合同管理与文档归档工具

合同管理与文档归档工具使用指南一、适用场景与行业覆盖本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理与文档归档需求，尤其适合以下场景：企业法务/行政管理部门：集中管理公司各类合同（采购、销售、租赁、服务、劳动合同等），保证合同合规性与可追溯性；项目型团队：针对项目全周期合同（如工程合作、研发外包）进行分类归档，支撑项目结算与审计；中小型企业：替代传统纸质合同管理，实现电子化存储、快速检索与借阅控制，降低管理成本；合规审计场景：快速调取历史合同文件，配合内外部审计、税务检查或法律纠纷举证。二、全流程操作指南（一）合同创建与信息录入发起合同创建操作主体：业务部门发起人（如经理、主管）操作路径：登录系统→“合同管理”模块→“新建合同”→选择合同类型（如“采购合同”“销售合同”）。关键步骤：填写合同基础信息（合同编号、合同名称、签订日期、预计生效日期、到期日期），系统支持自动合同编号规则（如“年份+部门+序号”，例“2024-采-001”）。合同主体与标的信息填写填写合同双方主体信息：甲方（公司全称、统一社会信用代码、法定代表人、联系人、联系电话）、乙方（对方单位/个人信息，个人需填写身份证号）；明确合同标的：描述标的物/服务内容、数量、质量标准、价款（或报酬）及支付方式、履行期限与地点、违约责任等核心条款，支持附件（如技术协议、图纸）。草稿保存与提交审批“保存草稿”，系统自动存入“待审批合同”列表；确认信息无误后，“提交审批”，选择审批流程（如“业务负责人→法务→总经理”），系统自动发送审批通知至相关审批人（如总监、法务）。（二）合同审批与签署管理在线审批流程审批人登录系统，在“待办审批”中查看合同详情，支持在线批注（如“条款需补充违约金比例”“附件不完整”）；审批通过：系统自动流转至下一节点或进入“待签署”状态；审批驳回：发起人收到驳回理由，修改后重新提交。特殊场景：加急审批可通过“标记加急”功能，系统优先推送提醒。合同签署与归档前准备审批通过后，系统“正式合同”版本，支持在线签署（对接电子签章系统）或线下打印签署；线下签署完成后，需扫描合同文本（要求清晰、无遮挡），至系统“签署文件”栏，替换草稿版本。（三）合同归档与分类存储自动/手动归档线上签署完成的合同，系统自动标记“已归档”，存入对应合同类型目录；线下签署合同，需由归档员（如*专员）手动扫描件，填写“归档日期”“档案盒编号”（如有实体档案），并关联电子档案与实体档案存放位置。多维度分类管理系统支持按“合同类型”“部门”“签订年份”“项目名称”等维度分类，也可自定义分类标签（如“战略客户”“重点项目”）；示例：2024年销售部门签订的“项目销售合同”，归路径为“合同类型→销售合同→部门→销售部→年份→2024→项目→项目”。（四）合同借阅与使用管理借阅申请与审批需借阅合同的人员（如审计员、客户经理）提交借阅申请，填写“借阅用途”“预计归还时间”，经部门负责人审批后生效；敏感合同（如涉及商业秘密、核心技术的合同）需额外经法务部门或分管领导审批。借阅记录与归还跟踪系统自动记录借阅人、借阅时间、归还状态，支持到期前3天自动提醒；归还时，借阅人需在系统中确认“已归还”，管理员检查电子文件完整性（无篡改、无缺失）后更新状态。（五）合同到期与预警管理关键节点自动提醒系统根据合同到期日、付款节点、履行期限等关键信息，提前30天、15天、7天通过系统消息、邮件（需配置）提醒相关负责人（如财务、业务员）；支持自定义预警规则，如“合同到期前60天提醒启动续签流程”。合同终止与归档闭环合同到期或履行完毕后，由管理员在系统中更新“合同状态”（如“已终止”“已履行完毕”），并关联终止协议、结算单等补充材料；归档后的合同进入“历史合同”库，仍可检索查阅，但不可修改。三、常用管理表格模板表1：合同台账管理表合同编号合同名称合同类型甲方主体乙方主体合同金额（元）签订日期生效日期到期日期归档日期归档人备注2024-采-001办公设备采购合同采购合同科技有限公司办公设备有限公司50,0002024-01-152024-01-202024-12-312024-01-25*专员含3质保期2024-销-005软件系统销售合同销售合同集团股份有限公司科技有限公司200,0002024-03-102024-03-152025-03-142024-03-18*助理分三期付款表2：合同归档目录表档案盒编号合同类型归档范围（年份/部门）合同数量归档日期档案盒存放位置档案管理员检索关键词示例HBG-2024-01采购合同2024年/采购部152024-12-31档案室-A区-3排-1号*主管采购、2024、办公设备HBG-2024-02销售合同2024年/销售部222024-12-31档案室-A区-3排-2号*专员销售、2024、软件系统、集团表3：合同借阅登记表借阅日期合同编号合同名称借阅人所属部门借阅用途借阅期限审批人归还日期归还状态备注2024-05-102024-销-005软件系统销售合同*审计员审计部年度审计5个工作日*总监2024-05-15已归还查看付款节点2024-05-122024-采-001办公设备采购合同*客户经理销售部客户对账3个工作日*经理2024-05-16已归还复印件已盖章四、操作关键提示与风险规避（一）信息安全与保密管理合同信息（尤其是涉及商业秘密、个人隐私的内容）需设置访问权限，仅“合同创建人”“审批人”“归档员”及授权人员可查看；禁止将合同文件（含电子版、扫描件）通过非加密邮箱、即时通讯工具（如QQ）传输，敏感合同需加密存储；系统操作账号需专人专用，定期更换密码，离职或岗位调动时及时权限回收。（二）归档及时性与完整性合同签署完成后，需在3个工作日内完成电子版与归档操作，避免因延迟归档导致文件丢失或借阅困难；归档时需核对合同文本完整性（含首页、附件、签署页），保证扫描件清晰、无漏页，关键条款（如金额、日期、双方主体）与系统录入信息一致；实体档案归档时，需在档案盒外标注“合同台账表对应编号”，便于快速定位。（三）审批流程合规性重大合同（如金额超过10万元、涉及核心业务的合同）需经法务部门前置审核，保证条款合法、权责清晰；审批过程中需保留批注记录，避免“口头审批”“事后补批”，确需线下沟通的，需同步在系统中备注沟通结果；合同变更（如延期、金额调整）需重新发起审批流程，原合同版本作废，新版本需关联原合同编号。（四）借阅与归还规范借阅合同时仅可查看或打印经审批的内容，严禁复制、摘录敏感信息（如核心技术参数、财务数据），违者将追究责任；归还时需检查电子文件是否被篡改，实体档案是否有损毁、涂改，发觉问题立即上报并记录；历史合同借阅需优先使用电子版，减少实体档案磨损，确需借阅实体档案的，需经部门负责