审核签字：________日期：________采购部复核意见经办人：________负责人签字：________日期：________财务部预算审核签字：________日期：________表3：供应商绩效评估表供应商名称供应商编号评估周期评估维度指标权重质量来料批次合格率40%质量问题响应及时率交付准时交付率30%订单满足率服务沟通响应速度20%异常问题解决效率价格价格稳定性10%成本优化贡献总分100%综合等级□优秀□良好□合格□不合格采购部评审意见经办人：________负责人签字：________日期：________改进建议（针对非优秀供应商）四、操作关键要点与风险提示（一）资质审核环节关键要点：供应商资质文件需核对原件，留存复印件并加盖公章；对行业特殊资质（如食品经营许可证、安全生产许可证）需保证证书在有效期内且与经营范围一致。风险提示：未严格审核资质可能导致合作主体不适格，引发合同纠纷或质量风险。（二）采购执行环节关键要点：采购订单需明确质量标准、验收方式、违约责任等条款，避免口头约定；大宗采购需签订书面合同，合同文本需经法务审核。风险提示：订单或合同条款模糊可能导致验收争议、货款支付延迟等问题。（三）绩效评估环节关键要点：评估数据需客观真实，保留原始凭证（如验收记录、沟通记录）；评估结果需及时反馈给供应商，保证改进措施落地。风险提示：评估不公可能导致优质供应商流失，或问题供