多功能公司会议室预定与使用管理制度提高会议效率

多功能公司会议室预定与使用管理制度（提高会议效率版）一、适用范围与典型使用场景本制度适用于公司各部门、全体员工及经授权的外部合作单位（如客户、供应商等）对公司会议室的使用管理。公司会议室按功能分为三类：综合会议室（容纳20人，配备投影仪、音响、视频会议系统、白板）；小型研讨室（容纳8人，适合团队头脑风暴、项目讨论，配备无线投屏、圆桌）；视频会议室（容纳15人，专业级音视频设备，支持远程会议、多终端接入）。典型使用场景包括：部门周例会、跨部门项目推进会、客户需求对接会、内部技能培训、小型团队研讨会等。二、会议室预定与使用全流程操作指南（一）会议筹备与需求确认明确会议需求：会议负责人需提前确认以下核心信息：会议时间（具体日期、开始/结束时间，建议单次会议不超过2小时，超长需注明原因）；参会人数（预估人数，匹配会议室容量）；会议类型（如常规讨论、培训、视频会议等）；设备需求（如投影仪、麦克风、白板笔、视频会议账号等）；其他特殊需求（如茶歇、桌型布局（课桌式/圆桌式）、横幅摆放等）。冲突排查：通过公司OA系统或行政部查询目标会议室的预定状态，保证时间无重叠。（二）会议室预定申请与审批提交预定申请：线上预定：登录公司OA系统“会议室管理”模块，选择会议室类型、时间段，填写《会议室预定申请表》（见附件1），会议通知（如有），提交至部门经理审批。线下预定：因特殊情况无法线上操作时，可至行政部填写纸质《会议室预定申请表》，经部门签字确认后提交行政部备案。审批流程：部门经理审核会议必要性及部门资源匹配性，审批通过后流转至行政部；行政部核对会议室可用性，若遇冲突，与会议负责人协商调整时间或更换会议室，审批结果通过OA系统或短信通知申请人。预定确认：审批通过后，系统自动“预定成功通知”，包含会议室名称、时间、设备清单及注意事项，会议负责人需确认收到。（三）使用前准备与设备检查提前到场准备：会议负责人或指定人员需提前30分钟到达会议室，完成以下工作：检查会议室环境（桌椅摆放、清洁卫生、空调/通风系统）；测试设备（投影仪开关、音量调节、无线投屏连接、麦克风电池、视频会议软件登录）；根据需求布置会场（如摆放茶歇、调整桌型、悬挂横幅等）。设备问题处理：若发觉设备故障，立即联系行政部（分机号*），由技术人员维修或更换备用会议室，保证会议按时开始。（四）会议期间使用规范时间管理：会议需准时开始，禁止提前占用；若需延长使用时间，须在原结束时间前30分钟通过OA系统申请续用，经行政部确认后方可继续使用。设备使用：按操作规程使用设备，会议结束后关闭投影仪、音响、灯光等设备，将白板擦干净，麦克风、遥控器等归位。秩序维护：保持会议室安静，禁止大声喧哗、饮食（茶歇除外）；参会人员需将手机调至静音或震动模式，重要电话需离场接听。安全与保密：禁止携带易燃易爆物品进入会议室；涉密会议需提前向行政部报备，会议期间关闭门窗，会后带走所有涉密资料。（五）使用后清理与反馈会场清理：会议结束后，会议负责人需组织参会人员清理会场垃圾（包括茶歇包装、纸张等），恢复桌椅原始布局，关闭所有设备及灯光。登记反馈：填写《会议室使用登记表》（见附件2），记录实际使用时间、设备状态、清洁情况及遗留问题；若对会议室服务有建议，同步填写《会议室使用反馈表》（见附件3）。行政部检查：行政部每日18:00前对当日使用过的会议室进行检查，确认清理达标后锁定次日预定权限，未达标则通知会议负责人整改。（六）取消与改期管理取消预定：因会议取消需提前4小时通过OA系统提交“取消申请”，行政部收到后释放会议室资源；临时取消（提前不足4小时）需向行政部说明原因，累计3次临时取消将暂停该部门1周预定权限。改期处理：需变更会议时间时，按“新预定申请”流程操作，原预定自动失效；改期次数单月不超过2次，超次需部门总监签字说明。三、配套管理表格模板附件1：会议室预定申请表预定编号会议室名称预定日期时间段（开始-结束）会议主题申请人部门申请人联系方式参会人数会议类型（□例会□培训□视频会议□其他）所需设备（□投影仪□麦克风□白板□视频会议系统□其他：______）特殊需求（□茶歇□圆桌式□横幅□其他：______）部门经理签字审批日期行政部确认□同意预定□调整时间：______□更换会议室：______确认人确认日期备注附件2：会议室使用登记表使用日期时间段（开始-结束）会议室名称会议实际主题参会人数使用人签字设备使用情况（□正常□故障：______）清洁情况（□合格□需整改：______）遗留问题（如设备损坏、物品遗失等）处理结果管理员签字登记日期附件3：会议室使用反馈表会议室名称使用日期使用体验评分（1-5分，5分为最优）设备评分：______环境评分：______服务评分：______设备问题（如投影模糊、麦克风无声等）：____________________环境建议（如桌椅数量、通风效果等）：____________________其他意见或需求：____________________反馈人反馈日期四、使用管理关键注意事项预定时效限制：常规会议需提前1个工作日预定，大型会议（50人以上）或特殊需求会议需提前3个工作日预定，保证行政部有充足准备时间。时间遵守原则：会议室使用需严格遵循预定时间段，超时30分钟以上视为新预定，需重新申请；若多次超时，行政部有权暂停该部门预定权限。设备维护责任：参会人员需爱护会议室设备，禁止私自拆卸、外借设备；因人为操作导致设备损坏，需照价赔偿并承担维修费用。环境卫生要求：禁止在会议室吸烟、乱扔垃圾；茶歇仅限指定区域食用，避免污染桌椅及地面；会议后务必带走个人物品及会议资料。违规处理机制：无预定占用会议室、私自转让预定权限、故意破坏设备或环境等行为，将按公司《员工行为规范》处理，情节严重者通报批评