行政公文写作标准化格式工具包

行政公文写作标准化格式工具包一、适用工作场景与范畴本工具包适用于各级机关、企事业单位、社会团体在日常行政管理中需规范撰写的各类公文，包括但不限于：事务性通知：如会议安排、工作部署、事项告知等；请示与报告：向上级请求指示、批准或汇报工作进展、总结情况；函件往来：不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项；会议纪要：记录会议主要情况、议定事项和决议要求；通报：表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况；决定与意见：对重要事项作出决策、部署工作或指导工作。二、标准化操作流程指引（一）明确公文类型与适用范围根据工作目的选择对应公文类型：通知：用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。请示：向上级机关请求指示、批准（需一事一请，不得夹带报告内容）。报告：向上级机关汇报工作、反映情况、回复询问（不请示事项，不得夹带请示内容）。函：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项（不得使用请示、报告）。会议纪要：适用于记载和传达会议主要精神和议定事项，作为与会单位共同遵守的依据。（二）收集基础信息与素材核心要素：确认发文单位全称、收文单位全称、公文标题、主送机关、核心内容（事由、依据、事项、要求）、附件（如有）、发文机关署名、成文日期、印章。背景材料：涉及政策依据的，需收集上级文件、会议决议或相关法规条款；涉及具体工作的，需整理数据、案例、时间节点等支撑材料。（三）选择对应模板并规范填写根据公文类型，参照本工具包“常见公文类型模板示例”选择对应模板，按以下要求填写：一般由“发文单位+事由+文种”组成（如“XX公司关于2024年春节放假安排的通知”），居中排布，字体二号小标宋简体，长度一般不超过50字。主送机关：指公文的主要受理机关，顶格编排，其后加冒号；主送机关过多导致公文首页不能显示时，可将主送机关移至版记，标注“抄送”字样。开头说明发文依据或目的，主体阐述具体事项（逻辑清晰，分条列项时用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序号），结尾提出执行要求或总结说明，字体三号仿宋GB2312。附件：如有附件，在下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称；附件名称后不加标点符号，附件顺序用阿拉伯数字标注（如“附件：1.XXX方案”）。发文机关署名：使用发文机关全称或规范化简称，编排于右下方，与成文日期居中排布。成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称（如“2024年3月15日”），字体三号仿宋GB2312。（四）格式排版与校对审核排版规范：页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；行距：一般28磅-35磅（行距建议30磅）；字号：标题二号，三号，一级标题三号黑体，二级标题三号楷体GB2312，三级标题三号仿宋GB2312加粗。审核要点：内容：是否符合政策法规，事由是否清晰，数据是否准确，要求是否明确；格式：要素是否齐全（如请示需注明联系人及电话），序号是否规范，排版是否统一；语言：是否庄重准确、简洁得体，避免口语化、歧义表述（如“大概”“可能”等）。三、常见公文类型模板示例（一）通知模板要素规范格式与内容要求标题居中，二号小标宋简体，如“XX集团办公室关于开展2024年度安全生产大检查的通知”主送机关顶格，三号仿宋GB2312，后加冒号，如“各部门、各子公司：”开头：说明发文依据（如“为实施XX文件精神”）或目的（如“保证节前安全生产”）；主体：明确检查范围、时间、内容及要求，分条列项（如“一、检查范围……二、检查时间……”）；结尾：提出执行要求（如“请各单位于X月X日前报送自查报告”）附件（如有）下空一行，左空二字编排“附件：”，后标全角冒号和附件名称，如“附件：安全生产自查表”发文机关署名右下方，三号仿宋GB2312，如“XX集团办公室”成文日期署名下方，三号仿宋GB2312，如“2024年3月10日”印章压发文机关署名和成文日期，印章用红色，清晰端正（二）请示模板要素规范格式与内容要求标题居中，二号小标宋简体，如“XX分公司关于申请购置办公设备的请示”主送机关顶格，三号仿宋GB2312，后加冒号，如“XX公司总经理办公室：”开头：简述请示事由（如“因业务量增加，现有办公设备无法满足工作需求”）；主体：说明具体事项（设备种类、数量、预算）、政策依据（如“参照XX文件第X条规定”）；结尾：明确提出请示事项（如“恳请批准购置办公电脑20台，预算共计XX万元”）附件（如有）如设备清单、报价单等，格式同通知模板发文机关署名右下方，三号仿宋GB2312，如“XX分公司”成文日期署名下方，三号仿宋GB2312，如“2024年3月12日”联系方式成文日期下一行左空二字标注“联系人：XXX”，联系方式：XXXXXXXXXXX（内部办公电话）印章压署名和日期，红色清晰（三）会议纪要模板要素规范格式与内容要求标题居中，二号小标宋简体，如“XX公司2024年第一季度经营工作会议纪要”会议基本信息左上方，三号仿宋GB2312，包括：会议时间（如“2024年3月15日14:00-16:30”）、地点（如“公司301会议室”）、主持人（如“总经理”）、出席人员（如“各部门负责人：、、”）、列席人员（如“财务部”）、记录人（如“办公室”）开头：会议背景与议题（如“为总结一季度经营情况，部署二季度重点工作，召开本次会议”）；主体：按议题分项记录（如“一、一季度经营情况汇报……二、二季度工作部署……”），明确议定事项（如“同意市场部提出的‘五一’促销方案，由*负责牵头落实，4月20日前完成细节策划”）；结尾：会议要求（如“请各部门按职责分工抓好落实，每月25日前报送进展情况”）分送单位下方左空二字标注“分送：公司领导，各部门、各子公司”，后加全角冒号发文机关署名一般为单位办公室或会议承办部门，如“XX公司办公室”成文日期署名下方，三号仿宋GB2312，如“2024年3月16日”印章如需正式印发，压署名和日期，红色清晰四、关键注意事项与规范提醒（一）格式规范避免常见错误标题问题：避免使用“通知的通知”“请示的报告”等重复或混用文种的标题，不得发文单位（如内部通知可，但正式公文需保留）。主送机关：请示只写一个主送机关（如需同时送其他机关，用抄送形式），不得直接送领导个人（特殊情况除外）；通知的主送机关应涵盖所有执行单位，避免遗漏。逻辑：请示需“一文一事”，不得在一份请示中请求批准多个不相关事项；报告不得夹带请示事项，结尾不得用“以上请示批准”等表述。附件标注：附件名称需与附件说明一致，附件顺序不得颠倒，附件页码需与连续。（二）语言表达与内容要求用语规范：使用书面语，避免口语化、网络用语（如“搞定”“OK”）；表述准确，避免歧义（如“尽快完成”可明确为“X月X日前完成”）。政策依据：引用上级文件或政策时，需注明文件名、文号和条款（如“根据《XX公司管理办法》（XX发〔2024〕5号）第十条规定”），保证依据有效。数据准确：涉及时间、数量、金额等数据时，需反复核对，避免笔误（如“3月”误写为“5月”，“10万元”误写为“100万元”）。（三）行文流程与保密要求审批流程：公文需经部门负责人审核、分管领导审批（重要公文需主要领导审批），保证内容合规、程序规范。