管理员工健康档案管理制度

为规范员工健康档案管理工作，保障员工健康权益，提升企业健康管理水平，依据《中华人民共和国职业病防治法》《企业职工健康管理规范》等法律法规，结合企业实际运营需求，特制定本制度。本制度适用于企业全体在职员工（含试用期、劳务派遣人员）的健康档案管理，旨在通过系统化、规范化的档案管理，为员工健康监测、职业健康防护及企业健康管理决策提供可靠依据。一、管理原则员工健康档案管理遵循真实完整、动态更新、严格保密、高效利用的原则：真实完整：档案内容需如实反映员工健康状况，涵盖入职至在职期间的各类健康相关信息，确保无遗漏、无虚假；动态更新：根据员工健康变化、年度体检、职业健康检查等情况及时更新档案，保证信息时效性；严格保密：档案涉及员工个人隐私，需采取必要措施防止信息泄露，仅限授权人员依规查阅；高效利用：档案信息服务于员工健康管理、职业健康评估、工伤认定及企业健康福利优化等工作，提升管理效能。二、职责分工（一）人力资源部作为健康档案管理的牵头部门，负责：1.统筹员工健康档案的建立、更新、归档及日常维护工作；2.协调各部门开展员工健康信息收集，审核档案内容的完整性与准确性；3.制定档案管理流程，监督各部门执行情况，定期向管理层汇报档案管理成效；4.配合行政部、医务室开展健康管理活动，为员工健康福利政策制定提供数据支持。（二）行政部协助人力资源部推进健康档案管理，主要职责包括：1.组织员工年度体检、职业健康检查及专项健康筛查，收集体检报告并移交人力资源部；2.协调外部医疗机构（如体检中心、职业病防治机构）对接，确保健康数据的专业性与合规性；3.开展员工健康宣传、培训活动，引导员工主动参与健康管理，及时反馈健康变化信息。（三）医务室（或委托医疗机构）作为专业支持部门，负责：1.对员工健康档案中的疾病史、体检报告等内容进行专业评估，提出健康干预建议；2.为患有慢性病、职业病或工伤康复期的员工制定个性化健康管理方案，并跟踪执行效果；3.参与档案内容的审核，确保健康评估、医疗建议等信息科学合理。（四）员工本人对自身健康档案信息的真实性负责，需：1.入职时如实填报个人健康信息（如既往病史、过敏史、家族遗传病史等）；2.健康状况发生变化（如确诊重大疾病、工伤、传染病等）时，7个工作日内主动向人力资源部提交书面说明及相关医疗证明；3.配合企业开展的健康检查、健康管理活动，提供真实有效的健康相关资料。三、健康档案内容员工健康档案为一人一档，内容涵盖以下模块（根据企业性质、行业特点可动态调整）：（一）基础信息模块个人基本信息：姓名、性别、年龄、岗位、入职时间、劳动合同期限、联系方式等；职业相关信息：岗位性质（如是否接触粉尘、化学毒物、噪声等职业病危害因素）、工作环境说明、职业健康检查周期等。（二）健康检查模块年度体检报告：包含常规体检项目（血常规、心电图、B超等）及企业定制项目（如行业特殊检查）；职业健康检查报告：接触职业病危害因素员工的专项检查报告，含岗前、岗中、离岗体检结果；专项筛查报告：如慢性病筛查（高血压、糖尿病）、传染病筛查（乙肝、肺结核）等企业或地方政策要求的检查。（三）健康评估模块疾病史记录：既往重大疾病、慢性病、传染病、精神疾病等诊断及治疗情况；职业病/工伤记录：职业病诊断证明、工伤认定决定书、康复治疗方案及进展；健康风险评估：结合体检结果、生活习惯（吸烟、饮酒、运动等）形成的健康风险等级及建议。（四）医疗服务模块就医记录：门诊诊断、住院病历、手术记录、用药情况等（员工自愿提供或企业统筹医保记录）；工伤医疗记录：工伤治疗过程、医疗费用报销凭证、伤残等级鉴定报告；心理健康记录：心理咨询记录、心理测评报告（如企业提供EAP服务）。（五）健康管理模块健康培训记录：员工参与健康讲座、急救培训、职业病防护培训的签到及考核结果；健康干预记录：企业为员工制定的饮食、运动、康复等干预方案及执行反馈；疫苗接种记录：流感疫苗、新冠疫苗等接种时间、剂次、生产厂家等信息。四、档案管理流程（一）建档流程1.入职建档：员工入职时，人力资源部发放《员工健康信息登记表》，员工填写后提交身份证、既往体检报告（如有）、职业病危害岗位岗前体检报告（如适用）等资料；2.审核归档：人力资源部审核资料完整性，与行政部、医务室核对信息后，建立电子档案（推荐使用加密云存储或企业OA系统），同步生成纸质档案（如需），存放于专用档案柜；3.档案编号：为每份档案分配唯一编号（如“姓名首字母+入职年份+序号”），便于检索与管理。（二）更新流程1.定期更新：每年体检结束后15个工作日内，行政部将体检报告移交人力资源部，由专人更新档案；2.动态更新：员工健康状况变化（如确诊疾病、工伤）或接受企业健康干预后，需在规定时间内提交资料，人力资源部3个工作日内完成档案更新；3.离职归档：员工离职时，人力资源部将档案封存，纸质档案移交企业档案管理部门，电子档案保留至少5年（或按法规要求），涉及职业病的档案需永久保存。（三）查阅与使用流程1.内部查阅：人力资源部、医务室因工作需要查阅档案，需填写《健康档案查阅申请表》，经部门负责人审批；其他部门（如工会、安全部）因工伤认定、健康福利调整等需求查阅，需经人力资源部负责人审批；查阅时仅限在档案管理区域或指定电子设备上查看，严禁复制、拍照（特殊情况需审批）。2.外部使用：因职业病诊断、工伤认定、司法调查等需对外提供档案，需员工本人（或监护人）书面授权，人力资源部审核后提供复印件（加盖公章）；档案信息原则上不向商业保险机构、无关第三方提供，确需提供的需经企业分管领导审批。五、保密与安全管理（一）信息保密要求员工健康档案属于个人隐私信息，任何部门或个人不得擅自泄露。严禁将档案信息用于与员工健康管理无关的活动（如商业推广、内部歧视性决策等）。（二）存储安全管理纸质档案：存放于带锁的专用档案柜，档案柜需具备防火、防潮、防虫功能，由人力资源部指定专人保管，钥匙/密码仅限授权人员持有；电子档案：存储于企业内部加密服务器或合规云平台，设置访问权限（如分级密码、IP限制），定期（每月）进行数据备份，防止因系统故障、网络攻击导致信息丢失或泄露。（三）违规处理员工故意隐瞒健康信息、提供虚假资料的，视情节轻重给予警告、记过直至解除劳动合同的处分；管理人员违规查阅、泄露档案信息的，给予通报批评、扣减绩效，情节严重的移交司法机关追究法律责任。六、监督与改进（一）定期检查人力资源部联合行政部、医务室每半年开展一次档案管理专项检查，内容包括：档案内容的完整性、准确性（如是否存在信息缺失、错误）；档案更新的及时性（如体检报告是否按时归档）；保密措施的执行情况（如是否存在违规查阅、存储漏洞）。（二）员工反馈设立“健康档案管理意见箱”（线上/线下），鼓励员工对档案管理流程、信息安全等方面提出建议。人力资源部每季度汇总反馈，针对性优化制度。