电子档案管理服务合同协议

电子档案管理服务合同协议鉴于委托方（以下简称“甲方”）因业务需要，希望聘请服务商（以下简称“乙方”）提供电子档案管理服务，双方根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，本着平等、自愿、公平和诚实信用的原则，经友好协商，达成以下协议：第一条服务范围与内容1.1乙方同意根据甲方的要求，为其提供电子档案管理服务，包括但不限于电子档案的接收、整理、分类、编目、存储、备份、安全保管、利用查询、鉴定、销毁以及系统维护等技术支持服务。1.2服务对象为甲方指定范围内的，由甲方业务系统产生的电子文件及元数据，具体范围包括[请列明具体业务系统或文件类型，例如：客户关系管理系统（CRM）中的客户信息记录、企业资源计划系统（ERP）中的订单和发票数据、财务系统中生成的电子凭证等]。1.3服务流程：(1)档案接收：甲方按照约定方式（例如：通过安全的网络传输接口或加密邮件）定期（例如：每日/每周）向乙方传输需管理的电子档案及其元数据。甲方保证提供档案的格式符合国家相关标准或乙方规定的标准格式（例如：PDF/A、TIFF、Word、Excel等），并确保传输过程的安全性。(2)档案整理与分类：乙方接收档案后，将按照甲方提供的分类方案（或乙方标准方案，需事先商定）和元数据标准进行分类、排序、提取和著录必要元数据，建立档案目录。(3)档案存储与保管：乙方将接收的电子档案存储在其具备相应容量的、符合安全规范的存储系统中。乙方将实施定期的数据备份策略（例如：每日增量备份、每周全量备份），并存储在独立的物理或逻辑位置。存储期限根据档案类型和甲方要求确定，具体见附件[如约定]或在本条款1.4中列明。(4)档案安全与备份：乙方承诺采取包括但不限于访问控制（用户认证、权限管理）、数据加密（传输加密、存储加密）、防病毒防护、防火墙部署、入侵检测等安全措施，保障电子档案的机密性、完整性和可用性。乙方将制定并维护灾难恢复计划，以应对可能发生的系统故障或自然灾害。(5)档案利用与查询：乙方将提供档案查询接口或系统，允许甲方授权用户根据预设条件（例如：按时间、按关键词、按档案编号等）检索、调阅、下载或打印所需电子档案。乙方应保证查询服务的响应时间满足甲方的要求（例如：普通查询在X小时内响应，紧急查询即时响应）。(6)档案鉴定与销毁：对于存储期满的电子档案，乙方将根据甲方的指示或国家相关法律法规进行鉴定，并按照甲方批准的程序进行安全销毁。销毁方式包括但不限于物理销毁存储介质或使用符合安全标准的数字销毁技术。乙方应向甲方提供销毁过程的证明记录。(7)元数据管理：乙方将按照约定的元数据标准进行管理，确保元数据与原始档案的准确关联，并支持基于元数据的检索。(8)系统支持：乙方负责电子档案管理系统的日常运行维护，确保系统稳定可靠。根据约定，乙方提供用户操作培训和技术支持服务。第二条服务期限与地点2.1本合同服务期限自[起始日期年月日]起，至[终止日期年月日]止，为期[年/月]。2.2服务地点：乙方提供服务的地点为[请填写具体地点，如：乙方数据中心]，涉及为甲方提供本地服务的，在甲方的办公地点[请填写具体地址]。第三条服务费用与支付3.1服务费用：(1)本合同服务费用采用[请选择计费方式，例如：固定年费/按存储容量收费/按档案数量收费/按处理量收费/混合模式]方式计算。(2)具体费率或计算标准如下：[详细列出费率、计算公式或费用明细]。3.2支付周期：服务费用按[月/季/年]支付。3.3支付方式：甲方应将服务费用支付至乙方指定的以下银行账户：账户名称：[乙方账户全称]开户银行：[乙方开户银行名称]银行账号：[乙方银行账号]3.4乙方应在收到甲方款项后[例如：10]个工作日内，向甲方开具等额的、符合税务规定的[增值税专用/普通]发票。第四条双方权利与义务4.1甲方的权利与义务：(1)有权要求乙方按照合同约定提供专业、高效的电子档案管理服务。(2)有权监督乙方的服务过程，并对服务质量提出意见和建议。(3)按时、足额向乙方支付服务费用。(4)负责及时、准确、完整地向乙方提供电子档案及其元数据，并对提供档案的真实性、合法性负责。(5)配合乙方进行档案的整理、分类、鉴定等工作。(6)指定专门联系人（姓名：[姓名]，职务：[职务]，联系方式：[电话和邮箱]）负责与乙方的日常沟通协调。(7)遵守乙方关于电子档案管理系统使用和数据安全的相关规定。(8)根据需要，及时向乙方提供或更新与档案管理相关的业务流程、分类方案、元数据标准等文件。4.2乙方的权利与义务：(1)有权要求甲方按时提供必要的档案信息和配合服务工作。(2)有权按照合同约定收取服务费用。(3)严格按照合同约定的服务范围、流程和标准，为甲方提供电子档案管理服务。(4)建立并维护稳定、安全、符合行业标准要求的电子档案管理系统和存储环境。(5)严格控制用户访问权限，确保电子档案的机密性、完整性和可用性，落实各项安全防护措施和备份策略。(6)积极配合甲方的档案利用和查询需求，保证档案的可访问性。(7)遵守国家及地方有关数据安全、网络安全、个人信息保护的法律法规和政策要求。(8)对在服务过程中接触到的甲方商业秘密和档案信息承担保密义务。(9)为甲方提供必要的系统使用培训和技术支持。(10)定期向甲方汇报服务运行情况，并接受甲方的监督。第五条保密条款5.1甲乙双方应对在合作过程中获悉的对方的商业秘密、技术信息、客户信息以及所管理的电子档案内容等保密信息承担保密义务。5.2未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方披露、泄露或用于本合同目的之外。5.3本保密义务不因本合同的终止而解除，持续有效期限为本合同终止后[例如：三]年。5.4以下信息不属于保密信息：已公开的信息；接收方在披露前已合法知悉且非通过违反保密义务获得的信息；接收方从有权披露的第三方合法获得且无保密限制的信息；接收方为履行本合同需要知悉且已向其员工或授权代表披露的信息，但接收方有责任确保该等员工或授权代表遵守本保密条款。5.5双方应采取合理的措施保护保密信息，防止其被未经授权的人访问、使用或泄露。第六条数据安全与合规6.1乙方承诺在提供电子档案管理服务过程中，严格遵守国家及行业关于数据安全、个人信息保护的相关法律法规，包括但不限于《中华人民共和国网络安全法》、《中华人民共和国数据安全法》、《中华人民共和国个人信息保护法》以及相关的国家、行业标准和最佳实践（如ISO27001）。6.2乙方应确保其存储和处理甲方数据的设施和技术符合数据安全要求，具备防范数据泄露、篡改、丢失的能力。6.3如涉及个人信息的电子档案管理，乙方应遵守个人信息保护的相关规定，仅在甲方授权范围内处理个人信息，并承担相应的保护责任。6.4如涉及数据跨境传输，乙方应确保符合相关法律法规的要求，并事先通知甲方。6.5甲方有权要求乙方提供其数据安全管理制度、技术措施以及相关合规证明文件。第七条知识产权7.1乙方提供的电子档案管理系统及其相关软件的知识产权归乙方所有。甲方获得的是该系统的使用许可，非所有权，使用范围限于履行本合同。7.2甲方提供的电子档案内容的知识产权归甲方所有。乙方在提供服务过程中，根据甲方要求或标准操作，可能生成部分辅助性文件或记录，其知识产权归属由双方根据贡献另行协商确定，或视为属于甲方。7.3双方合作过程中共同完成的与档案管理相关的文档或成果，其知识产权归属由双方在合作前协商确定，并在合同中明确。第八条违约责任8.1若甲方未按合同约定按时支付服务费用，每逾期一日，应按逾期支付金额的[例如：万分之五]向乙方支付违约金。逾期超过[例如：三十]日，乙方有权暂停服务，并要求甲方一次性付清所有欠款及违约金。若甲方仍不支付，乙方有权解除合同，并要求甲方赔偿因此造成的损失。8.2若乙方未按合同约定提供服务，或提供的服务不符合约定的标准和要求，导致甲方利益受损，乙方应承担相应的赔偿责任。赔偿方式可以是修复服务、减免部分服务费用或支付违约金（具体金额或计算方式为：[例如：相当于当期应付款项的X%]）。若乙方服务严重不符合约定，或因乙方原因导致甲方数据丢失、泄露或产生其他重大损失，甲方有权要求乙方承担赔偿责任，并有权解除合同。8.3任何一方违反本合同第五条保密义务，给对方造成损失的，应承担赔偿责任。8.4因一方违约导致合同无法继续履行的，守约方有权解除合同，并要求违约方赔偿损失。8.5双方约定的赔偿上限为[例如：本合同总金额的X倍/具体金额]，超出部分双方互不承担责任（除非法律另有强制性规定）。第九条不可抗力9.1“不可抗力”是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、罢工、政府行为、法律政策重大调整、疫情及其管控措施等。9.2任何一方因不可抗力导致无法履行或无法完全履行本合同义务时，不承担违约责任，但应在不可抗力发生后[例如：五]日内通知对方，并提供相关证明文件。双方应根据不可抗力的影响，协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。因不可抗力影响持续时间较长的，双方可协商变更合同条款。第十条争议解决凡因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权向[选择仲裁或诉讼]解决：(1)仲裁：提交[具体仲裁委员会名称]按照其届时有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。(2)诉讼：向[具体法院名称，例如：甲方所在地有管辖权的人民法院]提起诉讼。第十一条合同的变更、解除与终止11.1对本合同的任何修改或补充，均须经双方协商一致，并签署书面文件后方能生效。11.2除本合同另有约定外，发生以下情况之一，守约方有权书面通知违约方解除本合同：(a)一方严重违反本合同约定，经守约方书面催告后[例如：三十]日内仍未纠正的；(b)一方进入破产、清算或解散程序的；(c)因对方违约导致本合同目的无法实现的。11.3发生不可抗力，致使合同目的无法实现的。11.4双方协商一致同意解除合同的。11.5合同期限届满，双方未续签的。11.6合同解除或终止后，乙方应在[例如：十五]日内完成档案数据的返还或转移工作（根据双方约定或法律规定），并按照甲方要求或规定进行档案的销毁处理，并向甲方提供相关证明。双方应结清所有未付款项。乙方应将甲方提供的专用章、印章等物品返还给甲方。第十二条法律适用与通知12.1本合同的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律（为免疑义，不包括香港、澳门、台湾地区法律）。12.2所有根据本合同发出的通知或通讯，均应以书面形式，通过专人递送、挂号信、快递服务或双方确认的电子邮件地址发送至本合同首部列明的地址或联系方式。以电子邮件方式发送的，发出时视为送达；以专人递送或挂号信方式发送的，签收或投寄当日视为送达。任何一方变更联系方式，应提前[例如：七]日书面通知对方。第十三条其他条款13.1本