2026年电气制造公司员工档案数字化管理制度

2026年电气制造公司员工档案数字化管理制度第一章总则第一条为规范公司员工档案的数字化管理，提升档案管理效率与服务水平，保障员工档案信息的真实、完整、安全和有效利用，促进人力资源管理工作的科学化、规范化和信息化，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国个人信息保护法》、《中华人民共和国数据安全法》等国家有关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司全体在职、离职（包括但不限于辞职、辞退、退休、合同到期终止等）员工的个人档案的数字化采集、存储、管理、利用、安全及销毁等全过程。第三条员工档案数字化管理工作遵循以下基本原则：（一）真实性与完整性原则：确保数字化档案信息与纸质档案原件内容一致，全面、准确地反映员工个人情况。（二）保密性与安全性原则：严格执行保密规定，采取必要的技术和管理措施，防止档案信息泄露、损毁和丢失。（三）规范性与标准化原则：档案数字化工作应符合国家和行业相关标准，确保数据格式统一、规范，便于长期保存和共享利用。（四）及时性与动态更新原则：员工档案信息发生变动时，应及时进行数字化更新，保证档案信息的时效性。（五）依法利用原则：档案信息的查阅、复制、传输等利用行为必须符合法律法规和公司规定，维护员工的合法权益。第四条公司人力资源部是员工档案数字化管理的归口管理部门，负责本制度的组织实施、监督检查和日常管理工作。各相关部门应配合人力资源部做好员工档案信息的收集、核实与更新工作。第二章档案数字化的范围与内容第五条员工档案数字化的范围包括但不限于以下纸质档案材料：（一）员工入职及基础信息材料：包括但不限于入职登记表、应聘申请表、身份证复印件、学历学位证书复印件、专业技术资格证书复印件、职业技能等级证书复印件、各类培训结业证书复印件、与原单位解除或终止劳动合同的证明文件等。（二）劳动合同及协议类材料：包括但不限于劳动合同书、聘用协议、岗位协议、保密协议、竞业限制协议、服务期协议、培训协议、劳动合同变更协议、续签协议、解除或终止劳动合同证明等。（三）工作表现及考核类材料：包括但不限于试用期考核表、年度绩效考核表、专项考核材料、奖惩记录、荣誉证书复印件、处分决定等。（四）薪资福利类材料：包括但不限于薪酬确认单、薪资调整审批表、社会保险及住房公积金参保缴费证明、福利发放记录等（涉及个人隐私的敏感信息应进行加密处理或脱敏展示）。（五）教育培训类材料：包括但不限于员工参加公司内外培训的申请、审批、记录、结业证书、学习心得、培训效果评估等。（六）岗位变动及职务任免类材料：包括但不限于岗位调动审批表、职务任免通知、竞聘上岗材料等。（七）离职及相关材料：包括但不限于离职申请表、工作交接清单、离职面谈记录、离职证明、竞业限制履行情况报告等。（八）其他有保存价值的材料：包括但不限于员工提出的合理化建议及采纳情况、与公司签订的其他重要协议或承诺、健康体检报告（涉及个人隐私的敏感信息应进行加密处理或脱敏展示）等。第六条对于上述范围内的电子文件，如由公司信息系统直接生成的，应确保其原始性和真实性，并按照相关规定进行归档管理。第三章档案数字化的实施与管理第七条档案数字化采集应符合以下要求：（一）扫描设备应满足档案数字化的质量要求，确保扫描图像清晰、完整，无明显偏斜、失真。（二）扫描分辨率应根据档案材料的类型和重要性合理确定，一般不低于300dpi；对于有特殊要求的材料，可适当提高分辨率。（三）扫描色彩模式一般采用彩色模式；对于黑白文本清晰的材料，可采用灰度或黑白模式。（四）扫描文件格式应统一规范，优先采用PDF格式，对于特殊格式的文件，应确保其兼容性和长期可读性。（五）扫描后的图像应进行适当的图像处理，如纠偏、去污、去噪、裁剪等，以提高图像质量，但不得对档案内容进行任何修改。第八条档案数字化加工可由公司内部指定专业人员负责，或委托具有相应资质和保密能力的第三方机构进行。委托第三方机构的，必须与其签订详细的服务协议和保密协议，明确双方的权利义务和保密责任，并对其工作过程进行监督。第九条数字化档案的命名应规范、统一，具有唯一性和可识别性，便于检索和管理。命名规则由人力资源部制定并执行。第十条数字化档案应按照档案管理的逻辑结构和分类体系进行组织和存储，建立清晰的目录结构。第十一条员工档案信息应实行动态管理。当员工个人信息发生变动时，如联系方式、婚姻状况、学历学位、资格证书等，员工应及时向人力资源部提交更新申请及相关证明材料，人力资源部审核确认后，应在[例如：三个]工作日内完成数字化档案的更新。各相关部门在工作中发现员工档案信息需要更新的，也应及时通知人力资源部。第十二条人力资源部应定期对员工档案数字化信息进行检查和核对，确保电子档案与纸质档案内容一致，信息准确无误。第四章档案数字化的利用与查询第十三条员工档案数字化信息的利用应严格遵守国家法律法规和公司保密制度，遵循“谁利用、谁负责”的原则。第十四条公司内部因工作需要查阅员工档案数字化信息的，应履行以下程序：（一）查阅人应填写《员工档案查阅申请表》，注明查阅事由、查阅范围、查阅方式（如在线浏览、下载打印等）及查阅期限，并经所在部门负责人及人力资源部负责人审批同意。（二）对于涉及员工核心隐私的敏感信息，如详细住址、家庭成员信息、银行账户信息、健康状况等，查阅权限应从严控制，通常仅限人力资源部负责人及以上级别管理人员在特定工作需要时，并经更高层级领导（如公司分管人力资源领导）审批后方可查阅，且查阅过程应有详细记录。（三）经审批同意后，查阅人应在指定的电脑终端和权限范围内进行查阅。查阅时应严格遵守操作规范，不得擅自复制、下载、传播或篡改档案信息。（四）查阅结束后，查阅人应及时退出档案管理系统，并将《员工档案查阅申请表》交人力资源部存档。第十五条员工本人因个人原因需要查阅或复制本人档案中的非涉密信息（如学历证明、工作经历证明等），应向人力资源部提出书面申请，并提供有效身份证件。人力资源部核实身份后，可根据实际情况提供相应的查阅或复制服务，但涉及公司商业秘密或其他员工隐私的信息除外。第十六条外部单位（如政府部门、司法机关、新用人单位等）因法定事由需要查阅或调取员工档案的，应持单位介绍信及相关证明文件，经公司人力资源部负责人及公司分管领导审批同意后，由人力资源部指定专人负责提供，并做好详细记录。第十七条档案数字化信息的传输应采取安全加密措施，防止在传输过程中发生泄露。第十八条任何单位和个人不得擅自扩大档案查阅范围，不得泄露、传播、篡改、损毁员工档案信息。第五章档案安全与保密第十九条公司建立健全员工档案数字化信息安全管理体系，采取必要的技术措施和管理措施，保障档案信息的安全。第二十条档案数字化管理系统应具备完善的权限管理功能，根据不同的岗位职责和工作需要，为用户分配不同的操作权限，实现对档案信息的访问控制。第二十一条档案数据应存储在安全可靠的服务器上，并建立定期备份机制，确保数据在遭受意外损失时能够及时恢复。备份数据应异地存放。第二十二条档案管理系统应具备防病毒、防入侵、防篡改等安全防护功能，定期进行安全漏洞扫描和风险评估，及时采取安全加固措施。第二十三条档案管理人员及其他有权限访问档案信息的人员，必须严格遵守保密纪律，妥善保管自己的账号和密码，不得转借他人使用。如发现账号密码泄露，应立即报告人力资源部并及时更改。第二十四条档案数字化加工场所应具备安全保密条件，非工作人员未经允许不得进入。第二十五条对于涉及员工个人敏感信息的数字化档案，应采取加密存储、访问审计等特殊保护措施。第二十六条建立档案信息安全应急处置预案，定期组织演练。如发生档案信息泄露、损毁、丢失等安全事件，应立即启动应急预案，采取补救措施，并按规定报告公司领导及相关部门。第二十七条档案管理人员调离岗位或离职时，必须严格办理档案管理工作交接手续，移交全部档案资料、管理工具及相关权限，并签订保密承诺书。第六章档案的保管期限与销毁第二十八条员工档案数字化信息的保管期限参照国家关于人事档案管理的相关规定及公司档案管理办法执行。（一）具有永久保存价值的档案，其数字化信息应永久保存。（二）具有定期保存价值的档案，其数字化信息的保存期限应与纸质档案一致。第二十九条对于达到保管期限且无继续保存价值的员工档案数字化信息，应按照以下程序进行销毁：（一）人力资源部定期对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，编制《员工档案销毁清册》。（二）《员工档案销毁清册》应报公司分管人力资源领导审批。（三）档案销毁应由两人以上负责监销，并在《员工档案销毁清册》上签字。（四）档案销毁过程应符合环保和安全要求，确保信息无法恢复。（五）《员工档案销毁清册》应作为永久保存的档案资料留存。第三十条员工离职后，其档案数字化信息仍应按照规定的保管期限进行保存。对于符合转出条件的，应按照国家有关规定及时办理档案转出手续，并保留转出记录。第七章责任与监督第三十一条人力资源部负责对公司员工档案数字化管理工作进行日常监督和检查，发现问题及时整改。第三十二条对在员工档案数字化管理工作中做出显著成绩的单位和个人，公司可给予适当表彰和奖励。第三十三条对于违反本制度规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、通报批评、经济处罚或纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）擅自涂改、伪造、损毁、丢失员工档案数字化信息的；（二）擅自提供、复制、摘抄、传播、公布员工档案数字化信息的；（三）在档案数字化采集、管理、利用过程中，因工作失职导致档案信息泄露、损毁或丢失的；（四）未按规定履行档案查阅、复制、传输等审批