企业行政文书归档及保管规范模板

企业行政文书归档及保管规范模板一、规范适用的文书类型与业务场景本规范适用于企业日常运营中产生的各类行政文书，涵盖但不限于以下场景：会议管理类：各类会议（如董事会、办公会、专题研讨会）的会议通知、议程、签到表、会议纪要、决议文件等；人事管理类：员工入职登记表、劳动合同、岗位变动通知、培训记录、考勤统计、奖惩决定、离职手续等；公文往来类：企业对外发出的函件、通知、通报、请示、批复，以及收到的上级单位、合作方的重要公文；资产管理类：办公设备采购合同、资产验收单、领用登记表、报废申请单、盘点记录等；制度规范类：企业内部管理制度（如考勤制度、财务报销制度）、流程文件、岗位职责说明等；其他重要文件：企业资质证书、年检材料、审计报告、重要活动方案（如年会、团建）等。通过规范归档，保证行政文书完整、可追溯，满足日常查阅、合规审计、历史追溯等业务需求。二、行政文书归档全流程操作指引（一）文书产生与分类文书形成：各部门在开展工作时需同步形成纸质或电子文书，保证内容真实、格式规范（如公文需包含文号、标题、主送/抄送单位、发文单位、日期等要素）。初步分类：文书形成后，经办人需根据内容按“会议管理、人事管理、公文往来、资产管理、制度规范”等类别进行初步分类，便于后续整理。（二）收集与移交收集责任：各部门负责人为本部门文书收集的第一责任人，需在每月最后一个工作日前，督促本部门人员完成当月形成文书的收集，保证无遗漏。移交要求：纸质文书：需整理整齐，无缺页、涂改，填写《行政文书移交清单》（见附件1），一式两份，移交人与接收人签字确认后，一份留存部门，一份交档案管理员。电子文书：需存储在指定服务器或企业云盘的对应文件夹中，文件名格式统一为“部门-类别-文号-标题-日期”（如“行政部-会议管理-办字2023-001-2023年度第一次办公会纪要-20230315”），并将电子文件清单同步提交档案管理员备案。（三）整理与编目排序与装订：纸质文书：按形成时间顺序排序，同类文书按文号或重要程度排序；会议纪要、合同等需装订成册，加装封面（注明部门、类别、起止时间、页数），并在每页右上角标注页码。电子文书：按文件夹层级分类存储（如“行政档案-2023年-会议管理”），避免重复存储或随意命名。编目登记：档案管理员收到文书后，需在3个工作日内完成《行政文书归档目录表》（见附件2）的编制，内容包括文号、标题、类别、形成日期、页数（纸质）/文件大小（电子）、保管期限、存放位置（如档案柜编号/电子路径）、备注等，保证信息准确无误。（四）归档存储存储方式：纸质文书：存放于企业档案室，档案室需配备防火、防潮、防虫、防盗设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；重要文书（如合同、资质证书）需放入档案盒并标注“机密”字样，单独存放。电子文书：存储于企业指定的加密服务器或云盘，定期（每周）进行增量备份，每月进行全量备份，备份数据需异地存储（如分支机构服务器），防止数据丢失。标签管理：档案柜外侧需粘贴分类标签（如“2023年-会议管理”），档案盒正面需标注“部门-类别-起止时间”（如“行政部-人事管理-202301-202312”），便于快速查找。（五）保管与维护定期检查：档案管理员每季度对纸质档案进行一次检查，查看是否有受潮、虫蛀、破损等情况；每半年对电子档案进行一次备份有效性检测，保证数据可正常读取。修复与更新：对破损、褪色的纸质文书，需及时联系专业机构进行修复；电子文书如内容变更，需在原文件中标注修订版本（如“V2.0”）并保留历史版本，避免覆盖原始数据。（六）查阅与借阅查阅权限：内部员工：因工作需要查阅档案时，需经本部门负责人签字同意，档案管理员核对身份后提供查阅服务；机密级档案需经分管领导（如行政总监）审批。外部单位：如需查阅档案，需持单位介绍信、经办人证件号码及授权委托书，经企业法务部门及分管领导审批后方可查阅。借阅流程：填写《行政文书借阅登记表》（见附件3），注明借阅人信息、部门、借阅文号/标题、借阅日期、归还日期、用途等。纸质文书借阅期限不超过3个工作日，到期需归还；如需续借，需提前1天申请，续借期限不超过2天。机密级档案原则上不得借出，确需借出的须经总经理审批，并由专人全程陪同使用。（七）鉴定与销毁到期鉴定：档案管理员在文书保管期限届满前1个月，组织行政部、法务部、相关业务部门成立鉴定小组，对到期文书进行鉴定，确认仍有保存价值的（如涉及企业核心权益的重要文件），需重新划定保管期限；无保存价值的，列入销毁清单。销毁审批：《行政文书销毁审批表》（见附件4）需经鉴定小组负责人、分管领导、总经理签字审批，方可销毁。销毁执行：纸质文书：采用碎纸机销毁，并由2名以上监销人（行政部、法务部各1人）全程监督，销毁后监销人签字确认，填写《销毁记录表》。电子文书：使用专业数据销毁软件进行彻底删除，保证无法恢复，并保留销毁日志备查。三、配套工具表格模板附件1：行政文书移交清单移交部门移交人移交日期序号文号标题类别页数/文件大小备注行政部*明2023-03-301办字2023-0012023年度第一次办公会纪要会议管理5页-人力资源部*华2023-03-302人字2023-0153月员工考勤统计表人事管理12页含加班记录移交人签字：_________________接收人签字：_________________部门负责人签字：_________________附件2：行政文书归档目录表归档日期文号标题类别形成日期页数/文件大小保管期限存放位置备注2023-03-31办字2023-0012023年度第一次办公会纪要会议管理2023-03-155页10年档案柜A-01-01-2023-03-31人字2023-0153月员工考勤统计表人事管理2023-03-2812页3年档案柜B-02-03含加班记录档案管理员：_________________审核人（行政部负责人）：_________________附件3：行政文书借阅登记表借阅人部门借阅日期归还日期文号/标题类别用途审批人备注*磊市场部2023-04-012023-04-03办字2023-001会议管理制定部门月度计划*明（行政部负责人）-*芳财务部2023-04-012023-04-02资字2023-008资产管理年度资产盘点*刚（行政总监）机密文件，现场查阅借阅人签字：_________________档案管理员签字：_________________附件4：行政文书销毁审批表序号文件名称文号类别保管期限形成日期销毁原因鉴定小组意见审批意见12022年Q3办公用品采购申请单采字2022-045资产管理1年2022-07-10保管期限已满，无保存价值同意销毁同意销毁22022年团建活动方案（初稿）团字2022-008其他1年2022-05-20修订稿已归档，初稿无保存价值同意销毁同意销毁鉴定小组负责人签字：_________________分管领导签字：_________________总经理签字：_________________监销人签字：_________________销毁日期：_________________四、执行过程中的关键要点责任到人：明确各部门负责人为文书收集第一责任人，档案管理员为归档、保管、借阅、销毁的直接责任人，保证各环节责任可追溯。保密管理：机密级文书需标注“机密”字样，严格控制查阅权限，电子文书需加密存储，防止信息泄露；借阅机密文件时，借阅人需签署《保密承诺书》。电子文档管理：电子文书需定期备份，避免因设备故障、病毒攻击导致数据丢失；禁止将电子文书存储在个人设备或非指定云盘中，保