合同文件审批与存档标准模板包

合同文件审批与存档标准模板包一、适用范围与场景描述二、合同审批与存档全流程操作指南（一）合同发起与初步准备需求提出：业务部门根据合作需求，确定合同类型、合作方基本信息及核心条款（如标的、金额、履行期限等），由部门负责人*确认业务必要性。合同草案拟定：业务部门参考本模板包中的《合同信息登记表》及对应类型合同范本，起草合同文本，保证内容完整、表述清晰。材料准备：附上合作方主体资格证明（如营业执照复印件、授权委托书等）、项目背景说明、技术附件（如有）及相关审批依据（如立项批复、预算文件等），形成完整的合同申报材料。（二）多环节审批流程部门审核责任人：业务部门负责人*审核内容：核对合同条款是否符合业务需求、金额是否在部门预算范围内、履行期限是否合理、合作方资质是否有效等。输出要求：审核通过后，在《合同审批流程表》“部门审核意见”栏签署“同意”并签字，连同材料转交下一环节；需修改的，明确修改意见并退回业务部门调整。法务审核责任人：法务部门负责人（或专职法务人员）审核内容：重点审查合同合法性（是否符合法律法规及行业规定）、条款完整性（是否包含标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等核心要素）、权利义务对等性、风险点提示（如违约条款、争议解决方式等）。输出要求：审核通过后，签署“同意”；需修改的，出具《合同法务审核意见书》，列明修改条款及法律依据，反馈至业务部门调整后重新提交。财务审核责任人：财务部门负责人*审核内容：审核合同金额准确性、付款方式是否符合财务制度、资金安排是否与公司现金流匹配、税费条款是否合规、发票开具要求是否明确等。输出要求：审核通过后，签署“同意”；存在财务风险的，注明“需补充资金计划说明”或“建议调整付款节点”等意见，退回业务部门补充材料。领导审批责任人：根据合同金额及重要性，由对应层级领导审批（如部门总监、总经理、董事长*等）审批权限：金额≤5万元：部门总监*审批；5万元＜金额≤50万元：总经理*审批；金额＞50万元：总经理审核后报董事长审批。输出要求：审批通过后，在《合同审批流程表》“领导审批意见”栏签署“同意”并签字；未通过的，注明“不同意”及简要理由，流程终止。（三）合同签署与生效文本定稿：所有审批环节通过后，业务部门根据各环节意见修改最终合同文本，保证所有审核意见均已落实，形成正式签署版本。签署授权：由法定代表人或其授权的代理人（需提供《授权委托书》）代表公司签署合同，签署时需使用公司公章或合同专用章（加盖骑缝章，多页合同生效）。生效确认：合同自双方签字盖章之日起生效（另有约定生效条件的，需满足条件后生效），业务部门负责与合作方确认生效日期及后续履行安排。（四）合同归档与管理归档时限：合同签署生效后3个工作日内，业务部门将合同正本、审批流程表、法务审核意见书、授权委托书、合作方资质证明等材料整理完整，移交至档案管理部门*。归档登记：档案管理部门*核对材料完整性后，填写《合同存档清单表》，录入合同编号、名称、存档日期、存放位置等信息，保证账实相符。分类存放：纸质合同：按合同类型（采购、销售、租赁等）分类存放于档案柜，标注清晰编号（如“采-2024-001”）；电子合同：扫描存档至公司指定服务器，文件名格式为“合同类型-年份-编号”（如“销售-2024-001”），定期备份（每月1次），防止数据丢失。借阅管理：因业务需要借阅合同档案的，需填写《合同借阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门审批，借阅期限不超过5个工作日，到期归还并记录借阅情况。三、核心模板表格设计（一）合同审批流程表合同基本信息合同编号合同名称合同类型（勾选）□采购□销售□租赁□合作□其他签约方全称合同金额（元）起草部门起草人*起草日期审批节点审核人*审核意见部门审核法务审核财务审核领导审批签署情况签署日期签署人*（二）合同信息登记表合同基本信息合同编号合同名称合同类型签约方全称注册地址联系人*联系方式（虚拟）合同金额币种履行期限交付/验收方式付款方式主要内容摘要标的物描述质量标准违约责任争议解决方式生效条件其他约定审批与存档审批日期签署日期存档编号存放位置档案管理员*备注（三）合同存档清单表序号存档日期合同编号合同名称存档类型（勾选）存放位置档案管理员*借阅记录1□正本□副本□附件2□正本□副本□附件借阅记录栏填写：借阅人*、借阅日期、归还日期、备注四、关键注意事项与风险提示（一）合同条款审核要点主体资格：合作方需提供真实有效的营业执照、法定代表人证件号码明及授权委托书（非法定代表人签署时），保证签约主体合法。核心条款：合同必须明确标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等核心内容，避免模糊表述（如“大概”“左右”）。风险规避：争议解决方式优先约定公司所在地法院管辖，明确违约金计算标准，避免“免责条款”显失公平。（二）审批流程规范要求时限控制：各部门审核需在2个工作日内完成，紧急合同（如突发采购需求）需标注“加急”，审批时限缩短至1个工作日。材料完整性：缺失必要材料（如合作方资质、预算文件）的，审批部门有权退回，待补充材料后再启动流程。审批权限：严禁越权审批，超过审批权限的合同需逐级上报，不得拆分合同金额规避审批。（三）存档管理与风险防范安全性：纸质档案存放于防火、防潮、防盗的档案柜，电子档案设置访问权限，仅档案管理员*及授权人员可查阅。完整性：合同正本