2026年金属制品公司金属原材料供应商审计制度

2026年金属制品公司金属原材料供应商审计制度第一章总则第一条目的为规范公司金属原材料供应商（以下简称“供应商”）的审计工作，全面评估供应商的供货能力、质量管控水平、履约可靠性及合规性，筛选优质供应商，降低原材料采购风险，保障公司金属制品生产质量与供应链稳定，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国产品质量法》《供应商管理体系要求》等相关法律法规及公司采购管理制度，结合公司金属原材料（如碳钢、合金钢、不锈钢、铝合金等）采购实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有金属原材料供应商的审计活动，包括新供应商准入前的首次审计、现有合格供应商的定期审计（年度/半年度）、供应商出现质量或履约问题后的专项审计，涉及的供应商类型涵盖原材料生产厂家、一级代理商等，均需按本制度开展审计工作。第三条核心定义供应商审计：指由公司专业人员组成的审计小组，对供应商的资质资格、生产能力、质量管控体系、原材料质量、履约情况、售后服务、财务状况及社会责任等方面进行全面检查、评估与验证，形成审计结论的管理过程。关键审计指标：包括供应商资质合规性、生产设备与产能匹配度、质量检验能力、原材料批次合格率、供货准时率、售后服务响应速度、财务稳定性，不同类型供应商的关键审计指标需结合原材料特性针对性设定。第四条管理原则客观公正原则：审计工作基于真实数据与现场核查结果，如实反映供应商实际情况，不偏袒、不隐瞒，确保审计结论真实可靠。风险导向原则：重点关注高风险环节（如原材料质量稳定性、供应能力匹配度），对存在质量问题或履约风险的供应商加大审计频次与核查力度。持续改进原则：通过审计发现供应商存在的问题，推动供应商整改优化，同时完善公司供应商管理体系，实现供需双方共同发展。第二章审计组织与职责分工第五条审计小组组建供应商审计工作由公司采购部门牵头组织，根据审计需求成立专项审计小组，小组由采购部门、质量检验部门、技术部门、财务部门、法务部门的专业人员组成，必要时可邀请外部第三方审计机构（如质量体系认证机构）参与审计（如供应商规模较大、涉及高价值原材料采购时）。审计小组明确组长与成员职责：组长：由采购部门负责人担任，负责统筹审计工作，制定审计计划，协调审计过程中的问题，组织召开审计会议，审核审计报告；采购部门成员：负责核查供应商的履约情况（如供货准时率、订单响应速度）、售后服务质量、价格合理性，收集供应商合作历史数据；质量检验部门成员：负责检查供应商的质量管控体系（如是否通过ISO9001认证）、原材料检验流程与设备、出厂检验报告完整性，抽样检测供应商提供的原材料样品；技术部门成员：评估供应商的生产工艺技术水平（如冶炼、轧制工艺是否符合行业标准）、原材料技术参数与公司生产需求的匹配度，核查供应商技术研发能力；财务部门成员：分析供应商的财务状况（如资产负债率、现金流），评估其财务稳定性与持续供货能力，核查供应商发票开具规范性；法务部门成员：审核供应商的资质文件（如营业执照、生产许可证、环保审批文件）合法性与有效性，检查供应商合同履约的合规性，规避法律风险；外部审计机构人员：提供专业审计方法支持，协助核查供应商质量体系运行情况，出具第三方审计意见。第六条审计计划制定每年12月，采购部门联合质量检验部门、技术部门，结合下年度原材料采购计划（如采购品类、采购量）、现有供应商合作情况（如历史质量问题、履约偏差）、上年度审计结果，制定下年度《金属原材料供应商审计总计划》，明确审计对象（新供应商/现有供应商）、审计时间、审计方式（现场审计/文件审计）、审计重点内容、审计小组组成。专项审计计划需及时补充：当出现新供应商申请准入、现有供应商连续2次出现原材料质量不合格、供货延迟超过3天或发生重大履约纠纷时，采购部门需在10个工作日内制定《供应商专项审计计划》，明确审计周期（如现场审计1-2天）与具体安排，避免因审计滞后导致采购风险扩大。审计计划需征求财务部门、法务部门意见，确保计划符合公司财务管控与合规要求，经审计小组组长审核后，上报公司分管采购的领导审批，审批通过后由采购部门下发至各相关部门执行。第三章审计内容与实施流程第七条审计内容设计资质资格审计：基础资质：核查供应商营业执照经营范围是否包含所供原材料生产或销售，生产许可证（如金属冶炼许可证）、行业资质证书（如特种设备材料制造许可证）是否在有效期内，是否按规定完成年度工商年检；合规文件：检查供应商环保审批文件（如排污许可证）、安全生产许可证是否齐全有效，近3年是否存在环保处罚、安全生产事故记录，是否符合国家环保与安全生产要求；合作资质：核查供应商与其他知名企业的合作案例（如供货合同复印件），了解其行业口碑，新供应商需提供银行资信证明，证明其商业信誉。生产能力审计：设备与产能：现场核查供应商生产设备（如冶炼炉、轧机、剪切设备）数量、规格及运行状态，评估设备产能是否满足公司年度采购量需求，是否具备应对采购量波动的弹性产能；生产计划：检查供应商生产计划管理流程，了解其订单排产能力，评估能否按公司采购订单要求的交货期组织生产，是否存在产能饱和导致供货延迟的风险；仓储能力：核查供应商原材料仓库与成品仓库的存储条件（如防潮、防锈措施）、存储容量，确保原材料在存储过程中质量不受影响，存储量能满足应急供货需求。质量管控审计：质量体系：检查供应商是否建立完善的质量管控体系（如ISO9001质量管理体系），体系文件（质量手册、程序文件）是否齐全，是否定期开展内部质量审核与管理评审；检验能力：核查供应商质量检验部门设置与人员配置，检验设备（如光谱分析仪、力学性能试验机）是否齐全且在校验有效期内，检验人员是否具备专业资质；过程管控：现场观察供应商生产过程质量控制情况（如冶炼过程成分检测、轧制过程厚度监控），检查关键工序质量控制点设置，是否有完整的过程检验记录；成品检验：核查供应商出厂检验流程，抽取近3个月的出厂检验报告，检查报告中检验项目（如化学成分、力学性能、尺寸偏差）是否完整，检验结果是否符合公司技术要求，同时对供应商提供的原材料样品进行抽样复检，对比复检结果与出厂检验报告的一致性。履约与服务审计：履约记录：核查供应商近1年与公司及其他客户的合作记录，统计供货准时率（要求不低于98%）、原材料批次合格率（要求不低于99%），分析是否存在频繁的订单变更、交货延迟情况；售后服务：了解供应商售后服务流程，评估其售后服务响应速度（要求24小时内回复质量问题）、问题处理效率（如质量不合格原材料退换货周期不超过7天），收集公司生产部门对供应商售后服务的反馈意见；沟通机制：检查供应商与公司的日常沟通渠道是否畅通，是否定期提供原材料市场行情、产能变化等信息，能否配合公司开展原材料技术参数优化调整。财务与社会责任审计：财务状况：获取供应商近2年财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表），分析其资产负债率（要求不超过60%）、营业收入增长率、净利润率，评估其财务稳定性，避免与财务风险过高的供应商合作；社会责任：核查供应商是否遵守劳动法律法规（如员工劳动合同签订率、社保缴纳情况），近3年是否存在劳动纠纷，是否推行绿色生产（如节能降耗、废弃物回收措施），符合公司社会责任采购要求。第八条审计实施流程审计前准备：资料收集：采购部门在审计前7个工作日，向供应商发出《审计通知书》，明确审计目的、时间、内容及需提供的资料清单（如资质文件、财务报表、质量体系文件、出厂检验报告）；同时收集公司内部与该供应商的合作记录（如采购合同、质量投诉记录、付款凭证），为审计提供基础数据；人员培训：审计小组组长在审计前3个工作日，组织审计人员培训，讲解审计内容、方法（如抽样检验方法、现场访谈技巧）、注意事项（如保密要求、安全规范），确保审计人员熟悉审计流程；工具准备：质量检验部门准备原材料抽样检测工具（如卡尺、光谱仪）、样品封存容器，采购部门准备审计记录表、访谈提纲，确保审计过程顺利开展。审计实施：文件审计（适用于部分现有供应商或远程审计）：审计人员对供应商提供的资质文件、财务报表、质量体系文件、检验报告等进行书面核查，重点验证文件真实性、完整性与有效性，记录文件中存在的疑问（如检验报告数据模糊），需供应商补充说明；现场审计（适用于新供应商准入或存在质量问题的现有供应商）：①首次会议：审计小组与供应商负责人召开首次会议，说明审计目的、流程与纪律，听取供应商关于生产经营、质量管控情况的介绍；②现场核查：审计人员按分工开展现场检查，质量检验部门成员查看生产车间、检验实验室，抽样检测原材料；技术部门成员与供应商技术人员交流，了解生产工艺；财务部门成员核查供应商财务凭证；审计过程中需实时记录《供应商审计工作底稿》，对关键环节（如检验设备校准记录、生产工艺参数）拍照或录像留存证据；③员工访谈：审计人员随机访谈供应商生产工人、检验人员、销售人员，了解其对质量管控流程、生产操作规范的掌握程度，核实供应商管理制度的实际执行情况；④末次会议：审计小组汇总审计发现，与供应商负责人沟通审计初步结果，听取供应商对审计问题的解释与整改意见，明确后续整改要求。审计记录：采购部门负责整理审计过程资料，填写《金属原材料供应商审计记录表》，内容包括审计时间、地点、审计人员、供应商基本信息、各维度审计结果、发现的问题及证据描述；质量检验部门提交原材料抽样检测报告，技术部门提交供应商技术评估意见，财务部门提交供应商财务分析报告，所有审计资料需经审计小组成员签字确认，作为审计报告编制的依据。第四章审计结果评估与应用第九条审计结果评估标准审计结果分为“合格”“整改后合格”“不合格”三个等级，具体评估标准：合格：审计未发现重大问题，轻微问题（如个别检验记录填写不规范）不影响供应商供货能力与原材料质量，各关键审计指标达标率≥95%；整改后合格：审计发现3项及以下一般问题（如检验设备未及时校准、1次轻微供货延迟），但不存在重大质量、合规或财务风险，供应商承诺在规定期限内完成整改并能提供有效整改证明；不合格：审计发现重大问题（如资质文件伪造、原材料成分严重超标、财务状况恶化），或存在5项及以上一般问题，供应商无整改能力或拒绝整改，关键审计指标达标率＜80%。审计小组需根据审计记录与各部门意见，综合评估供应商等级，形成《供应商审计结果评估报告》，明确评估等级、依据及整改要求（若需整改），评估报告需经审计小组成员共同签字确认，确保评估公正。第十条审计结果应用新供应商准入：审计合格的新供应商，纳入公司《合格供应商名录》，采购部门可与其开展正式合作，签订采购合同；审计整改后合格的新供应商，需在15个工作日内完成整改，提交整改报告与证明材料，经审计小组复核通过后，方可纳入《合格供应商名录》；审计不合格的新供应商，取消准入资格，2年内不得再次申请准入，采购部门需重新筛选其他供应商。现有供应商管理：年度审计合格的现有供应商，维持其合格供应商资格，可优先获得下年度采购订单；审计整改后合格的现有供应商，需在30个工作日内完成整改，整改期间采购部门减少其采购量（降至原采购量的50%），整改复核通过后恢复正常采购；审计不合格的现有供应商，暂停其合格供应商资格，终止现有采购合同，采购部门需启动应急采购方案，更换供应商；若供应商因重大质量问题导致公司生产损失，法务部门需按合同约定追究其赔偿责任。持续改进：采购部门每季度汇总供应商审计结果，分析共性问题（如多家供应商存在检验设备校准不及时），组织相关部门制定改进措施（如向供应商提供检验设备校准指导）；技术部门、质量检验部门根据审计中发现的原材料技术问题（如某材质硬度波动大），优化公司原材料技术标准与检验方法，提升原材料质量管控水平；采购部门将审计结果反馈给供应商，推动供应商针对问题进行技术改造、管理优化，建立长期稳定的战略合作关系。第十一条整改跟踪与复核需整改的供应商需在规定期限内，制定《整改计划》，明确整改措施、责任人与完成时间，提交至采购部门；采购部门联合质量检验部门、技术部门，对供应商整改过程进行跟踪，必要时开展现场复核，检查整改措施是否落实到位（如检验设备已完成校准、生产工艺已优化）；整改复核通过的供应商，恢复正常合作资格；整改未通过或逾期未整改的供应商，按审计不合格处理，确保整改不流于形式。第五章审计档案与监督第十二条审计档案管理采购部门建立供应商审计档案，按供应商名称分类存档，档案内容包括《审计计划》《审计通知书》《审计工作底稿》《审计记录表》《审计结果评估报告》《整改报告》《原材料检测报告》等所有审计相关资料；审计档案需长期保存（至少保存5年），便于后续查阅供应商合作历史、审计问题追溯，档案管理需符合公司保密规定，禁止无关人员查阅。第十三条审计监督机制公司审计部门对供应商审计工作进行监督，每季度抽查1-2份审计档案，检查审计流程是否合规、审计记录是否完整、审计结果评估是否公正，对发现的审计不规范问题（如审计底稿缺失），责令采购部门整改；建立审计申诉机制：供应商对审计结果有异议的，可在收到审计结果通知后5个工作日内，向采购部门提交《审计