采购物品质量标准及验收记录表

采购物品质量标准及验收记录表工具指南一、适用情境与核心价值本工具适用于各类企业、事业单位或采购主体在采购物品到货后，依据既定质量标准开展系统性验收的场景。无论是生产型企业采购的原材料、零部件，还是服务型企业采购的办公设备、物资耗材，抑或是公共机构采购的专用物资，均可通过此工具规范验收流程，保证采购物品符合合同约定、技术规范及使用需求。其核心价值在于：通过标准化验收流程明确质量责任，降低不合格品入库风险，保障后续生产、运营或服务的顺利开展，同时为质量追溯、供应商绩效评价提供客观依据。二、标准化操作流程（一）验收前准备资料收集：采购专员需提前整理并移交以下资料至验收小组：采购合同/订单（含物品名称、规格型号、数量、技术参数、交货期、质量标准等约定）；供应商提供的产品合格证明、检测报告、使用说明书（如为特种设备或需认证产品，需包含3C认证、CE认证等资质文件）；企业内部制定的《采购物品质量标准》（如无明确标准，可参考国家标准、行业标准或双方约定的技术协议）。人员与工具准备：组建验收小组，至少包含采购部门代表（采购专员）、质量检验部门代表（质检工程师）、物品使用部门代表（使用部门负责人），必要时邀请技术专家参与；准备验收工具：如卡尺、千分尺、万用表、电子秤等测量工具，以及检测设备（如硬度计、色差仪等，根据物品特性选择）。场地与时间确认：协调验收场地，保证环境符合物品存放要求（如防潮、防尘、通风等）；提前与供应商确认到货时间，通知验收小组人员到场，避免延误验收。（二）到货信息核对外观与包装检查：检查外包装是否完好，有无破损、变形、受潮、污染等情况；核对包装标识是否与合同一致，包括物品名称、规格型号、数量、生产日期/批号、供应商名称、保质期（如适用）等。数量清点：按照采购订单/送货单逐件清点数量，保证实物数量与合同约定一致；对以“箱”“件”“套”为计量单位的物品，需拆箱抽查，防止数量短缺（如约定抽检比例，按比例执行）。单据核对：核对供应商提供的送货单、发货清单与采购订单信息是否一致（如物品编码、名称、数量等）；确认随货附带的合格证明、检测报告等文件是否齐全、有效。（三）质量标准执行与检验明确质量标准：验收小组需共同确认本次验收的质量依据，优先顺序为：合同约定的特殊质量标准>企业内部《采购物品质量标准》>国家标准/行业标准>行业通用规范。分项检验：外观质量：检查物品表面是否平整、光滑，有无划痕、裂纹、凹陷、色差、锈蚀等缺陷；尺寸/规格：使用测量工具检测关键尺寸是否符合图纸或合同要求（如长度、宽度、直径、公差范围等）；功能参数：通过通电、试运行、功能测试等方式验证物品功能是否符合标准（如设备的功率、精度、效率，电子产品的续航、兼容性等）；安全指标：对涉及安全的物品（如电器、医疗器械、化学品等），需重点检查绝缘功能、防火等级、毒性含量等是否符合安全标准；环保要求：如物品有环保认证（如RoHS、REACH等），需核查相关证明文件或送样检测确认。检验记录：每项检验需如实记录“标准要求”与“实测结果”，对不合格项需详细描述缺陷位置、程度，并拍照或录像留存证据（如适用）。（四）验收结果判定与处理单项判定：每项检验结果对照质量标准进行判定，分为“合格”“不合格”“让步接收”（如存在轻微缺陷但不影响核心功能，需经使用部门书面确认）。综合判定：全部检验项均合格：综合判定为“合格”；存在1项及以上不合格项：综合判定为“不合格”，需启动问题处理流程。问题处理：不合格品处理：轻微不合格（如外观小瑕疵、非关键尺寸偏差）：可与供应商协商，要求其进行返工、更换或降价处理，处理完成后需重新验收；严重不合格（如功能不达标、安全指标不符合、数量短缺）：由采购部门向供应商发出《不合格品通知单》，要求退货或换货，并按合同约定追究违约责任（如扣除质保金、暂停合作等）。让步接收：需使用部门提交《让步接收申请》，说明理由及潜在风险，经质量负责人、采购负责人审批后方可放行，并在验收记录中注明“让步接收”及处理结果。（五）记录填写与存档填写验收记录表：验收小组根据检验结果，完整填写《采购物品质量标准及验收记录表》（模板见下文），保证信息真实、准确、无遗漏，包括：基本信息区：采购单号、物品名称、规格型号、供应商、到货日期、验收日期等；质量标准区：验收依据的标准名称及具体条款；验收情况区：分项检验的标准要求、实测结果、单项判定；综合判定区：验收结论（合格/不合格/让步接收）、处理意见；签字区：验收组成员（采购专员、质检工程师、使用部门负责人）及审批人签字。资料归档：验收记录表、供应商提供的合格证明/检测报告、不合格品照片/视频、问题处理函件等资料，需整理成册，由采购部门统一存档，存档期限不少于物品保质期后1年（无保质期的不少于3年）。三、采购验收记录表模板采购物品质量标准及验收记录表一、基本信息采购单号：物品名称：供应商名称：到货日期：验收地点：二、质量标准依据□合同约定标准（条款编号：）□国家标准（GB/T）：□供应商技术协议（版本号：）三、验收情况记录序号——123…四、综合判定□合格□不合格□让步接收（审批号：）处理意见：五、签字确认采购部门代表：日期：质量检验部门代表：日期：使用部门代表：日期：技术专家（如参与）：日期：审批人：日期：六、附件清单□合格证明□检测报告□送货单□不合格品照片/视频□其他：四、关键执行要点标准明确化：验收前需保证质量标准无歧义，对“合格”“不合格”的判定界限需量化（如“尺寸公差±0.5mm”“表面无划痕深度≤0.1mm”），避免主观判断。人员专业化：验收人员需熟悉物品特性及质量标准，检验工具需定期校准，保证测量数据准确；对复杂或高价值物品，可委托第三方检测机构参与验收。记录完整性：验收记录需全程留痕，包括检验数据、缺陷描述、处理意见及签字确认，严禁事后补录或篡改，保证可追溯性。问题时效性：对不合格品需在到货后[X]个工作日内（如合同未约定，建议不超过3个工作日）完成判定并通知供应商，逾期未处理的，视为默认合