合同审查与管理标准化作业手册

合同审查与管理标准化作业手册手册前言本手册旨在规范企业合同全生命周期管理流程，明确各环节责任主体与操作标准，降低合同法律风险，保障企业合法权益，提升合同管理效率。手册适用于企业内部法务部门、业务部门、行政管理部门及相关岗位人员，覆盖合同从起草、审查、签署、履行到归档的全流程管理场景。一、适用场景与范围本手册适用于企业各类经营合同的标准化管理，包括但不限于：采购合同：原材料、设备、服务等采购类合同；销售合同：产品、服务销售类合同；服务合同：咨询、外包、技术服务类合同；合作合同：联营、代理、合作开发类合同；劳动合同：员工录用、变更、解除类合同（需结合人力资源专项制度）；其他合同：租赁、知识产权、保密等与企业经营相关的各类协议。适用对象：企业法务专员、业务部门负责人、合同管理员、授权签署代表及其他参与合同管理的人员。二、合同全生命周期标准化操作流程（一）合同起草阶段责任主体：业务部门（发起方）、法务部门（支持）操作步骤：需求确认：业务部门根据合作需求，明确合同主体、标的、权利义务、价款、履行期限等核心要素，填写《合同需求确认表》（见附件1），经部门负责人*经理审批后启动起草。模板选用：优先使用企业标准化合同模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》），无模板时由业务部门结合实际需求起草，法务部门提供格式支持。内容起草：合同内容需包含以下核心条款：合同主体（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表信息）；合同标的（名称、规格、型号、数量、质量标准等）；权利义务（双方主要权利、履行方式、地点、期限）；价款及支付方式（金额、币种、支付条件、账户信息、发票要求）；违约责任（违约情形、违约金计算方式、救济措施）；争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖机构）；保密条款（保密范围、期限、违约责任）；合同生效条件（签字盖章、审批完成后生效等）。内部初审：业务部门负责人*经理对合同内容的完整性、业务合理性进行初审，重点核对需求与条款的一致性，形成《合同内部初审记录》。输出成果：合同初稿、《合同需求确认表》、《合同内部初审记录》。（二）合同审查阶段责任主体：法务部门（主导）、业务部门（配合）、财务部门（涉及价款时）操作步骤：接收审查：业务部门将合同初稿及相关附件（如需求确认表、技术参数表）提交至法务部门，填写《合同审查申请表》（见附件2），明确审查重点（如法律风险、商务条款）。专业审查：法务部门根据《合同审查清单》（见附件3）逐项审查，重点包括：主体资格：对方营业执照、经营范围、资质证书（如行业许可证）、授权委托书（签署人是否为授权代表）；条款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效条款；权利义务对等性：双方权利义务是否明确、平衡，是否存在单方义务过重条款；风险点识别：违约责任是否明确、可执行，争议解决方式是否约定清晰，知识产权归属是否明确；商务条款：价款、支付方式、履行期限是否与业务需求一致，是否包含成本控制条款。跨部门会签：财务部门审查价款支付方式、税务处理、发票要求等财务合规性；技术部门（如涉及）审查技术参数、服务标准、验收标准等技术条款；业务部门确认审查意见是否影响核心需求，必要时提供补充说明。出具审查意见：法务部门汇总各部门意见，形成《合同审查意见表》（见附件4），明确“通过”“修改后通过”“不通过”及具体修改建议，反馈至业务部门。输出成果：《合同审查意见表》（含各部门会签意见）。（三）合同修订与确认阶段责任主体：业务部门（修订）、法务部门（复核）操作步骤：修订执行：业务部门根据《合同审查意见表》修订合同内容，重大修改需与法务部门沟通确认；无法达成一致的，由分管领导*总协调解决。最终复核：法务部门对修订后的合同进行最终复核，保证审查意见全部落实，形成《合同复核确认记录》。版本锁定：复核通过后，锁定合同最终版本，标注“V1.0最终版”，禁止未经授权的修改。输出成果：合同最终版、《合同复核确认记录》。（四）合同签署阶段责任主体：授权签署代表、行政管理部门（盖章管理）操作步骤：签署授权：由企业法定代表人或其书面授权的签署代表（需附《授权委托书》）签署合同，签署人需核对合同文本与最终版一致。盖章管理：行政管理部门核对签署人身份及授权范围，确认无误后加盖企业公章或合同专用章；合同文本为多页的，需加盖骑缝章；签署完成后，行政管理部门留存1份原件，业务部门领取其余原件。分发归档：业务部门在签署后2个工作日内将合同原件分送至法务部门、财务部门、档案管理部门，并填写《合同分发记录表》（见附件5）。输出成果：签署完成的合同原件、《授权委托书》（如需）、《合同分发记录表》。（五）合同履行与跟踪阶段责任主体：业务部门（主导）、法务部门（支持）、财务部门（支付管理）操作步骤：履行计划：业务部门根据合同约定制定《合同履行计划表》（见附件6），明确各阶段履行内容、时间节点、负责人，报*经理审批后执行。进度跟踪：业务部门按履行计划定期跟踪履约情况（如交付进度、质量验收、款项支付），填写《合同履行跟踪表》（见附件7），每周向法务部门同步履行状态。风险预警：出现履行异常（如对方延迟交付、质量不达标、支付逾期）时，业务部门需在24小时内启动风险预警，填写《合同风险预警表》（见附件8），说明异常情况、原因及初步处理建议，报法务部门评估。争议处理：发生合同纠纷时，业务部门与法务部门共同制定《争议处理方案》，协商、仲裁或诉讼，并留存相关证据（函件、会议记录、裁决书等）。输出成果：《合同履行计划表》、《合同履行跟踪表》、《合同风险预警表》（如需）、《争议处理方案》（如需）。（六）合同变更与解除阶段责任主体：业务部门（发起）、法务部门（审查）、分管领导（审批）操作步骤：变更申请：因市场变化、需求调整等原因需变更合同时业务部门提交《合同变更申请表》（见附件9），说明变更内容、原因及影响。变更审查：法务部门审查变更条款的合法性、合理性，保证变更后权利义务对等，形成《合同变更审查意见》。签署确认：变更经双方协商一致并签署《合同变更协议》（需加盖公章），原合同相关条款以变更协议为准。解除程序：需解除合同时业务部门提出解除理由（如对方违约、不可抗力），法务部门审查解除条件是否成就，经分管领导*总审批后，向对方发出《合同解除通知书》，明确解除日期及后续处理事宜（如款项结算、物品返还）。输出成果：《合同变更申请表》、《合同变更协议》（如需）、《合同解除通知书》（如需）。（七）合同归档阶段责任主体：合同管理员、档案管理部门操作步骤：资料整理：合同履行完毕或解除后，业务部门整理合同全过程资料（包括初稿、审查意见、签署件、履行记录、变更/解除协议、争议文件等），交至合同管理员。归档登记：合同管理员核对资料完整性，填写《合同归档清单》（见附件10），标注合同编号、名称、签署日期、保管期限、存放位置等信息，提交档案管理部门。电子归档：将合同文本及附件扫描存入企业合同管理系统，保证电子档案与纸质档案一致，设置查阅权限（仅授权人员可访问）。保管期限：根据合同类型及法律法规要求确定保管期限（如采购合同保管期限不少于5年，劳动合同保管期限至员工离职后2年），到期前由档案管理部门鉴定处理。输出成果：《合同归档清单》、电子档案、纸质档案。三、常用工具模板附件1：合同需求确认表合同编号合同名称发起部门发起人日期需求内容合同主体甲方：__________；乙方：__________标的描述名称、规格、数量、质量标准等：__________价款及支付金额：__________；支付方式：__________；账户信息：__________履行期限开始时间：__________；结束时间：__________其他特殊要求部门负责人意见签字：__________；日期：__________附件2：合同审查申请表合同编号合同名称申请部门申请人日期审查重点（可多选）□主体资格□条款合法性□权利义务□价款支付□违约责任□其他：__________合同背景说明附件清单□合同初稿□需求确认表□技术参数表□其他：__________申请部门意见签字：__________；日期：__________附件3：合同审查清单审查大类审查项目审查标准审查结果（合格/不合格/需修改）修改意见审查人日期主体资格营业执照在有效期内，经营范围涵盖合同标的授权委托书签署人是否为授权代表，授权范围是否明确标的条款数量、质量明确具体，符合业务需求及国家标准履行方式时间、地点、方式清晰可执行权利义务双方权利权利内容明确，无模糊表述履行义务义务与权利对等，责任边界清晰价款支付金额、币种与合同约定一致，大写小写一致支付条件条件明确（如验收合格后支付）违约责任违约情形列明常见违约情形（如延迟交付、质量不达标）违约金计算方式合理，不超过法定上限争议解决方式协商、仲裁/诉讼明确，管辖机构清晰其他条款保密条款范围、期限、违约责任明确生效条件签字盖章/审批完成后生效附件4：合同审查意见表合同编号合同名称审查部门法务专员日期审查结论□通过□修改后通过□不通过审查意见明细会签部门意见财务部门：__________（签字/日期）技术部门：__________（签字/日期）业务部门：__________（签字/日期）附件5：合同分发记录表合同编号合同名称签署日期分送部门份数领取人领取日期备注法务部门*法务财务部门*财务业务部门*业务档案管理部门*档案附件6：合同履行计划表合同编号合同名称履行阶段履行内容时间节点负责人完成状态（未开始/进行中/已完成）备注第一阶段交付货物202X–*业务第二阶段验收合格202X–*技术第三阶段支付尾款202X–*财务附件7：合同履行跟踪表合同编号合同名称跟踪日期履行阶段履行内容进度描述异常情况（无则填“无”）负责人202X–第一阶段交付货物已完成90%，剩余10预计明日交付无*业务202X–第二阶段验收合格待对方提供检测报告对方报告延迟，预计延迟3天*技术附件8：合同风险预警表合同编号合同名称风险类型风险描述发生时间影响程度（低/中/高）初步处理建议负责人日期履行延迟乙方延迟交付5天，影响生产计划202X–高发出催告函，要求3日内交付，否则承担违约责任*业务202X–附件9：合同变更申请表合同编号合同名称变更原因变更内容摘要申请部门申请人日期市场需求调整增加服务内容，价款增加10%销售部*销售202X–变更明细法务审查意见分管领导审批附件10：合同归档清单合同编号合同名称签署日期归档日期保管期限存放位置档案管理员备注CG2023001采购合同2023-01-152023-01-205年档案室-01柜*档案含附件3份CG2023002销售合同2023-02-102023-02-155年档案室-02柜*档案含变更协议1份四、关键注意事项与风险提示（一）合同签订前审查重点主体资格审查：务必核实对方营业执照、经营范围、资质证书（如安全生产许可证、ISO认证等），禁止与无资质主体签订合同；对方为自然人的，需核实证件号码件及民事行为能力。条款完整性：避免遗漏核心条款（如违约责任、争议解决），口头约定需形成书面补充协议，防止“口头协议”纠纷。风险点识别：对格式条款（如“最终解释权归甲方”）需重点关注，避免显失公平；对“不可抗力”“情势变更”等条款需明确定义及处理流程。（二）合同履行中监控要点履约进度跟踪：业务部门需定期（每周/每月）跟踪履行情况，保证“按约履行”，避免因延迟履约构成违约。对方信用监控：关注对方经营状况变化（如涉诉、失信、停产），出现异常时及时启动风险预警，降低履约不能的风险。证据留存：履行过程中的重要沟通（如邮件、函件、会议记录）、验收凭证、付款凭证等需妥善保存，保证争议发生时“有据可查”。（三）合同归档管理要求同步归档：纸质合同与电子档案需同步归档，保证内容一致，避免“归档缺失”。保密管理：合同内容涉及商业秘密的，需设置查阅权限，禁止无关人员泄露；电子档案需加密存储，定期备份。定期清理：对到期档案需按企业档案管理制度鉴定处理，销毁时需履行审批程序，保证“