建筑企业行政与财务管理制度及岗位职责规范

建筑企业行政与财务管理制度及岗位职责规范一、总则1.1制定目的为规范建筑企业内部管理流程，明确各岗位工作职责与权限，建立高效、有序的行政办公与财务管控体系，保障企业日常运营顺畅，防范管理风险，提升企业整体运营效率与管理水平，特制定本规范。1.2适用范围本规范适用于建筑企业行政办公室所有岗位人员及全体员工的财务行为管理，涵盖行政事务管理、岗位职责履行、借款报销、费用管控等全流程，是企业内部管理的核心依据。1.3核心原则权责清晰：明确各岗位工作职责、权限与工作标准，做到事事有人管、人人有专责；规范高效：优化行政与财务流程，简化审批环节，提升工作效率，保障服务质量；合规严谨：财务行为严格遵循国家财经法规及企业内部规定，确保资金使用合规、透明；服务保障：行政工作以保障企业运营为核心，财务工作以支持业务发展为导向，强化服务意识。二、行政办公室岗位职责规范2.1行政办主任岗位职责2.1.1岗位基本信息岗位名称行政办主任隶属部门行政办公室直接上级总经理直接下级行政办副主任、秘书、文书、驾驶员、门卫、前台等本部门员工工资等级三级可轮换岗位-工作时间规定时间内上班，根据工作需要加班加点工作环境办公室2.1.2工作概述全面负责公司行政事务的统筹管理，搭建规范的行政办公体系，协调内外部关系，保障公司各项运营工作正常有序开展，为企业开发经营提供坚实的后勤与行政支持。2.1.3工作职责与任务负责制定公司行政事务管理计划、规章制度及工作流程，并组织实施与监督落地；监控公司办公经费的使用情况，负责行政费用的审核与管控，优化费用支出结构；牵头完善与审核本部门内部管理制度，规范工作标准，提升行政办公效率；负责维护与公安、市政、卫生等政府部门的公共关系，协调处理企业外部行政事务；负责本部门团队管理，包括人员工作分配、业务指导、绩效考核，审批直接下级的工作计划与工作成果；负责公司CI（企业形象识别系统）规范管理文件的制定、修订与落地实施，维护企业品牌形象；统筹公司行政办公资源配置，包括办公用品采购、车辆调度、办公环境管理等；完成总经理委派的其他行政专项工作。2.1.4工作绩效标准行政管理制度健全，办公流程规范，企业行政运营有序，后勤保障及时到位，满足业务发展需求；建立安全文明的办公环境，及时发现并处理行政安全隐患，对异常情况第一时间上报并采取有效措施；严格执行公司文档、邮件及网络管理规定，确保行政文书处理零差错，信息传递及时准确；完善公司信息管理体系，组织开展对外宣传工作，提升企业品牌知名度与美誉度；行政费用控制在预算范围内，费用使用合规、高效，无浪费现象；部门团队凝聚力强，员工工作效率与服务质量达标，绩效考核结果优良。2.1.5岗位工作关系内部关系：所受监督：在公司总体规划、重大行政决策及重要文件审批方面，接受总经理的指示与监督；所施监督：对本部门所有下属岗位实施工作任务分配、进度跟踪、质量监督与绩效考核；合作关系：与各部门经理就行政事务安排、资源协调、跨部门协作等事项保持密切沟通协作。外部关系：与地方政府相关部门保持良好沟通，处理企业行政许可、备案等事务；与公安、市政、卫生、水电等公共服务部门建立常态化联系，协调解决企业运营相关问题。2.1.6工作权限对所属人员的工作岗位调动权、工作指导权、任务分配权及绩效考核权；对所属人员违纪、违规行为的纠正权，及按企业规定的事实处理权或处理申报权；行政事务经费的审核权及额度内审批权；办公用品采购计划、行政资源配置方案的审核权；公司车辆调度权及行政办公设备的统筹管理权；行政管理制度与工作流程的制定、修订与审批权（需报总经理备案）。2.1.7任职要求知识及教育水平：大学本科及以上学历，经济管理、行政管理等相关专业；具备行政事务管理、经济法、公共关系等专业知识，了解建筑行业经营管理相关知识，熟悉计算机办公软件应用与操作；技能要求：具备较强的行政事务分析处理能力、组织协调能力、对外公关能力及团队管理能力；工作经验：5年以上行政办公管理相关工作经验，其中至少2年以上同岗位管理经验；基本素质：身体健康，精力充沛；具有强烈的责任心、严谨细致的工作态度、良好的沟通表达能力及抗压能力。2.2行政办副主任岗位职责2.2.1岗位基本信息岗位名称行政办副主任隶属部门行政办公室直接上级行政办主任直接下级后勤人员、物业管理人员等分管岗位工资等级-可轮换岗位-工作时间规定时间内上班，根据工作需要加班加点工作环境物业管理办公室2.2.2工作概述协助行政办主任开展行政事务管理工作，重点负责公司安全卫生、后勤保障及办公楼物业管理，确保公司办公环境安全、舒适，物业服务规范，行政后勤支持及时高效。2.2.3工作职责与任务全面负责公司安全卫生管理工作，制定安全防护措施与卫生管理标准，定期监督、检查执行情况；负责公司基础设施（水电、办公设备、房屋修缮等）的日常维护与管理，统筹安排后勤保障工作；全面负责公司办公楼的物业管理工作，制定完善的物业服务标准与流程，监督物业服务质量；协助主任维护与公安、市政、卫生等政府部门的公共关系，处理相关行政事务；负责公司食堂管理工作，包括食材采购审核、食品安全监督、餐饮服务质量管控；主任外出或授权时，主持日常行政事务工作，协调处理紧急行政问题；完成上级委派的其他行政后勤相关任务。2.2.4工作绩效标准公司安全管理无死角，无安全事故发生，安全防护措施落实到位，确保企业经营正常运行；物业管理制度健全，物业服务标准明确，办公楼环境整洁、设施完好，员工满意度达标；食堂管理规范，食材安全卫生，餐饮质量良好，员工反馈满意度高；后勤保障制度完善，基础设施维护及时，无因后勤问题影响正常办公的情况；分管行政事务流程科学合理，工作效率高，成本控制在预算范围内。2.2.5岗位工作关系内部关系：所受监督：在行政事务工作计划、安排及决策方面，接受行政办主任的指示与监督；所施监督：对分管的后勤人员、物业管理人员实施工作任务分配、进度监督与质量考核；合作关系：与各部门经理就物业管理、后勤保障、安全卫生等事项开展协作。外部关系：与公安、卫生管理等政府机构就安全卫生工作保持沟通；与水电、物业服务商等公共单位就设施维护、物业服务等事项建立联系。2.2.6工作权限对分管工作人员的工作指导权、任务分配权及监督考核权；对分管人员违纪、违规行为的纠正权及处理申报权；物业管理经费、安全卫生经费及食堂运营经费的审核权；食堂食材采购计划、物业服务方案的审核权；基础设施维护、后勤服务安排的统筹协调权。2.2.7任职要求知识及教育水平：专科及以上学历，经济管理、物业管理等相关专业；具备物业管理、后勤管理、基础设施管理及经济法等专业知识，了解建筑行业基本知识，熟悉计算机办公软件应用与操作；技能要求：具备较强的物业管理事务处理能力、后勤计划制定与监控能力，熟悉安全事故处理程序；工作经验：3年以上物业管理、行政后勤相关工作经验；基本素质：身体健康，精力充沛；具有强烈的责任心、严谨细致的工作态度及良好的沟通协调能力。2.3行政办秘书岗位职责2.3.1岗位基本信息岗位名称行政办秘书隶属部门行政办公室直接上级行政办主任直接下级-工资等级-可轮换岗位行政办文书工作时间规定时间内上班，根据工作需要加班加点工作环境办公室2.3.2工作概述负责公司日常行政事务的具体执行，包括印章管理、办公用品管理、考勤管理、机房管理等，确保各项行政事务高效、规范落地，保障公司办公秩序正常。2.3.3工作职责与任务负责公司印章的保管与使用管理，严格执行印章使用审批流程，做好印章使用登记；负责公司办公器具、办公用品的采购计划制定、入库管理、发放登记及库存监控，确保办公需求供应充足；负责员工提案资料的收集、整理、立项申报及跟踪反馈；负责公司机房的日常管理，包括网络安全维护、设备运行监控、机房环境管理，保障公司网络与信息系统安全稳定使用；负责公司员工考勤管理，包括打卡记录收集、考勤数据统计、异常考勤处理，按时提交考勤报表；协助主任处理日常行政文书、会议纪要整理及文件传递工作；完成上级交给的其他行政事务性工作。2.3.4工作绩效标准办公经费使用控制合理，办公用品采购计划科学，库存管理规范，无浪费与积压现象；机房管理制度严格执行，机房环境整洁卫生，网络与设备运行安全稳定，无重大网络安全事故；员工提案申报及时，立项准确，跟踪反馈到位，员工满意度良好；考勤管理严格规范，打卡记录统计准确，异常考勤处理及时，无弄虚作假现象；印章使用管理规范，登记完整，无违规用印情况；日常行政事务处理及时高效，无拖延、遗漏问题。2.3.5岗位工作关系内部关系：所受监督：在行政事务处理方面接受行政办主任的指示与监督；所施监督：对公司员工出勤情况、办公用品使用、网络使用及印章使用具有监督管理权；合作关系：与公司全体员工就办公用品领用、考勤配合、网络使用等事项开展协作。外部关系：与公安部门就网络安全管理相关事项保持协作。2.3.6工作权限公司员工出勤情况的监督权与登记权；印章及办公用品的监督使用权；公司网络系统及机房的管理权；员工提案的立项申报权及跟踪反馈权；办公用品采购需求的收集与汇总权。2.3.7任职要求知识及教育水平：专科及以上学历，计算机、中文、经济管理等相关专业；具备文书处理、计算机应用、经济管理等专业知识，了解建筑行业基本知识，熟悉计算机办公软件及常用办公设备操作；技能要求：具备较强的文书处理能力、文字书写能力，熟悉行政事务管理工作程序，具备基本的网络维护常识；工作经验：2年以上相关行政秘书或行政专员工作经验；基本素质：身体健康，精力充沛；女性，30岁以下；责任心强，仔细认真，沟通表达能力良好，具备较强的服务意识。2.4行政办文书岗位职责2.4.1岗位基本信息岗位名称行政办文书隶属部门行政办公室直接上级行政办主任直接下级-工资等级-可轮换岗位行政办秘书工作时间规定时间内上班，根据工作需要加班加点工作环境办公室2.4.2工作概述负责公司文书处理、档案管理、会议服务及对外宣传等工作，确保公司文件档案规范管理，信息收集及时全面，对外宣传工作有效开展。2.4.3工作职责与任务负责公司各类会议的记录整理，及时编制会议纪要，确保会议内容完整准确；负责会议室的日常清洁、布置与设备调试，保障会议有序开展；负责公司图书、报刊的订阅、接收、装订、上架及借阅管理；负责公司文件档案的收发、登记、整理、传递、归档与借阅管理，建立健全档案管理体系；负责公司内外部信息的收集、整理、分析与上报，协助开展公司对外宣传工作，确保信息全面、及时、完整；协助主任起草、修订公司行政类文件、通知、报告等文书资料；完成上级交给的其他文书处理与宣传相关任务。2.4.4工作绩效标准会议记录全面详细，思路清晰，要点明确，会议纪要编制及时、准确；文件档案管理整洁、有序、科学、合理，归档及时，借阅规范，无档案丢失、损坏现象；图书、报刊管理完整无损，装订整齐，资料保管齐全，借阅流程规范；信息收集及时、准确、全面，对外宣传资料准备充分，发布及时，宣传效果突出；文书起草规范，语言通顺，逻辑清晰，符合企业公文写作要求。2.4.5岗位工作关系内部关系：所受监督：在行政事务处理方面接受行政办主任的指示与监督；所施监督：对文件档案借阅、图书借阅实施监督管理；合作关系：与公司全体员工就文件传递、档案借阅、信息提供等事项开展协作。外部关系：与政府相关部门、行业协会等就对外宣传、信息收集等事项保持联系；与客户、媒体等就信息沟通、宣传合作等事项建立联系。2.4.6工作权限会议的记录权与纪要整理权；公司文件档案、图书的管理权；公司内外部信息收集的报告权；公司对外宣传资料的编制与发布建议权；文书处理过程中的审核与校对权。2.4.7任职要求知识及教育水平：专科及以上学历，计算机、中文、新闻传播、经济管理等相关专业；具备文书处理、档案管理、计算机应用等专业知识，了解建筑行业基本知识，熟悉计算机办公软件及档案管理软件操作；技能要求：具备较强的文书处理能力、文字书写能力与信息收集分析能力，熟悉行政事务管理工作程序与档案管理规范；工作经验：2年以上文书处理、档案管理或宣传相关工作经验；基本素质：身体健康，精力充沛；女性，30岁以下；责任心强，仔细认真，具备良好的文字表达能力与信息敏感度。2.5驾驶员岗位职责2.5.1岗位基本信息岗位名称驾驶员隶属部门行政办公室直接上级行政办主任直接下级-工资等级-可轮换岗位-工作时间规定时间内上班，经常根据工作需要加班加点工作环境户外流动（车辆及运输途中）2.5.2工作概述负责公司车辆的驾驶、管理、保养与维修，保障车辆安全、整洁、性能良好，满足公司公务出行、物资运输等需求。2.5.3工作职责与任务负责公司车辆的日常管理与定点存放，严格执行车辆管理制度；根据公司安排，安全、准时完成公务出行驾驶任务，包括员工通勤、客户接送、公务办事等；负责车载物品的搬运、装卸与安全运输，确保物资完好无损；负责公司车辆的日常保养、定期维修与清洁工作，及时发现车辆故障并妥善处理，建立车辆保养维修台账；负责公司车辆外租业务的收费核算、登记与上报；严格遵守交通法规，妥善处理交通事故及违章事宜；完成上级交给的其他与车辆驾驶、运输相关的任务。2.5.4工作绩效标准严格遵守交通法规，安全驾驶，无重大交通事故，违章次数控制在企业规定范围内；车辆内外清洁、舒适，车况良好，无故障出行情况；服务态度周到、热情大方，准时准点完成驾驶与运输任务，员工与客户满意度高；车辆保养维修及时，费用核算准确，外租收费合理，无弄虚作假现象；车辆台账记录完整、规范，车辆管理有序。2.5.5岗位工作关系内部关系：所受监督：在车辆调度、使用、保养等方面接受行政办主任的指示与监督；所施监督：对公司车辆的使用、保养及车载物品运输实施监督管理；合作关系：与公司员工就公务出行、物资搬运等事项开展协作。外部关系：与公安交通部门就车辆年检、违章处理等事项保持联系；与车辆维修厂、加油站等就车辆保养维修、加油等事项建立合作关系；与外租客户就车辆使用、费用结算等事项保持沟通。2.5.6工作权限公司车辆的监督管理权；对违章乘车、违规使用车辆行为的纠正权及处理申报权；对违规物品、危险物品的拒载权；车辆保养维修方案的建议权；车辆外租业务的对接与费用核算权。2.5.7任职要求知识及教育水平：中专及以上学历，机械制造、公共关系等相关专业；具备交通法规、车辆驾驶、机械维修等专业技能，了解建筑行业基本知识；技能要求：具备较强的车辆驾驶技能、故障判断与处理能力，熟悉交通法规和交通事故处理流程；工作经验：3年以上机动车驾驶经验，持有相应准驾车型驾驶证，无重大交通事故记录；基本素质：身体健康，精力充沛；男性，35岁以下；责任心强，仔细认真，服务意识强，具备良好的应急处理能力。2.6门卫岗位职责2.6.1岗位基本信息岗位名称门卫隶属部门行政办公室直接上级行政办主任、副主任直接下级-工资等级-可轮换岗位-工作时间规定时间内上班，根据排班需要加班加点工作环境门卫值班室2.6.2工作概述负责公司出入口的安全守卫与管理，严格控制人员与物品进出，监督员工出勤打卡，维护公司办公区域的安全秩序。2.6.3工作职责与任务负责公司出入人员的身份核实与登记，严格区分内部员工与外部访客，对外部访客按规定流程引导与登记；负责公司出入人员携带物品的检查与登记，防止公司财物流失或危险物品进入；负责监督员工出勤打卡情况，协助行政办秘书统计考勤数据，及时反馈异常打卡情况；负责检查员工胸卡佩戴情况，对未按规定佩戴胸卡的员工进行提醒与纠正；负责公司出入口周边的安全巡逻，及时发现并处理安全隐患，遇紧急情况按规定流程上报；完成上级交给的其他安全守卫相关任务。2.6.4工作绩效标准严格执行公司出入人员与物品管理制度，检查认真负责，态度端正，无无关人员或危险物品进入公司；严格监督考勤打卡制度，如实记录，不弄虚作假，确保考勤数据真实准确；员工胸卡佩戴检查到位，公司出入口安全秩序良好；安全巡逻及时全面，无安全隐患遗漏，紧急情况处理及时、规范。2.6.5岗位工作关系内部关系：所受监督：在安全守卫、考勤监督等工作方面接受行政办主任、副主任的指示与监督；所施监督：对公司出入人员及携带物品实施检查监督，对员工出勤打卡、胸卡佩戴实施监督；合作关系：与公司全体员工就出入登记、打卡配合等事项开展协作。外部关系：与来公司参观、办事的访客发生接待与登记关系；与周边治安部门就公司安全防范事项保持联系。2.6.6工作权限公司员工出勤打卡的监督权；公司出入人员及携带物品的检查权与登记权；公司员工胸卡佩戴的检查权与纠正权；公司出入口安全隐患的上报权与临时处置权。2.6.7任职要求知识及教育水平：中专或高职学历，武术专业或退伍军人优先；具备法律、保安等专业知识和技能，了解建筑行业基本知识；技能要求：具备较强的事务分析判断能力，熟悉安全防护措施规定，掌握基本的安全防范技能与武术技巧；工作经验：2年以上门卫、保安相关工作经验；基本素质：身体健康，精力充沛；男性，25岁以下；责任心强，仔细认真，纪律性强，具备良好的沟通表达能力与应急处置能力。2.7前台岗位职责2.7.1岗位基本信息岗位名称前台隶属部门行政办公室直接上级行政办主任、副主任直接下级-工资等级-可轮换岗位-工作时间规定时间内上班，根据工作需要加班加点工作环境办公楼前台2.7.2工作概述负责公司前台接待、出勤记录、办公区域检查等工作，塑造企业良好第一形象，保障前台服务规范高效。2.7.3工作职责与任务负责公司员工出勤记录的辅助管理，监督打卡机的正常使用，及时反馈打卡机故障；负责公司外来访客的接待、咨询与登记工作，做好访客询访内容记录，根据需要引导访客至相关部门或会议室；负责公司外来领导、重要客户的迎接与引领工作，提供周到的接待服务；负责班前班后公司办公楼内的安全与环境检查，包括门窗关闭、水电关闭、环境整洁等，消除安全隐患；负责前台区域的日常清洁与物品整理，保持前台环境整洁有序；完成上级交给的其他接待与行政辅助任务。2.7.4工作绩效标准着装整齐规范，礼仪标准，礼貌大方，展现企业良好形象；接待主动热情，服务周到，访客登记准确完整，引领及时到位；办公区域检查认真细致，无安全隐患与环境问题遗漏；打卡机监督到位，故障反馈及时，保障考勤工作正常开展。2.7.5岗位工作关系内部关系：所受监督：在接待服务、考勤辅助等工作方面接受行政办主任、副主任的指示与监督；所施监督：对公司员工上下班考勤及打卡机使用实施监督与登记；合作关系：与公司全体员工就出入接待、打卡配合等事项开展协作。外部关系：与外来领导、访客、客户发生接待与沟通关系。2.7.6工作权限公司员工出勤情况的登记权与打卡机使用的监督权；外来人员的询问权、登记权与引导权；班前班后办公楼内的检查权与安全隐患上报权。2.7.7任职要求知识及教育水平：中专或高职学历，公关、文秘等相关专业；具备公共关系、礼仪等专业知识，了解建筑行业基本知识；技能要求：具备较强的事务分析判断能力，普通话标准流利，公关接待能力强，熟悉基本的办公软件操作；工作经验：2年以上前台接待、公关相关工作经验；基本素质：身体健康，美观大方；女性，25岁以下；精力充沛，责任心强，认真仔细，具备良好的沟通表达能力与服务意识。三、财务管理制度规范3.1借款管理规定3.1.1借款适用范围员工因工作需要发生的公务支出，包括差旅费、业务招待费、办公用品采购费、项目调研费等，可按规定申请借款。所有借款除差旅费外，一律通过支票或汇票等非现金方式办理。3.1.2借款办理流程员工提出借款申请→填写借款单→部门经理审核→副总经理审核→总经理批准→财务部办理借款手续→员工领取借款3.1.3借款单填写要求借款单需使用公司统一格式，填写内容包括姓名、部门、职务、借款用途、借款金额（大写与小写必须一致）、证明人、主管上司、部门经理、副总经理、总经理签字等信息；借款用途需具体明确，不得模糊表述；借款金额大小写需规范书写，不得涂改；证明人需为了解借款用途的本部门同事或相关业务负责人；借款单需按审批流程依次签字，缺少任何一级审批均不得办理借款。3.1.4借款还款与核销员工借款后，当月内（出差人员回公司后7天内）必须办理账目核销手续，凭合法有效票据报销，交回余款；无故拖延报销时间，未按规定期限核销借款的，按借款金额每日1%的标准扣罚，连同未核销借款，在发放当月工资时一并扣除；员工离职前，必须结清所有借款，否则不予办理离职手续。3.1.5借款审批权限职务审批权限监控要求总经理3000元以上（不含3000元）-副总经理1000元（不含1000元）～3000元使用人、部门经理、财务部经理、副总经理共同审核部门经理1元～1000元（含1000元）使用人、证明人、部门经理、财务部经理共同审核备注以上借款金额均在每月资金计划范畴内；资金计划以外的借款，无论金额大小，均需经总经理审批-3.2报销管理规定3.2.1报销基本要求除差旅费补贴外，所有费用报销均需提供与报销金额相符的正式发票，发票需真实、合法、有效，发票抬头需与公司名称一致；购买物品的报销，除发票外，还需附有与发票名称、规格、数量、金额相符的收料单或验收人签收证明；无正式发票的支出，需填写《支付证明单》，详细说明支出事由、金额、未能取得发票的原因，经相关审批流程签字后，方可按规定报销；报销票据需按时间顺序整理粘贴，粘贴整齐规范，不得重叠、折叠，便于审核查阅。3.2.2报销办理流程员工整理报销票据→填写报销单（或支付证明单）→部门经理审核→财务部经理复核→副总经理审核→总经理审批→财务部办理付款手续→员工领取报销款项3.2.3报销单填写要求有发票的报销：在发票背面填写经手人、用途、证明人、复核人、审核人、审批人信息，发票需由财务部、人事行政部加盖专用审核章；无发票的报销：填写《支付证明单》，内容包括科目、日期、事由或品名、数量、单位、单价、金额、共计金额、收款人、未能取得单据原因等，需按审批流程依次签字；报销金额大小写需一致，事由描述需具体清晰，与票据内容相符。3.2.4费用支出标准[3.2.4.1](3.2.4.1)差旅费报销标准交通费：总经理、副总经理、总经理助理：飞机票、软卧火车票、船票头等舱实报实销；部门经理：飞机票、软卧火车票、船票头等舱需经总经理批准后方可报销；硬卧火车票、其他交通费实报实销；一般工作人员：飞机票、软卧火车票、船票头等舱需经总经理批准后方可报销；硬卧火车票、其他交通费实报实销；一般情况下不得乘坐出租车，特殊情况需注明原因并经部门经理批