2026年金属制品公司采购合同履约跟踪管理制度

2026年金属制品公司采购合同履约跟踪管理制度第一章总则第一条目的为规范公司采购合同履约跟踪工作，实时掌握合同执行进度，及时识别并解决履约过程中的问题，保障原材料、零部件等采购物资按时、按质、按量交付，维护公司合法权益，降低采购风险，确保生产经营活动稳定开展，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有金属制品生产所需原材料（如钢材、铝材等）、零部件、辅助材料等采购合同的履约跟踪工作，涉及采购部、质量管理部、生产部、仓储部、财务部等相关部门，以及与公司签订采购合同的所有供应商。第三条跟踪原则全程跟踪原则：从采购合同签订生效之日起，至物资验收合格入库、货款结清完毕，对履约全流程进行持续跟踪，不留跟踪盲区。责任明确原则：明确各部门及岗位在履约跟踪中的职责，避免推诿扯皮，确保跟踪工作有序开展。及时预警原则：对履约过程中出现的交付延迟、质量异常等潜在风险，及时识别并发出预警，提前制定应对措施。依法合规原则：履约跟踪工作严格遵循《中华人民共和国民法典》（合同编）、《中华人民共和国产品质量法》等相关法律法规，以及公司采购管理相关规定，确保跟踪行为合法合规。第四条合规依据本制度制定与实施以《中华人民共和国民法典》（合同编）为核心法律依据，同时参考《企业采购风险管理指南》《金属制品行业采购管理规范》等行业标准及公司内部采购管理制度，保障履约跟踪工作的合法性与规范性。第二章履约跟踪组织与职责第五条采购部作为履约跟踪的牵头部门，主要职责包括：建立采购合同履约跟踪台账，记录合同基本信息（合同编号、供应商名称、物资名称、规格型号、数量、金额、交付期限、质量标准等）及履约进度；负责与供应商的日常沟通，定期了解物资生产进度、发货安排，确认发货时间、物流信息，跟踪物资运输途中状态；及时收集履约过程中的相关凭证（如发货单、物流运单等），并同步共享给仓储部、质量管理部；发现履约异常（如交付延迟、质量问题预警等）时，第一时间与供应商沟通核实，分析原因并协调解决，同时向部门负责人及相关协作部门反馈；整理履约跟踪记录，形成履约跟踪报告，定期向公司采购管理领导小组汇报履约整体情况。第六条质量管理部根据采购合同约定的质量标准，提前准备物资验收方案与检测设备，确保物资到货后能及时开展质量检验；收到采购部通知的物资到货信息后，按时完成质量检验工作，出具检验报告，明确物资合格或不合格结论；若检验发现质量异常，及时将检验结果反馈给采购部，协助采购部与供应商协商处理方案（如退货、换货、索赔等）；跟踪不合格物资的处理进度，确保问题得到妥善解决，避免不合格物资流入生产环节。第七条生产部向采购部提供准确的物资需求时间节点，作为采购合同交付期限设定及履约跟踪的重要依据；实时关注采购物资履约进度，若因物资未按时交付可能影响生产计划，及时向采购部发出预警，协助采购部推动供应商加快履约；物资验收合格入库后，根据生产计划及时领用，若领用过程中发现质量问题，立即停止使用并反馈给质量管理部与采购部。第八条仓储部收到采购部共享的物资发货信息后，提前规划仓储空间，做好物资入库准备；物资到货时，核对物资数量、规格型号与采购合同及发货单是否一致，检查物资包装是否完好，若发现数量短缺、包装破损等问题，当场记录并及时反馈给采购部；配合质量管理部开展物资质量检验，检验合格后办理入库手续，登记库存台账；检验不合格的，按采购部与供应商协商的处理方案进行暂存、退货或换货操作。第九条财务部根据采购合同约定的付款条款，整理付款所需资料（如验收合格证明、发票等），按时完成付款审核与支付；若因供应商履约异常（如交付延迟、质量不合格）需暂停付款或调整付款金额，根据采购部提供的书面说明及相关凭证，调整付款计划；跟踪货款支付进度，及时将付款结果反馈给采购部，确保付款信息与履约进度同步。第三章履约跟踪内容与流程第十条履约前跟踪（合同签订后至物资生产发货前）采购部在合同签订生效后3个工作日内，完成履约跟踪台账初始化，录入合同全部关键信息；合同约定交付期限前15个工作日（若交付周期较长，可适当延长跟踪间隔），采购部通过电话、邮件等方式与供应商沟通，了解物资生产进度，确认是否能按约定时间开始发货；若供应商反馈生产进度滞后，可能影响交付期限，采购部需详细了解滞后原因（如原材料短缺、设备故障等），要求供应商制定赶工计划，并将情况反馈给生产部，评估对生产计划的影响；供应商确定发货时间后，采购部需获取发货单（含物资名称、数量、规格、发货日期、物流单号等信息），并在24小时内将发货信息共享给仓储部、质量管理部，提醒相关部门做好接收与检验准备。第十一条履约中跟踪（物资发货后至到货验收前）物资发货后，采购部根据物流信息，每3个工作日跟踪一次物资运输进度（若运输距离较短，可缩短跟踪间隔），确认物资所在位置、预计到货时间；若物流途中出现异常（如物流延迟、物资滞留），采购部及时与物流公司、供应商沟通，协调解决问题，必要时要求供应商协助跟踪物流状态；预计物资到货前2个工作日，采购部再次提醒仓储部、质量管理部做好入库与检验准备，确保物资到货后能快速衔接后续流程。第十二条履约后跟踪（物资到货验收至货款结清）物资到货后，仓储部核对数量、规格及包装情况，质量管理部开展质量检验，采购部跟踪验收进度，确保验收工作在合同约定的验收期限内完成；验收合格的，仓储部办理入库手续，采购部在履约跟踪台账中更新“验收合格”状态，并将验收合格证明提交给财务部，推动货款支付；验收不合格的，采购部在2个工作日内将检验报告发送给供应商，要求供应商在5个工作日内提出处理方案（如退货、换货、折价处理等）；双方确定处理方案后，采购部跟踪方案执行进度，如退货需跟踪物资退回情况，换货需跟踪新物资生产发货进度；财务部完成货款支付后，将付款凭证复印件或电子付款记录反馈给采购部，采购部在履约跟踪台账中更新“货款结清”状态，标志该合同履约跟踪工作完成。第十三条特殊情况跟踪（紧急采购合同、定制化物资合同）紧急采购合同（因生产急需，交付期限较短的合同）：采购部需缩短跟踪间隔，合同签订后每日与供应商沟通生产进度，发货后每日跟踪物流进度，确保物资以最快速度到货；同时协调仓储部、质量管理部开通“绿色通道”，物资到货后优先验收；定制化物资合同（根据公司特殊要求生产的物资）：采购部在生产过程中增加跟踪频次，每7个工作日与供应商沟通生产工艺执行情况、关键质量控制点检测结果，必要时可联合质量管理部到供应商生产现场进行中期检查，确保定制化要求得到落实。第四章履约异常处理第十四条交付延迟处理若供应商未按约定时间发货或物资到货时间超出合同约定交付期限，采购部需在发现延迟的24小时内与供应商核实延迟原因及预计到货时间；若延迟时间较短（不超过3个工作日），且不影响生产计划，采购部需将延迟情况及预计到货时间反馈给生产部、仓储部，调整接收计划；若延迟时间较长（超过3个工作日），或可能导致生产停工，采购部需要求供应商承担违约责任（按合同约定的违约金比例计算），同时启动应急方案：如协调其他供应商紧急补货，或调整生产计划，并将处理进展及时汇报给公司采购管理领导小组；物资最终到货后，采购部需在履约跟踪台账中记录延迟天数、违约金金额、处理结果等信息，作为后续供应商评估的依据。第十五条质量异常处理物资验收时发现质量不合格（如性能不达标、尺寸偏差等），质量管理部需出具详细检验报告，明确不合格项目及不符合的合同条款；采购部收到检验报告后，立即通知供应商停止后续供货（若仍有未交付物资），并在3个工作日内与供应商协商处理方案：（1）退货：供应商需在10个工作日内安排人员到公司提取不合格物资，并在约定时间内重新发送合格物资；（2）换货：供应商需在15个工作日内将合格物资送达公司，同时收回不合格物资；（3）折价处理：若不合格物资可降级使用，且生产部同意接收，双方协商确定折价比例，采购部调整合同金额，财务部按调整后金额付款；采购部跟踪处理方案执行进度，确保不合格物资及时处理、合格物资按时到位；若供应商未按处理方案执行，采购部可按合同约定追究其违约责任，必要时通过法律途径解决。第十六条数量异常处理物资到货时，仓储部发现数量短缺（实际数量少于合同约定数量），需当场拍照记录，出具数量短缺证明，由送货人员签字确认后反馈给采购部；采购部与供应商核实数量短缺原因（如发货时漏发、运输途中丢失等），若为供应商漏发，要求供应商在5个工作日内补发短缺物资；若为运输途中丢失，协助供应商与物流公司协商赔偿事宜，并督促供应商尽快补货；物资到货时若发现数量超出合同约定数量，仓储部需及时反馈给采购部，采购部与供应商沟通超出部分的处理方式（如退回、暂存后续采购时抵扣等），确定处理方案前不得将超出部分入库。第五章履约跟踪记录与结果应用第十七条履约跟踪记录管理采购部需实时更新履约跟踪台账，每笔跟踪沟通内容（如沟通时间、对象、主要内容、问题及处理结果）需在沟通结束后24小时内录入台账，确保记录真实、完整；履约过程中产生的所有凭证（如发货单、物流运单、检验报告、付款凭证、异常处理沟通记录等），采购部需按合同编号整理归档，纸质凭证存入档案柜，电子凭证上传至公司文档管理系统，保存期限不少于合同履行完毕后3年；每月末，采购部对当月所有在执行及已完成的采购合同履约情况进行汇总，形成《月度采购合同履约跟踪报告》，报告需包含履约完成率、延迟交付合同数量及原因分析、质量异常合同数量及处理结果等内容，提交给公司采购管理领导小组。第十八条履约结果应用供应商评估：将履约跟踪结果（如交付准时率、质量合格率、异常处理配合度等）作为供应商年度评估的核心指标，履约表现优秀的供应商（如连续12个月交付准时率100%、质量合格率100%），在后续采购招标、订单分配中给予优先考虑；履约表现差的供应商（如年度内3次及以上延迟交付、2次及以上重大质量问题），暂停合作资格6-12个月，情节严重的永久剔除供应商名录；合同优化：分析履约异常原因，若因合同条款不明确（如质量标准模糊、交付期限不合理）导致异常，采购部需在后续合同签订时优化条款，避免同类问题重复发生；内部改进：若因内部部门配合不畅（如检验延迟、入库不及时）影响履约跟踪效率，采购部需组织相关部门召开协调会，明确改进措施，提升跨部门协作效率。第六章附则第十九条制度修订本制度根据国家法律法规更新、公司业务发展需求及履