公司沟通协作平台使用手册

公司内部沟通协作平台使用手册为提升团队协作效率，规范内部沟通流程，特制定本手册。本手册旨在帮助员工快速掌握内部沟通协作平台的核心功能，适用于日常办公、项目管理、跨部门协作等场景，助力团队实现信息高效流转与任务有序推进。目录平台核心应用场景常规功能操作指南实用模板工具包协作规范与注意事项常见问题解答一、平台核心应用场景1.跨部门项目协同当项目涉及多部门协作（如市场部与产品部联合推广新品），可通过平台创建项目空间，集享项目资料、同步进度、分配任务，避免信息分散导致沟通低效。2.日常任务与进度跟踪针对个人或团队的待办事项（如张三负责的季度报告撰写、李四协调的客户会议筹备），通过任务模块明确负责人、截止时间及优先级，实时更新完成状态，保证工作不遗漏、不延期。3.文档协同编辑与审批多人共同编辑的文件（如年度总结、制度流程），支持在线实时协作，保留修改记录；需审批的文件可通过审批流程提交，相关节点人员可在线批注、审核，加速文件流转。4.会议组织与纪要沉淀发起会议时可自动同步参与人日程，发送会议通知；会议结束后在线纪要、相关材料，关联待办任务，便于参会人员回顾及未参会人员补阅。5.新人入职与知识传承新人入职时，通过平台获取部门资料、过往项目文档、常见问题解答等；老员工可沉淀工作方法、经验总结至知识库，形成组织记忆，降低新人培养成本。二、常规功能操作指南（一）任务创建与分配流程适用场景：新增工作任务、明确责任人及时间节点。操作步骤：登录系统：通过企业统一账号登录内部协作平台，进入工作台。进入任务模块：左侧导航栏“任务中心”，选择“新建任务”。填写任务信息：任务简洁明确（例：“完成Q3产品需求文档初稿”）；任务描述：详细说明目标、背景及交付标准（例：“基于用户调研结果，梳理新增功能需求，输出PRD文档初稿”）；选择项目：若任务关联特定项目，下拉选择对应项目空间（例：“2023新品推广项目”）；设置优先级：根据紧急程度选择“高/中/低”；截止时间：选择任务需完成的最终日期（例：2023-09-30）。分配任务成员：“添加成员”，搜索并选择任务负责人（例：王五），可额外添加协办人（例：赵六）。关联相关文件：若有参考资料，“附件”添加文档（例：用户调研报告.pdf）。确认创建：核对信息无误后，“发布”，系统将自动向负责人及协办人发送任务提醒。（二）文档协作与共享指南适用场景：多人共同编辑文件、共享资料、审批文档。操作步骤：文档：进入“文档库”，“文件”，选择本地文档或直接拖拽；时填写文档标题（例：“产品部-用户手册V2.0”），选择分类（例：“产品文档”），设置可见范围（例：“产品部全员”）。协同编辑：文档进入编辑页面，右上角显示“在线协作人数”；多人同时编辑时，系统实时同步内容，不同成员的修改以不同颜色光标标注；“评论”可对特定段落提出修改意见（例：“此处需补充操作截图”）。版本管理：编辑过程中，系统自动保存历史版本；“版本历史”可查看各版本文档、修改时间及修改人，支持恢复至任意历史版本。发起审批：文档定稿后，“更多”-“发起审批”，选择审批流程（例：“部门负责人审批”）；按顺序添加审批人（例：产品经理→部门总监），填写审批意见（例：“请确认需求完整性”）；提交后，审批人将收到通知，审批通过后文档状态更新为“已发布”。（三）会议管理全流程适用场景：组织会议、通知参与人、记录会议内容。操作步骤：创建会议：进入“会议中心”，“新建会议”；填写会议主题（例：“新品上线前功能评审会”）、时间、地点（线上会议需填写会议）；添加参与人：搜索并邀请相关人员（例：研发部张三、设计部李四、市场部王五），设置“可选”或“必选”。发送通知：会议创建成功后，系统自动向参与人发送会议通知（含日历邀请）；支持提前1天、1小时发送提醒，保证参与人知晓。会前准备：会议资料：“会议资料”-“”，添加需讨论的文档（例：“功能清单.xlsx”“原型图.sketch”）；设置会议议程：“编辑议程”，按顺序列明讨论内容及时间分配（例：14:00-14:30功能演示，14:30-15:00问题讨论）。会后跟进：会议结束后，“纪要”，系统自动整理参会人员、议程、讨论要点；补充关键决议及待办任务（例：“张三负责修复登录模块bug，9月25日前完成”）；发布纪要至会议空间，相关成员可查看待办并更新进度。三、实用模板工具包1.任务跟踪表用途：记录任务全生命周期状态，便于项目管理者实时掌握进度。任务ID任务名称负责人协办人优先级截止日期状态进度（%）备注P2023001需求文档终稿张三李四高2023-09-30进行中70待确认UI设计稿P2023002客户调研报告王五-中2023-10-15未开始0需协调销售部提供数据P2023003系统压力测试赵六孙七高2023-09-25已完成100测试报告已提交2.会议纪要模板用途：标准化会议记录内容，保证关键信息不遗漏。会议纪要会议主题：[填写会议主题，如：2023年Q4目标规划会]会议时间：[年-月-日时:分-时:分]会议地点：[线上会议/线下会议室名称]参会人员：[姓名1，姓名2，……]缺席人员：[姓名，原因（可选）]主持人：[姓名]记录人：[姓名]一、会议议程议程1：[内容简述]议程2：[内容简述]……二、讨论内容及决议议程讨论要点决议内容负责人完成时间1Q4销售目标分解按区域划分，华东区目标提升20%销售经理2023-10-102市场推广预算增加10%用于线上广告投放市场总监2023-10-05三、待办事项任务名称负责人截止日期优先级状态制定区域销售方案销售经理2023-10-10高未开始线上广告渠道调研市场专员2023-10-15中进行中四、下次会议安排主题：[待定]时间：[待定]参会人：[待定]3.项目进度表用途：可视化项目关键节点及整体推进情况，适用于跨部门项目。项目阶段关键节点计划完成时间实际完成时间负责人状态风险说明（可选）需求分析需求评审通过2023-09-102023-09-12张三已延期客户需求变更设计阶段UI设计稿定稿2023-09-202023-09-20李四已完成-开发阶段核心功能开发完成2023-10-15-王五进行中人员紧张测试阶段系统上线2023-11-01-赵六未开始-四、协作规范与注意事项1.账号与信息安全管理妥善保管个人账号密码，定期更换（建议每3个月更新1次），严禁与他人共享账号；禁止使用账号发布与工作无关的内容或进行违规操作；离职前需在系统内办理账号交接手续，保证工作资料及权限顺利转移。2.信息发布规范任务标题、文档标题需简洁清晰，避免使用“紧急”“重要”等模糊词汇（可通过优先级标签区分）；发布信息前需保证内容准确无误，涉及数据、时间等关键信息需二次核对；敏感信息（如未公开的战略规划、员工个人信息）需设置访问权限，仅对相关人员可见。3.协作礼仪与效率任务分配时需与负责人确认可行性，避免“派单式”沟通；收到任务通知后，需在1个工作日内响应（确认接受或说明困难）；文档评论需相关人员，保证重要信息触达；避免在非紧急时段（如深夜、周末）发起大量沟通，尊重他人休息时间。4.数据与文件管理重要文档需定期备份（建议同时保存至本地及云端）；文件命名需规范（格式：“部门-文档类型-版本号-日期”，例：“产品部-PRD-V2.0-20230915”）；项目结束后，及时整理项目资料，归档至对应项目空间，避免临时文件堆积。五、常见问题解答Q1：如何找回忘记的登录密码？A：登录页面的“忘记密码”，输入绑定的企业手机号/邮箱，按提示重置密码（若未绑定，请联系部门管理员协助）。Q2：如何邀请外部人员（如客户、合作伙伴）加入协作？A：在“成员管理”中“邀请外部成员”，输入对方邮箱及备注信息，发送邀请（外部人员需通过注册并加入，仅可访问被授权的空间）。Q3：任务完成后如何关闭任务？A：进入任务详情页，“