2026年金属冶炼公司行政物资集中采购招标管理制度

2026年金属冶炼公司行政物资集中采购招标管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司行政物资集中采购招标管理工作，降低采购成本，保障物资质量，提高采购效率，防范采购过程中的廉政风险，确保采购活动合法合规、公开透明，结合金属冶炼公司行政物资（如办公设备、办公用品、后勤保障物资等）采购需求及实际运营情况，依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》等相关法律法规，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、生产分厂、子公司行政物资的集中采购招标活动，涵盖行政物资的需求提报、采购计划编制、招标组织、评标定标、合同签订、履约验收、款项支付等全流程管理。其中，行政物资主要包括办公设备（计算机、打印机、投影仪等）、办公用品（文具、纸张、耗材等）、后勤保障物资（劳保用品、食堂食材、物业服务相关物资等）、行政维修物资（办公家具维修材料、水电维修配件等）及其他用于行政办公、后勤服务的物资。第三条采购原则合法合规原则。采购招标活动严格遵守国家招标投标、政府采购相关法律法规及公司内部管理制度，确保采购流程、招标文件、评标标准等符合法律规定。公开透明原则。采购招标信息（除涉密内容外）及时在公司指定平台（如内部官网、合作采购平台）公开，评标过程规范透明，结果及时公示，接受监督。公平公正原则。平等对待所有参与投标的供应商，不得设置不合理条件排斥或歧视潜在投标人，评标过程依据统一标准客观评审。性价比最优原则。在保障物资质量、满足采购需求的前提下，综合考虑价格、售后服务、供应商信誉等因素，选择性价比最优的供应商。集中采购原则。除应急、零星小额物资（具体金额标准由公司另行规定）外，行政物资均纳入集中采购范围，通过招标方式确定供应商，避免分散采购导致的成本增加、管理混乱。第四条管理职责分工行政部门。作为行政物资集中采购招标的牵头部门，负责制定年度采购计划，收集各部门物资需求，组织招标活动（或委托专业招标代理机构），编制招标文件，协调评标工作，签订采购合同，组织物资验收，办理款项支付申请。财务部门。负责审核采购预算的合理性，监督采购资金使用情况，参与评标（重点审核投标报价的合理性），按合同约定办理款项支付，对采购成本进行核算分析。审计部门。负责对采购招标全流程进行监督，检查招标文件合规性、评标过程公正性、合同履约情况等，受理采购过程中的投诉举报，查处违规行为。使用部门。负责提报本部门物资需求（明确物资规格、数量、质量标准、交货时间等），参与物资验收（确认物资是否符合需求），反馈物资使用过程中的质量问题。法务部门。负责审核招标文件、采购合同的法律合规性，提供法律支持，处理采购过程中的法律纠纷。第二章采购计划与需求提报第五条需求提报各部门根据年度工作规划及实际需求，于每年11月底前向行政部门提交下一年度行政物资需求清单，明确物资名称、规格型号、技术参数、预估数量、质量标准、使用时间等信息；季度内临时需求，需提前15个工作日提交需求申请（应急需求除外）。行政部门对各部门提交的需求清单进行汇总、审核，核实需求的合理性（如是否重复采购、规格是否统一），与使用部门沟通确认后，形成初步需求汇总表。第六条采购计划编制行政部门结合需求汇总表、上一年度采购实际情况、物资库存水平（如办公用品库存），编制年度行政物资集中采购计划，明确采购物资种类、预估金额、招标时间节点、资金来源等内容。采购计划经财务部门审核预算、分管行政工作的公司领导审批后，报公司总经理办公会（或相应决策机构）审议通过后执行；涉及重大采购项目（具体金额标准由公司规定），需报董事会审议。采购计划执行过程中，因需求变更、市场变化等需调整的，由行政部门提出调整申请，按原审批流程报相关领导审批后实施。第三章招标流程管理第七条招标方式选择公开招标。符合下列情形之一的，采用公开招标方式：采购预算金额达到公司规定的公开招标标准（如单次采购金额50万元及以上）；物资需求通用、潜在供应商较多；公司要求公开招标的项目。公开招标信息需在国家指定的招标投标公共服务平台或公司合作的采购平台发布，公告期限不少于20日。邀请招标。符合下列情形之一的，经公司审批后可采用邀请招标：采购物资技术复杂、特殊，潜在供应商较少（少于3家）；公开招标后无合格投标人，需重新组织招标且符合邀请招标条件；应急采购且时间不允许公开招标（需提供应急情况说明）。邀请招标需向3家及以上具备相应资质、信誉良好的潜在供应商发出投标邀请书，邀请书需明确招标项目内容、投标截止时间等。第八条招标文件编制行政部门牵头编制招标文件，内容需包括招标项目概况（物资需求、采购数量等）、投标人资格要求（如营业执照、资质证书、业绩证明等）、技术参数及质量标准、投标报价要求、投标文件格式及提交要求、评标标准（需量化，如价格占比40%、技术响应占比30%、售后服务占比20%、信誉占比10%）、合同主要条款（交货期、付款方式、违约责任等）、开标评标时间地点等。招标文件编制完成后，需征求财务部门、使用部门、法务部门意见，审计部门对合规性进行审核，审核通过后报分管行政领导审批；重大采购项目的招标文件，需报总经理审批。招标文件不得含有倾向或排斥潜在投标人的内容，如指定品牌（除因特殊需求必须指定外，需提供充分理由并审批）、设置与采购需求无关的资质要求等。第九条投标人资格审查资格预审（如需）。公开招标项目如需进行资格预审，行政部门在招标文件发布前发布资格预审公告，明确预审条件、申请材料要求、审查流程；潜在投标人提交资格预审申请后，行政部门组织财务、法务、使用部门人员组成审查小组，按预审条件审核，确定合格投标人名单并公示，合格投标人方可参与投标。资格后审。未进行资格预审的项目，在评标阶段对投标人资格进行审查，由评标委员会审核投标人提交的营业执照、资质证书、业绩证明等材料，确认其是否符合投标资格，资格不合格的投标人，其投标文件按无效处理。第十条开标与评标开标。行政部门按招标文件规定的时间、地点组织开标，邀请所有投标人参加（投标人可自愿出席），审计部门人员现场监督。开标时，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标报价、交货期等关键信息，并由投标人代表（或授权代表）、评标委员会成员、监督人员签字确认。评标委员会组建。评标委员会由行政部门、财务部门、使用部门、技术部门（如需）人员组成，成员人数为5人及以上单数，其中技术、经济类专家（可从公司专家库或外部专家库抽取）占比不低于三分之二；与投标人存在利害关系的人员，需主动回避，不得参与评标。评标流程。评标委员会首先审核投标文件的完整性、合规性（如是否按要求签字盖章、是否响应招标文件关键条款），剔除无效投标文件；然后按招标文件规定的评标标准，对有效投标文件进行量化打分（价格、技术、服务等维度）；最后汇总得分，推荐得分排名前3名的投标人作为中标候选人（若得分相同，按价格低者优先；价格相同，按售后服务优者优先）。评标报告。评标结束后，评标委员会在1个工作日内出具评标报告，内容包括评标过程、各投标人得分情况、中标候选人名单、推荐理由等，报告需经全体评标委员会成员签字确认。第十一条中标公示与合同签订中标公示。行政部门在评标报告审批通过后，将中标候选人名单在公司内部官网及采购平台公示，公示期限不少于3个工作日；公示期间收到投诉举报的，由审计部门牵头调查核实，根据调查结果确定是否重新评标或维持原结果。确定中标人。公示无异议或异议处理完毕后，行政部门向排名第一的中标候选人发出中标通知书，明确中标金额、交货期、合同签订时间等；若中标人放弃中标或因不可抗力无法履行合同，按中标候选人排名依次确定替补中标人，或重新组织招标（需报公司审批）。合同签订。中标通知书发出后30日内，行政部门与中标人签订采购合同，合同条款需与招标文件、投标文件内容一致，明确物资规格、数量、质量标准、交货地点及时间、验收方式、付款方式（如预付30%、货到验收合格付60%、质保期满付10%）、违约责任、质保期等内容；合同经法务部门审核、分管领导审批后生效。第四章履约验收与款项支付第十二条履约跟踪行政部门在合同签订后，定期与中标人沟通，跟踪物资生产、发货进度，确保中标人按合同约定的时间、质量标准交付物资；发现中标人存在逾期交货、质量隐患等问题，及时督促整改，必要时按合同约定追究违约责任。第十三条物资验收物资送达指定地点后，行政部门牵头组织使用部门、财务部门（如需）组成验收小组，按合同约定的质量标准、技术参数对物资进行验收，包括数量核对（确认是否与合同一致）、外观检查（有无破损、瑕疵）、性能测试（如办公设备开机测试、耗材兼容性测试）等。验收合格的，验收小组填写《行政物资验收单》，全体成员签字确认；验收不合格的，立即通知中标人，明确不合格原因（如质量不达标、规格不符），要求其在规定期限内更换、补货或退货，重新验收直至合格；若中标人拒绝整改或多次整改仍不合格，按合同约定解除合同并追究赔偿责任。验收过程中形成的验收单、测试记录、问题整改通知书等资料，由行政部门整理归档，作为款项支付、合同履约评价的依据。第十四条款项支付行政部门凭采购合同、验收单、中标人开具的合法发票（与合同金额一致），向财务部门提交款项支付申请，注明付款金额、付款依据、付款方式等。财务部门审核支付申请材料的完整性、合规性（如发票真伪、验收单签字是否齐全），确认符合合同约定的付款条件后，按公司财务审批流程（如行政部门负责人签字、财务负责人审核、分管领导审批）办理付款，将款项支付至中标人指定账户。质保金支付。质保期满且物资无质量问题的，行政部门确认后向财务部门提交质保金支付申请，财务部门按合同约定支付质保金；若质保期内出现质量问题，从中标人质保金中扣除相应维修、更换费用，不足部分另行追偿。第五章供应商管理与监督第十五条供应商准入与评价建立供应商准入机制，潜在供应商需提供营业执照、税务登记证、相关资质证书（如特殊物资的生产许可、质量认证）、近3年类似项目业绩证明、信用报告（无严重失信记录）等材料，经行政部门、法务部门审核通过后，纳入公司供应商库。建立供应商履约评价机制，每季度（或每完成一个采购项目后），行政部门组织使用部门、财务部门对供应商的履约情况（如交货及时性、物资质量、售后服务响应速度）进行评价，评价结果分为优秀、合格、不合格三个等级，作为后续采购招标中选择供应商的重要依据；对评价优秀的供应商，在同等条件下优先选择；对评价不合格的供应商，暂停其1-3年参与公司采购投标的资格，情节严重的（如弄虚作假、提供劣质物资），永久剔除出供应商库。第十六条监督管理内部监督。审计部门对采购招标全流程进行监督，包括检查招标文件是否合规、评标过程是否公正、合同履约是否到位、款项支付是否符合规定等；定期（每半年）开展采购招标专项审计，形成审计报告，指出问题并督促整改。投诉举报处理。公司设立采购招标投诉举报电话、邮箱，受理员工、供应商及其他相关方关于采购过程中违规行为（如暗箱操作、收受回扣、排斥潜在投标人）的投诉举报；审计部门在收到投诉举报后5个工作日内开展调查，15个工作日内出具调查结果，对查实的违规行为，按公司规定对相关责任人进行处理（如通报批评、经济处罚、岗位调整），涉嫌违法犯罪的，移交司法机关。责任追究。对采购招标过程中存在下列行为的部门及人员，依规追究责任：编制招标文件时设置不合理条件，排斥、歧视潜在投标人的；泄露招标信息、评标委员会成员名单、投标人商业秘密的；评标过程中弄虚作假、偏袒特定投标人，不按评标标准打分的；验收时弄虚作假，隐瞒物资质量问题的；擅自变更合同条款、超合同金额付款的；收受供应商贿赂、回扣或谋取其他不正当利益的。第六章应急与零星采购管理第十七条应急采购因突发事件（如自然灾害、设备故障导致的紧急办公需求）需紧急采购行政物资的，可免于招标，由行政部门直接联系合格供应商采购，但需提供应急情况说明（如突发事件证明、需求紧急性理由），报分管行政领导审批后实施；应急采购完成后7个工作日内，行政部门将采购情况（如物资名称、金额、供应商、采购理由）报审计部门备案。第十八条零星小额采购单次采购金额低于公司集中采购招标标准的零星小额物资（如少量办公用品、应急维修配件），由行政部门通过比价方式（至少对比3家供应商报价）确定供应商，比价过程记录（如报价单、供应商联系方式）由