《办公室实务-2024》课件-会务办理：任务二会中服务

办公室实务任务二

会中服务1.会议值班、会议安保与服务项目三 会务办理会务办理学习任务会前筹备会中服务会后落实会中服务内容会议值班会议安保和会议服务做好会议记录编写会议简报01会议值班会议值班一、会议值班的内容和意义1.会议值班的内容值班电话记录。值班接待记录。值班日记。做好信息传递。2.会议值班的意义会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行。会议值班二、会议值班工作任务在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。要加强与会议无关人员出入会场的控制。要有公司和各部门领导的联络方式，有问题及时与之联络、请示。要备有设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。做好会议期间各项活动与各种问题的协调工作。必要时，应建立主管领导带班制度。02会议安保和会议服务中华人民共和国国务院令第505号《大型群众性活动安全管理条例》已经2007年8月29日国务院第190次常务会议通过，现予公布，自2007年10月1日起施行。对于大型会议，通知信访部门，协调公安机关和交警部门做好会场警卫及交通疏导工作，防止会议过程中出现意外情况。在会场周边设置明显的交通指示标志，安排专人负责指挥交通，确保参会车辆能够有序停放和通行，避免交通拥堵。会议安保和交通疏导会议服务会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人的确认。案例分析

1把发言人员服务好省里召开某项重点工作的经验交流会，按照议程，共有5名代表上台发言。会议过程中，一个发言人到会场外接了个电话，而按照顺序，下一个就轮到他了，结果这个电话讲了很长时间，上一位同志发言完毕回到座位上，主持人说“请××单位的张××上台和大家交流”时，他还没有回来，会场陷入令人尴尬的宁静。会务人员赶紧跑出去提醒，他才慌慌张张跑回会场。案例分析2某公司定于2023年12月15日在上海召开为期三天的新产品推介会，邀请国内外十几家合作企业公司的管理人员和技术人员六十多人参加。秘书小张负责接站和报到工作，但因为客人数量较多，出行方式多元，她又缺乏会务服务经验，使部分与会者没能找到接站处，费了半天周折才找会议报到地点，因而损害到公司形象。分析以上两个案例，思考问题：会中服务应该做好哪些工作？如何避免错误的发生？分析以上两个案例，思考问题：会中服务应该做好哪些工作？如何避免错误的发生？任务二

会中服务2.会议记录和会议简报项目三 会务办理会务办理学习任务会前筹备会中服务会后落实办会疏忽酿大错某日，单位召开年度工作会议。会议颁奖仪式需播放背景音乐，办公室主任将这一任务交给了我。前一天下午，我将一盘事先准备好的光盘放入播放机，播放音乐进行调试，自认为万无一失。然而会议当天，当颁奖仪式开始时，耳边响起了一首与会议氛围极不协调的流行音乐，引起参会人员的哄堂大笑。我马上意识到出错了，急忙跑到播放室，手忙脚乱地调换音乐。原来，会前有人在没有告知办公室工作人员的情况下，为了欣赏其他音乐调换了光盘，事后也没有将光盘及时退出。由于疏忽，会前没有对播放机里的光盘进行检查，等到播放背景音乐时，才发现出了大错，但为时已晚。任务导入问题与思考：会中服务需要做好哪些工作呢？会中服务内容会议值班会议安保和会议服务做好会议记录编写会议简报01会议记录快速及时清楚>准确>完整>突出重点名称、时间、地点、主持人、出席人、记录者、发言和动态、最终结果等速度要求真实性要求资料性要求会议记录写作要求会议记录模版02会议简报会议简报会议简报是会议期间为反映会议进展情况、会议发言中的意见和建议、会议议决事项等内容而编写的简报。会议简报是较大型和重要的会议用来专门报道、交流会议重要内容、进展情况，反映与会人员意见和建议的一种文字形式，能起到引导会议健康发展的作用。报头报身报尾123会议简报写作格式和要求会议简报由报头、报身(正文)、报尾三部分构成报头会议简报报头有一套专门设计的固定版式。正中用醒目大字标明简报名称，报名下面要标明编印机关、印发日期、编号。简报名称可由会议名称和文种类别(简报)组成，有的只标“会议简报”字样。编号常用括号标在标题正下方靠近标题的地方。报身报身又称正文，是会议简报的主体。会议简报正文的写法，要根据具体情况来定，通常有以下三种：综述法。由编者采集各方面的言论、意见加以概括而成，相当于一份会议的综合报道，将会议的进程、出席情况、会议的发言和议程～一摄人，