销售合同评审及签约标准化流程

销售合同评审及签约标准化流程一、适用范围本标准化流程适用于企业各类销售合同的评审、审批及签约管理环节，涵盖新客户首次签约、老客户续签、合同条款变更、大额/特殊条款合同等场景。通过规范流程，保证合同条款合法合规、风险可控，同时提升签约效率，保障企业及客户合法权益。二、标准化操作流程步骤1：合同发起与资料准备操作内容：业务负责人*（或销售人员）根据与客户沟通结果，起草销售合同初稿，明确合同主体信息（客户名称、统一社会信用代码等）、标的物/服务内容、数量、单价、总价、履行期限、付款方式、交付标准、违约责任、争议解决方式等核心条款。收集客户主体资格证明材料（如营业执照复印件、法人授权委托书等，新客户首次签约必备）、过往合作记录（如有）、特殊需求书面确认文件等，保证客户资质合法有效。责任主体：业务负责人*输出成果：合同初稿、客户资质材料清单、需求确认文件步骤2：内部多部门评审操作内容：业务部门评审：业务负责人*核对合同内容与客户需求一致性，保证标的物、价格、交付时间等与报价单、订单一致，评估客户履约能力（如历史付款记录、信用状况）。法务部门评审：法务专员*重点审核合同条款合法性（如是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规）、权利义务对等性、违约责任可执行性、知识产权归属、争议解决方式（如约定管辖法院/仲裁机构）等，出具书面《法务评审意见表》。财务部门评审：财务经理*审核合同金额准确性、付款方式与企业财务政策匹配度（如预付款比例、分期付款节点）、发票开具类型及时间、税务风险（如税率适用、价税分离）等，出具书面《财务评审意见表》。其他部门评审：如涉及特殊产品/服务（如需第三方物流、技术支持），可邀请供应链部、技术部等部门评审交付可行性、技术标准等。责任主体：业务部门、法务部门、财务部门及其他相关部门输出成果：各部门《评审意见表》（含修改建议及结论）步骤3：评审意见整合与合同修订操作内容：业务负责人*汇总各部门评审意见，标注争议条款及修改建议，与客户沟通确认可调整内容（如客户对付款方式、违约责任有异议，需协商一致并书面确认）。根据沟通结果修订合同初稿，形成《合同修订版》，保证所有评审意见闭环处理（无法采纳的意见需在《评审意见汇总表》中说明原因）。责任主体：业务负责人*输出成果：《合同修订版》《评审意见汇总表》（含各部门意见及处理结果）步骤4：最终审批与授权操作内容：业务负责人将《合同修订版》《评审意见汇总表》及相关材料提交至对应审批层级（根据合同金额分级审批，如：10万元以下由销售总监审批；10万-50万元由分管副总审批；50万元以上由总经理审批）。审批人重点审核合同整体风险与收益平衡、是否符合公司战略及销售政策，签署《合同审批单》。责任主体：销售总监、分管副总、总经理*（根据金额分级）输出成果：《合同审批单》（审批完成）步骤5：合同签署与用印操作内容：业务负责人*根据审批通过的《合同修订版》，制作正式合同文本（一式X份，根据客户需求及公司存档要求确定份数），保证合同编号唯一、条款与审批版本一致。安排双方签署：如为法定代表人签署，需核对法定代表人证件号码明；如为授权代理人签署，需核对授权委托书及代理人证件号码明，签署过程全程留痕（如签署时间、地点、双方签字/盖章页清晰）。合同签署后，由行政部*（或指定专人）加盖公司合同专用章（严禁以部门章或财务章替代），保证印章与合同主体名称一致。责任主体：业务负责人、行政部输出成果：已签署并加盖印章的正式合同文本步骤6：合同分发与归档操作内容：业务负责人*将签署完成的合同按份数分发给客户（如需）、业务部门、财务部门、法务部门，并填写《合同分发登记表》，记录领取部门、领取人、领取日期。法务部门*负责合同原件归档，建立《合同管理台账》，记录合同编号、客户名称、签订日期、金额、履行期限、归档日期等信息，保证档案完整、可追溯。责任主体：业务负责人、法务部门输出成果：《合同分发登记表》《合同管理台账》、归档合同文本三、核心模板工具模板1：销售合同评审意见表（法务/财务部门用）评审项目评审内容评审意见（√通过□修改后通过□不通过）修改建议评审人日期合同主体资格客户营业执照、授权委托书等资质是否有效、与合同主体一致□修改后通过需补充客户2023年度年检报告复印件张*2023–核心条款合法性价款、履行方式、违约责任等是否符合法律法规及公司政策√通过无李*2023–付款条件预付款比例、分期节点、发票开具时间是否与财务流程匹配□不通过预付款比例建议调整为30%（原20%）王*2023–争议解决方式是否约定明确管辖法院/仲裁机构，是否存在管辖冲突√通过无张*2023–模板2：合同审批单合同编号客户名称合同金额（元）合同类型签订日期XS-2023-X科技有限公司280,000产品销售合同2023–评审部门评审意见评审人评审日期业务部门条款与需求一致，客户信用良好，建议通过赵*2023–法务部门合法合规，修改付款节点后通过张*2023–财务部门付款方式合理，税务处理无风险王*2023–审批人审批意见签字日期销售总监（10万-50万）同意签署刘*2023–模板3：合同管理台账合同编号客户名称合同类型签订日期履行开始日期履行结束日期合同金额（元）负责人归档日期归档状态XS-2023-X科技有限公司产品销售2023–2023–2023–280,000赵*2023–已归档XS-2023-X商贸有限公司服务合同2023–2023–2024–150,000钱*2023–已归档四、关键注意事项资质审核前置：新客户签约前必须验证主体资格，避免与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约，降低履约风险。评审意见闭环：所有评审意见需在合同修订中明确处理结果，未采纳意见需说明原因，保证风险无遗漏。条款一致性：合同内容需与订单、报价单、投标文件等前期材料保持一致，避免“一式多份”条款冲突。签署规范性：严禁空白合同或未审批合同签署，签