合同评审及签署流程规范

合同评审及签署流程规范一、适用业务范围本规范适用于公司各类对外经济合同的评审、签署及归档管理，涵盖但不限于：采购合同（原材料、设备、服务等）、销售合同（产品、服务交付）、合作合同（联合研发、市场推广）、租赁合同（场地、设备）、委托合同（技术服务、咨询）等。凡涉及公司权利义务、成本支出、收益获取的对外书面协议，均需按本流程执行。二、详细操作步骤（一）合同需求发起发起主体：业务部门（如销售部、采购部、项目部）根据业务需求，填写《合同需求发起表》，明确以下信息：合同相对方名称、合作背景、合作期限；合同标的（产品/服务名称、规格、数量、质量标准）；核心商务条款（金额、付款方式、交付节点、验收标准）；特殊要求（如保密条款、违约责任、知识产权归属）。提交审批：需求部门负责人对《合同需求发起表》进行初审，确认需求合理性和必要性后，提交至法务部门及财务部门备案。（二）合同文本起草起草责任：由业务部门牵头，根据《合同需求发起表》内容起草合同文本；涉及重大或复杂合同的（如金额超50万元、涉外合作），需法务部门提前介入，提供起草指导。文本规范：合同文本需包含以下核心要素，且条款表述清晰、无歧义：双方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式）；标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式；权利义务、违约责任、争议解决方式（优先约定公司所在地法院诉讼）；合同生效条件、附件清单（如技术协议、验收标准）。（三）内部多维度评审评审组织：法务部门牵头，组织业务部门、财务部门、相关技术部门（如需）召开合同评审会，或采取逐级会签方式完成评审。评审分工及要点：业务部门：审核合作内容与需求一致性、交付可行性、商务条款（如付款节点与业务进度匹配度）；财务部门：审核金额准确性、付款方式对公司现金流的影响、发票类型及税务合规性；法务部门：审核主体资格（对方需提供营业执照复印件及授权委托书）、条款合法性（避免无效条款）、权责对等性（违约责任是否覆盖风险）、知识产权及保密条款完备性；技术部门（如需）：审核技术参数、验收标准、服务支持方案的可行性。评审输出：评审人需在《合同评审表》中明确填写“同意”“修改后同意”或“不同意”，并注明具体意见；存在修改意见的，业务部门需根据意见调整文本后再次提交评审，直至达成一致。（四）合同对方确认文本送达：内部评审通过后，业务部门将最终版合同文本正式送达对方（可采用邮件、纸质文件邮寄或当面交付），并留存送达凭证（如签收记录、邮件发送截图）。对方反馈：及时与对方沟通，确认其对合同条款的接受度；对方提出修改意见的，业务部门需评估影响，若涉及重大条款变更（如金额、核心权利义务），需重新启动内部评审流程。确认一致：双方就合同条款达成完全一致后，由对方授权代表签字并加盖公司公章（合同专用章），保证签字人身份与授权委托书一致。（五）合同正式签署签署方式：纸质合同：一式两份或三份（根据对方要求及公司存档需要），双方各执一份（或公司留存两份，对方一份），骑缝章加盖于合同文本侧面；电子合同：通过合法第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署过程符合《电子签名法》要求，具有法律效力的电子合同文本。签署权限：金额10万元以下：业务部门负责人签署；金额10万-50万元：分管副总签署；金额50万元以上：总经理签署。签署存档：合同签署完成后，原件由行政部统一归档，业务部门可留存复印件或扫描件备查。（六）合同归档管理归档时限：合同签署后3个工作日内，业务部门将合同文本、评审记录、对方资质文件（营业执照、授权委托书等）、签署凭证等资料整理完整，提交至行政部。归档编号：行政部按“年份-部门-合同类型-序号”规则对合同进行编号（如“2024-采-购-001”），登记《合同归档登记表》，保证每份合同可追溯。保管期限：合同保管期限一般为合同履行完毕后5年；涉及知识产权、争议解决的合同，保管期限延长至10年或至争议解决完毕。三、常用模板清单（一）合同需求发起表序号需求部门合同类型相对方名称合作期限标的描述金额（元）核心要求申请人日期1采购部采购合同科技有限公司2024.1.1-2024.12.31采购服务器10台，配置：IntelXeonE5-2680v4/64GB内存/2TBSSD500,000需含3年质保，7*24小时售后响应张*2023.12.15（二）合同评审表合同名称评审环节评审部门/人评审内容评审意见评审时间服务器采购合同商务条款采购部*交付时间：2024.1.15前；付款方式：签约付30%，到货付60%，质保期满付10%同意2023.12.18服务器采购合同法律条款法务部*第10条违约责任：逾期交货按日0.05%违约金，需补充“上限不超过合同总额10%”修改后同意，补充违约金上限条款2023.12.19服务器采购合同财务条款财务部*付款方式符合财务制度，需明确发票类型为“增值税专用发票”同意，补充发票要求2023.12.20（三）合同归档登记表归档编号合同名称签署日期签署双方金额（元）归档部门经办人存档位置归档日期2024-采-购-001服务器采购合同2024.1.5采购部-科技500,000行政部李*A-2024-0012024.1.8四、关键风险提示条款严谨性：避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金额、数量、日期等需明确具体；违约责任需对应实际损失，避免“违约方承担一切责任”等无效条款。主体资格审核：对方为企业的，需核实营业执照复印件（加盖公章）是否在有效期内，经营范围是否包含合作内容；对方为自然人的，需核实证件号码原件及复印件。评审完整性：严禁未经评审直接签署合同，或绕过法务/财务部门评审；紧急业务需经分管副总特批后，最迟在签署后24小