合同文本制作与审批工具

合同文本制作与审批工具使用指南一、适用业务场景本工具适用于企业各类合同文本的规范化制作与全流程审批管理，覆盖以下典型场景：采购合作：与供应商签订原材料采购、设备采购等合同，明确数量、价格、交付标准及质量要求；服务外包：委托第三方提供技术服务、营销推广、人力资源外包等服务，约定服务范围、交付周期及验收方式；业务合作：与合作伙伴开展项目联合开发、市场推广等合作，划分权责利及收益分配机制；资产租赁：签订办公场地、生产设备等租赁合同，约定租赁期限、租金支付及维护责任；劳动合同：与员工签订劳动合同及补充协议，明确岗位职责、薪酬福利及保密义务。二、操作流程详解（一）需求发起与材料准备提交需求申请：业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》，注明合同类型、合作方主体信息、核心需求（如标的、金额、履行期限）及特殊条款要求（如保密、违约责任）。材料清单整理：需同步提供以下材料，保证信息完整：合作方主体资格证明（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明）；前期沟通记录（如会议纪要、邮件往来），明确合作关键条款；涉及技术、财务等专业内容的附件（如技术参数表、报价单）。（二）合同模板选择模板库匹配：从企业标准化模板库中选择对应合同类型（如“采购合同模板”“服务合同模板”），优先使用已通过法务审核的范本，保证条款合规性。模板调整说明：若需修改模板条款（如增加特殊约定、调整付款周期），需在《模板变更申请表》中详细说明变更理由及法律依据，由法务部门预审通过后方可使用。（三）核心条款填写根据模板要求，准确填写以下核心内容，保证信息真实、无歧义：条款类别填写要点双方主体信息甲方（企业方）：名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人；乙方（合作方）：名称、信用代码、地址、联系人及联系方式（禁止填写私人电话）。合同标的明确标的物名称、规格型号、数量（或服务内容、范围），技术参数需引用附件标准。金额与支付合同总金额（大小写一致）、币种、付款方式（如分期支付、里程碑支付）、账户信息（开户行、户名、账号，需与合同主体一致）。履行期限与方式标的交付/服务开始时间、截止时间，交付地点、验收标准及流程（如“验收需由双方签字确认的《验收报告》”）。权利义务条款双方核心责任（如甲方按时付款、乙方保证质量），违约责任（如逾期付款的违约金比例、质量不达标的处理方式）。争议解决约定争议解决方式（如协商解决、提交甲方所在地人民法院诉讼），明确管辖法院。（四）内部审核流程业务部门初审：由业务负责人审核合同内容的业务可行性（如需求匹配度、成本合理性），保证条款符合部门预算及合作目标。法务部门复审：法务重点审核条款合法性（如是否符合《民法典》《招标投标法》等规定）、权利义务对等性及法律风险（如违约责任是否明确、知识产权归属是否清晰），必要时修改条款并反馈业务部门。财务部门会签：财务审核金额准确性、支付条款与企业财务制度的一致性（如发票类型、税务处理），保证资金支付合规。（五）权限审批根据合同金额及类型，按以下权限分级审批：低风险合同（金额≤10万元，如日常办公用品采购）：由业务部门负责人审批；中风险合同（10万元＜金额≤50万元，如设备采购、服务外包）：由分管副总审批；高风险合同（金额＞50万元，如重大战略合作、资产处置）：由总经理办公会审批，必要时提交董事会审议。审批通过后，《审批意见汇总表》，明确各环节审批人及意见。（六）正式签署与归档文本定稿：根据审批意见修改最终版合同，保证所有签字页信息完整（如双方名称、日期、盖章处清晰）。签署方式：纸质合同：双方加盖公章或合同专用章（骑缝章），法定代表人或授权代表人签字；电子合同：通过企业认证的电子签署平台签署，保证签署过程留痕、法律效力有效。归档管理：签署后3个工作日内，将合同正本（或电子版）提交档案管理部门归档，同步更新《合同台账》，记录合同编号、签署日期、履行期限及负责人信息。三、合同信息模板参考合同基本信息表项目填写内容合同编号按规则编制（如“采购-年份-部门序号”，例：CG-2024-001）合同名称明确合同类型及核心内容（如“XX办公设备采购合同”）签订日期年月日甲方信息名称：XX有限公司；统一社会信用代码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX；地址：XX市XX区XX路XX号乙方信息名称：XX商贸公司；统一社会信用代码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX；地址：XX市XX区XX路XX号；联系人：*经理；联系方式：公司统一客服电话合同类型□采购□服务□租赁□合作□其他（请注明）标的物/服务内容（详细描述，如“采购联想ThinkPad笔记本20台，型号为T14，配置详见附件1”）合同金额人民币（大写）：壹拾万元整；（小写）：¥100,000.00履行期限自2024年1月1日起至2024年12月31日止（或“交付日期：2024年3月31日前”）付款方式□一次性付款□分期付款（分期说明：首付款60%签约后10日内支付，余款40%验收合格后支付）违约责任“乙方逾期交付标的物，每逾期1日按合同总额的0.5%支付违约金；逾期超过15日，甲方有权解除合同”附件清单1.《设备技术参数表》；2.《报价单》（共2页）审批流程记录业务审核：经理（2024-01-05）；法务审核：法务（2024-01-08）；财务会签：财务（2024-01-09）；审批：副总（2024-01-10）签署状态□待签署□已签署□履行中□已终止四、关键注意事项条款合规性优先：所有条款不得违反法律法规及行业监管要求，涉及特许经营、国有资产处置等特殊事项的，需提前取得相关审批文件。信息准确性核查：合同主体名称、金额、日期等关键信息需与营业执照、需求申请表等材料一致，避免因笔误导致纠纷。流程完整性把控：严禁跳过审核环节直接审批，若合作方为首次合作，需增加“资信调查”环节（如通过信用中国平台查询企业信用状况）。保密义务明确：涉及商业秘密（如技术参数、客户信息）的合同，需单独设置“保密条款”