采购合同审核清单模板合规性风险评估

采购合同审核清单模板合规性风险评估工具一、适用情境与业务背景在企业采购管理中，合同是明确双方权利义务、防范法律与合规风险的核心载体。为规范采购合同审核流程，保证合同内容符合国家法律法规、行业监管要求及企业内部管理制度，特制定本合规性风险评估工具。本工具适用于企业采购部门、法务部门、审计部门及相关业务单元，在采购合同签订前对合同条款进行全面合规性审查与风险评估，有效预防合同履行过程中的纠纷、违约及监管处罚，保障企业采购活动的合法性与安全性。具体应用场景包括：新供应商合作前的合同条款审核；大额采购或战略采购项目的合同合规评估；合同变更、续签或补充协议的合规性审查；涉及跨境采购、特殊行业（如医药、能源等）的专项合同审核；企业内部审计或合规检查中合同风险的排查与整改。二、标准化操作流程本工具遵循“准备-核对-评估-整改-复核-输出”的闭环流程，保证审核工作全面、准确、高效。具体操作步骤步骤一：审核资料准备收集基础文件：获取待审核的采购合同草案（含所有附件）、招投标文件（若有）、供应商资质文件（如营业执照、相关行业许可证、法定代表人证件号码明等）、企业内部采购管理制度、该类合同的历史审核记录及风险案例（参考用）。明确审核依据：梳理审核适用的法律法规（如《_________民法典》《_________招标投标法》等）、行业监管规定（如采购相关办法、特定行业的安全标准等）及企业内部制度（如《采购管理办法》《合同管理规范》等）。组建审核小组：根据合同重要性级别，由采购负责人（）、法务专员（）、财务专员（）、业务部门代表（）组成跨部门审核小组，明确各成员职责（如采购部门负责条款与业务需求匹配性，法务负责法律合规性，财务负责付款与税务条款）。步骤二：合同基础信息核对对合同的核心要素进行初步校验，保证基础信息准确无误，避免因基础错误导致后续合规风险。重点关注：合同主体：供应商名称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址等信息与资质文件是否一致；采购方名称、是否具备签约主体资格（如分公司签约是否经总公司授权）。合同标的：标的物名称、规格、型号、数量、质量标准等是否与采购订单、招投标文件一致，是否存在模糊描述（如“同类产品”未明确品牌、型号）。合同金额：合同总价、分项报价、计价货币（如涉及跨境采购）、价格调整机制（如浮动价格是否明确调整公式与触发条件）是否清晰，是否符合企业预算审批流程。签约主体信息：合同签字人是否为法定代表人或合法授权代理人，授权委托书是否在有效期内且授权范围与合同内容一致。步骤三：合规性风险评估分级基于审核依据，对合同条款逐项进行合规性审查，识别潜在风险并评估风险等级（高/中/低）。评估维度及标准风险维度评估要点风险等级判断标准法律合规性-条款是否违反法律强制性规定（如“霸王条款”）；-约定争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确且有效；-知识产权、保密条款是否符合相关法律法规。高：直接违反法律强制性规定，可能导致合同无效或承担行政处罚；中：存在法律歧义或约定不明确，可能增加纠纷风险；低：条款合法但表述可优化，不影响合同效力。财务合规性-付款条件、付款方式、发票要求（如“合规增值税发票”）是否符合企业财务制度与税务规定；-履约保证金、质保金比例及退还条款是否合理；-是否存在“预付款比例过高且无担保”等资金风险。高：违反财务或税务规定，可能导致企业资金损失或税务处罚；中：付款条件与业务流程不匹配，可能影响资金周转；低：条款合规但需补充财务流程说明。运营合规性-履行期限、交付地点、运输方式是否符合采购计划与仓储能力；-违约责任是否对等（如双方违约责任是否均等约定），是否存在“供应商违约责任过轻、采购方违约责任过重”的不平等条款；-不可抗力条款是否明确范围与处理流程。高：可能导致合同无法正常履行或企业承担不合理的运营损失；中：履行条件与实际需求存在偏差，需补充约定；低：条款合理但需细化操作细节。特殊行业合规性（如适用）是否涉及行业特殊要求（如医药行业的GSP认证、能源行业的安全生产许可等）；-是否符合行业监管部门的备案或审批要求。高：缺少行业资质或许可，可能导致合同无效或被监管部门查处；中：行业资质需补充但可通过整改完善；低：行业资质齐全，仅需记录备案信息。步骤四：问题整改与复核输出风险清单：对评估出的“高”“中”风险条款，详细记录问题描述、风险点、违反的审核依据及整改建议，形成《合同合规性风险评估问题清单》。督促整改落实：将问题清单反馈至合同起草方（如采购部门或供应商），要求限期整改。整改方式包括：修改条款、补充附件、提供补充资质等。复核整改结果：整改完成后，审核小组对修改内容进行复核，确认高风险条款已消除、中风险条款有效控制后，进入下一步流程；若整改未达标，需重新发起整改直至符合要求。步骤五：审核结论输出与归档出具审核意见：根据最终风险评估结果，出具“同意签署”“附条件同意签署”（需完成整改后再次审核）、“不同意签署”（存在重大合规风险且无法整改）的明确意见，并附审核说明。记录存档：将审核完成的合同草案、风险评估问题清单、审核意见书、整改记录等资料整理归档，存档期限不少于合同履行终止后3年，保证可追溯性。三、合规性审核评估表（模板）审核项目审核要点风险等级（高/中/低）问题描述整改建议复核结果（通过/不通过）合同主体供应商营业执照是否在有效期内，经营范围是否包含标的物；采购方是否具备签约资格（如分公司需授权）。-供应商营业执照有效期届满未年检。要求供应商提供年检后的新营业执照，并确认经营范围覆盖本次采购标的。-合同标的标的物名称、规格、型号是否与采购订单一致；质量标准是否明确（如国家标准、行业标准或双方约定标准）。中合同中仅约定“符合行业标准”，未明确具体标准编号。补充约定所依据的行业标准编号（如“GB/T19001-2016”），或双方签字确认的质量技术附件。通过价格与支付合同总价是否与招投标文件一致；付款条件是否明确（如“验收合格后30日内支付”）；是否约定“合规增值税发票”。高付款条件为“项目完成后支付”，未明确验收节点；未约定发票类型与税率。修改付款条件为“验收合格且收到增值税专用发票后30日内支付”，明确发票类型为“增值税专用发票”，税率为X%。通过履行与交付交付期限是否合理；交付地点是否明确（如“采购方指定仓库”）；运输费用承担方是否约定清晰。中交付地点约定为“供应商所在地”，未明确运输费用承担方。补充约定“运输费用由采购方承担”，或明确“交付地点为采购方指定仓库，运输费用由供应商承担”。通过违约责任双方违约责任是否对等；是否明确违约金计算方式；供应商逾期交付的违约责任是否与采购方逾期付款的责任不对等。高仅约定供应商逾期交付需支付违约金，未约定采购方逾期付款的责任；违约金计算方式不明确（如“按日支付违约金”未明确比例）。补充采购方逾期付款的违约责任条款（如“按应付未付金额的0.05%/日支付违约金”）；明确供应商逾期交付违约金为“合同总额的X%/日”。不通过（需再次整改）争议解决争议解决方式是否明确（诉讼/仲裁）；管辖法院/仲裁机构是否约定清晰（如“由采购方所在地人民法院管辖”）。低争议解决方式约定为“协商解决”，未约定协商不成后的处理方式。补充“协商不成的，任何一方均可向采购方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼”。通过特殊条款（如涉及）保密条款是否明保证密范围与期限；知识产权归属是否清晰；不可抗力条款是否明确范围与通知义务。中保密条款未约定保密期限，仅约定“合同有效期内”。补充保密期限为“合同终止后5年内”，或明确“保密期限为X年”。通过四、关键风险提示与执行要点动态更新审核依据：法律法规、行业监管要求及企业内部制度可能发生变化，需每季度更新审核依据清单，保证风险评估的时效性。关注高风险条款：对“法律合规性”中的“违反强制性规定”“财务合规性”中的“资金安全风险”“运营合规性”中的“违约责任不对等”等高风险条款，实行“一票否决”，必须整改通过后方可签署。跨部门协作机制：审核小组需定期召开沟通会，对复杂或争议条款共同商议，避免单一部门视角局限；重大风险（如涉及金额超年度采购预算10%以上）需上报企业分管领导审批。供应商资质动态管理：对于长期合作的供应商，需在合同中约定“资质持续有效”条款，要求供应商定期