项目采购订单货物验收入库规范

项目采购订单货物验收入库规范一、适用范围与工作目标本规范适用于企业所有项目采购订单的货物验收入库管理，涵盖从供应商送货到完成入库登记的全流程。旨在保证采购货物数量准确、质量合格、信息可追溯，规范验收操作，降低入库风险，保障项目物资供应及时、合规，为后续库存管理及成本核算提供准确依据。二、标准化验收操作流程（一）验收前准备：资料核对与场地确认资料收集与核对仓管员某某在验收前1个工作日，从采购部获取以下资料，并保证信息完整：《采购订单》（含订单编号、供应商名称、货物名称/规格型号、数量、单价、交付日期、质量标准等）；《送货单》（供应商提供，需注明采购订单号、货物清单、数量、批次号等）；《产品合格证》《检验报告》（如涉及特种设备、危化品等需提供法定资质文件）；特殊货物需提前确认《验收标准》（如技术协议、图纸等）。核对《采购订单》与《送货单》信息是否一致（订单号、供应商、货物名称、数量等），如有差异，立即联系采购员某某确认，暂停验收直至信息一致。验收场地与工具准备确认验收场地（如仓库指定区域）清洁、平整，具备货物存放条件；准备验收工具：计数器、卷尺、秤重设备、检测仪器（如万用表、卡尺等）、拍照设备（用于记录异常情况）；危化品、易碎品等特殊货物，需提前准备防护用品（手套、护目镜等）及应急处理物资。（二）现场验收：数量、质量与规格核对数量验收：点收与复核初点：仓管员某某与供应商送货人员共同在场，根据《送货单》逐批清点货物数量。散装货物需过磅称重（扣除皮重），计数货物需逐个/逐箱清点，大宗货物可按包装规格（如托盘、箱）抽样计数后推算总数（需双方确认抽样比例）；复点：初点完成后，由质检员某某（或指定验收人员）独立进行二次复核，保证数量与《送货单》《采购订单》一致；记录差异：如发觉数量短缺（短少、溢余），当场在《送货单》上注明差异数量，由双方签字确认，同步通知采购员某某启动数量差异处理流程（如补发、退款等）。质量验收：外观与功能检测外观检查：检查货物包装是否完好、无破损、受潮、变形；标签/铭牌是否清晰，包含产品名称、规格型号、生产厂家、生产日期、批次号等信息；功能测试：按《采购订单》约定的质量标准及《产品合格证》要求，对关键功能指标进行检测（如电子产品通电测试、建材尺寸偏差检测、机械部件装配精度检查等）；文件核查：核对随货提供的《产品合格证》《检验报告》是否与实物一致，是否在有效期内，法定强制认证产品（如3C认证）需核查证书编号。规格型号核对：匹配订单需求对照《采购订单》，逐一核对货物的规格型号、技术参数是否与要求一致（如颜色、材质、尺寸、电压等级等），避免错发、混发。如发觉规格不符，当场拍照留存证据，由供应商签字确认，并通知采购员某某处理。（三）验收结果处理：合格入库与异常处置合格货物入库验收合格的货物，由仓管员某某在《送货单》上签字确认“验收合格”，并标注验收日期、验收人员；按货物属性（如类别、批次）分类存放至仓库指定货位，悬挂货位卡（标注货物名称、规格、数量、入库日期等）；及时在库存管理系统中录入入库信息（系统操作路径：[库存管理]-[入库登记]-[采购入库]），扫描货物条码（如有）关联采购订单号，保证系统数据与实物一致。不合格/异常货物处置标识隔离：验收不合格的货物（数量不符、质量不达标、规格错误等），由仓管员某某立即移至“不合格品暂存区”，悬挂“不合格”标识牌，注明不合格原因（如“数量短少5件”“功能测试不达标”）；记录反馈：填写《货物验收异常报告》（见附件1），详细描述异常情况（货物信息、异常数量、检测数据、异常原因初步判断等），附照片证据，提交采购部某某、质检部某某审核；协同处理：采购部某某根据异常类型联系供应商协商处理方案（如退货、换货、降价接受等），方案经项目总监某某审批后执行；仓管员某某配合跟踪处理进度，直至异常货物完成处置（如退货出库、换货重验等）。（四）验收后工作：资料归档与系统更新资料整理归档验收工作完成后，仓管员某某将以下资料整理成册，按“采购订单号+入库日期”命名后归档至档案室（保存期限不少于3年）：《采购订单》复印件；《送货单》（含双方签字的验收记录）；《货物验收单》（见附件2）；《产品合格证》《检验报告》等随货文件；《货物验收异常报告》（如有）及处理结果记录。系统数据核对财务部某某于每月末核对库存管理系统中的入库数据与《货物验收单》《采购订单》的一致性，保证账实、账账相符，为后续付款结算提供依据。三、货物验收单模板附件1：货物验收异常报告报告编号验收日期验收单号采购订单号供应商名称送货单号货物名称规格型号应收数量实收数量异常数量异常类型异常详情描述验收人员供应商签字质检部意见采购部意见项目总监审批处理结果附件2：货物验收单验收单编号验收日期验收仓库采购订单号供应商名称送货单号序号货物名称规格型号123合计验收人员复核人员供应商签字采购部对接人四、验收工作关键注意事项时效性要求：货物送达后，需在24小时内完成验收（特殊货物如生鲜、危化品按约定时间），逾期未验收且无合理理由的，视同验收合格。责任界定：验收前货物损毁、灭失风险由供应商承担；验收合格后移至仓库指定区域，风险转移至企业。禁止性操作：严禁在无《采购订单》《送货单》或信息不一致的情况下验收；严禁将不合格品混入合格品货位。特殊货物管理：危化品验收需由2人共同在场，穿戴防护用品，检查MSDS（化学品安全技术说明书）及危化品标识；易碎品验收需轻拿轻放，重点检查包装缓冲材料是否完好，必要时抽样开箱检查内物；精密仪器验收需在无尘环境下进行，通电测试需由专业人员操作。记录规范：验收记