合同管理标准化流程及审核表模板

合同管理标准化流程及审核表模板一、模板适用范围二、合同管理全流程操作指引（一）合同发起与准备需求明确：业务部门根据合作需求，明确合同标的、数量、质量标准、履行期限、付款方式等核心要素，形成《合同需求说明书》（可作为附件）。资料收集：收集合作方主体资格证明材料，包括但不限于营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明、授权委托书（若由代理人签署）、相关资质证书（如行业许可证、认证证书等），保证合作方具备履约能力。合同起草：业务部门根据需求及合作方资料，参照企业《合同示范文本》（若有）起草合同。合同内容应包括：双方主体信息、合同标的、权利义务条款、价款及支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式、保密条款、生效条件等核心条款。（二）部门内部初审业务部门审核：业务部门负责人对合同内容的真实性、完整性、可行性进行审核，重点核对合作方信息与收集的资料是否一致，合同条款是否符合业务需求，履约风险是否可控。资料完整性检查：保证合同附件（如技术协议、验收标准、报价单等）齐全，且与主合同内容无冲突。（三）跨部门协同审核法务部门审核：审核合同主体合法性（合作方是否为依法设立、存续的企业）；审核条款合规性（是否违反法律法规、行业规范及企业内部制度）；审核权利义务对等性（是否存在单方面加重企业责任或减轻合作方责任的条款）；审核违约责任明确性（违约情形、违约金计算方式是否具体可操作）；审核争议解决方式（约定管辖法院/仲裁机构是否明确、有效）。财务部门审核：审核合同金额的准确性及是否符合预算；审核付款方式、进度、条件是否合理，是否符合企业资金管理规定；审核涉税条款（发票类型、税率、开具时间等）是否合规；评估合作方信用状况，必要时要求提供担保措施。其他专项审核：涉及技术开发的合同，需技术部门审核技术标准、研发周期、成果归属等条款；涉及保密信息的合同，需信息安全部门审核保密范围、期限及违约责任。（四）合同修订与确认意见反馈与修改：各审核部门提出书面修改意见（可在审核表中“审核意见”栏填写），业务部门根据意见组织修订，保证所有问题闭环解决。若存在重大分歧，由法务部门牵头协调，必要时提交分管领导裁定。最终稿确认：修订完成后，由业务部门汇总各审核部门意见，形成《合同审核意见汇总表》（可作为附件），与合同最终稿一并提交下一步审批。（五）合同签署与用印审批流程：根据合同金额及重要性，履行相应管理层级审批（如：10万元以下由部门负责人审批；10万-50万元由分管领导审批；50万元以上由总经理审批）。签署规范：合同文本需双方法定代表人或授权代理人签字并加盖公章（合同专用章）。授权代理人签署的，需提供授权委托书原件，且授权范围不得超越代理权限。用印管理：审批通过后，由行政部（或指定用印管理部门）核对合同内容与审批材料一致后加盖公章，严格执行“审批-用印登记”制度，保证用印轨迹可追溯。（六）合同归档与管理编号与登记：签署完成的合同由行政部统一编号（格式：年份-合同类型-流水号，如“2024-采-001”），并在《合同登记台账》中记录合同名称、编号、双方主体、签署日期、金额、履行期限、归档日期等信息。归档范围：合同文本（含附件）、审批材料（需求说明书、审核表、汇总表等）、合作方主体资格证明、授权委托书、补充协议、履行过程中的重要函件（如验收报告、付款凭证等）。归档要求：纸质合同文本一式两份（或按合作方要求份数），正本由行政部归档保存，副本交业务部门或财务部门留存；电子版合同同步存储至企业指定服务器，保证数据安全。查阅与借阅：合同查阅需经部门负责人同意，借阅需办理登记手续，借阅期限不超过3个工作日，严禁涂改、损毁或外泄合同内容。三、合同管理审核表模板合同管理审核表基本信息合同名称合同编号（由行政部填写）发起部门业务负责人*经理合作方名称合作方类型□企业□事业单位□其他组织□个人合同金额（元）大写：________________________小写：________________________合同履行期限自_年_月_日至_年_月_日拟签署日期____年_月_日审核环节审核内容审核标准审核意见（请勾选并填写说明）审核人日期业务部门初审需求真实性、资料完整性、条款可行性符合业务需求，资料齐全，无重大履约风险□通过□不通过（说明：________________________）*经理____年__月__日法务部门审核主体合法性、条款合规性、权利义务对等性、违约责任明确性符合法律法规及企业制度，无法律风险，条款公平合理□通过□不通过（说明：________________________）*法务____年__月__日财务部门审核金额准确性、预算符合性、付款方式合理性、涉税条款合规性金额无误，符合预算，付款方式可控，税务处理合规□通过□不通过（说明：________________________）*财务____年__月__日其他部门审核（如技术/信息安全部门）专项条款审核符合专业管理要求，无技术或安全风险□通过□不通过（说明：________________________）*负责人____年__月__日分管领导审批合同整体风险、审批流程合规性风险可控，符合企业战略及管理要求□同意□不同意（说明：________________________）*总经办____年__月__日总经理审批（50万元以上/重大合同）重大事项决策符合企业利益，决策程序合规□批准□不批准（说明：________________________）*总经理____年__月__日备注说明1.合同附件清单：_________________________________________2.其他需说明事项：_________________________________________用印登记用印日期：____年_月日用印人：_____________用印份数：____份归档信息归档日期：____年_月日归档人：_____________档案编号：______四、使用过程中的关键提示合同主体审核：合作方为企业的，需核实其营业执照（最新年检版本）、经营范围、注册资本及实际履约能力；为个人的，需核实证件号码件及民事行为能力，必要时要求提供担保。核心条款明确性：合同标的、数量、质量标准、价款、履行期限、违约责任等条款需具体、可量化，避免使用“大约”“合理”等模糊表述；争议解决方式应明确约定“由甲方所在地有管辖权的人民法院管辖”或具体仲裁机构。审核时限管理：各部门应在收到合同后2个工作日内完成审核，紧急合同可缩短时限，