采购需求清单及合同管理标准化模板

采购需求清单及合同管理标准化模板一、适用场景与价值定位二、标准化操作流程（一）采购需求发起与审批需求部门提报：需求部门根据业务需要，填写《采购需求清单》（见表1），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望到货时间等关键信息，部门负责人签字确认后提交至采购部门。采购部门初审：采购部门核对需求清单的完整性（如是否明确技术参数、预算是否合理）、合规性（是否符合采购政策、是否属于集中采购目录），对不完整或需补充的内容，反馈需求部门修改完善。跨部门评审：对达到一定金额或复杂项目（如大型设备采购、服务外包），组织采购部门、需求部门、财务部门、技术部门（如需）召开需求评审会，重点评审需求的必要性、技术可行性、预算合理性，形成《采购需求评审记录》（可作为合同评审表附件）。最终审批：根据采购金额及权限，提交至分管领导或采购管理委员会审批，审批通过后进入采购执行阶段。（二）采购需求清单编制与确认模板填写规范：需求部门严格按《采购需求清单》模板填写，保证“名称”准确（避免“一批办公用品”等模糊描述）、“规格型号”具体（如电脑需明确CPU、内存、硬盘配置）、“用途”清晰（说明用于哪个项目或日常工作）、“预算”符合公司财务制度（需附成本测算依据）。附件补充：对于技术复杂或定制化采购，需附技术规格书、图纸、样品要求等作为附件，由需求部门负责人签字确认。采购部门备案：审批通过的需求清单由采购部门统一编号（格式：年份-部门代码-序号，如“2024-CG-001”），原件归档采购部门，复印件分发至需求部门、财务部门。（三）供应商寻源与合同草拟供应商选择：采购部门根据需求清单，通过公开招标、邀请招标、询价、单一来源采购等方式确定供应商（需保留供应商选择过程记录，如询价对比表、招标文件等）。合同信息录入：采购部门根据供应商反馈及需求清单，填写《合同基本信息表》（见表2），明确合同编号、签约主体、采购标的、合同金额、履行期限、付款方式等核心要素。合同条款草拟：参考《合同标准条款库》（需包含质量标准、验收方式、违约责任、争议解决等通用条款），结合采购项目特殊性补充特殊条款（如定制化产品的技术保密条款、服务类项目的SLA条款），形成合同初稿。（四）合同评审与修订部门评审：合同初稿需经采购部门（审核条款与需求一致性）、法务部门（审核法律合规性，如主体资格、知识产权、违约责任是否明确）、财务部门（审核金额、付款方式是否符合财务制度）评审，各部门在《合同评审表》（见表3）中签署意见。修订完善：针对评审意见，采购部门牵头与供应商沟通修订，重大条款变更（如金额、履行期限）需重新履行需求审批流程。最终定稿：所有评审部门无异议后，由采购部门负责人签字确认合同终稿，提交至签约权限人审批。（五）合同签订与归档用印与签署：审批通过后，由采购部门按公司印章管理规定办理合同用印手续，与供应商正式签署（如为电子合同，需保证符合《电子签名法》要求）。分发与执行：合同签订后，原件由采购部门归档，复印件分发至需求部门（作为执行依据）、财务部门（作为付款依据）、法务部门（作为合规备案）。信息登记：将合同关键信息录入《合同管理台账》（见表4），实时更新合同履行状态（如“待履行”“履行中”“已完成”“已终止”）。（六）履约跟踪与验收履约监控：需求部门负责跟踪供应商履约进度（如生产周期、交付时间），采购部门协调解决履约中的问题（如延期交付、质量不符），重大问题需及时上报分管领导。验收执行：物品/服务交付后，需求部门牵头组织验收（可邀请技术部门、质量部门参与），按合同约定及技术标准进行检验，填写《履约验收表》（见表5），明确验收结论（合格/不合格）、不合格处理方式（如退货、整改）。资料归档：验收合格后，将验收报告、供应商交付凭证（如发票、送货单）等资料与合同原件一并归档，形成“一合同一档案”。三、核心模板表格清单表1：采购需求清单序号需求部门物品/服务名称规格型号单位数量预算金额（元）期望到货时间主要用途技术参数/服务要求（可附页）需求申请人部门负责人签字审批状态1*部门办公电脑i5-12400/16G/512GSSD台1050,0002024-08-31新员工入职需配备独立显卡，支持3年质保*姓名*签字已审批表2：合同基本信息表合同编号CG-2024-015签约日期2024-07-15采购方名称A公司采购方地址省市区路*号供应商名称*科技有限公司供应商地址省市区路*号采购标的办公电脑（10台）合同金额48,000元履行期限自合同签订之日起30日内交付付款方式验收合格后30日付清质量标准符合国家3C认证及合同约定参数验收方式按技术规格书现场验收备注无表3：合同评审表评审环节评审部门评审意见评审人日期需求一致性采购部门合同标的、数量与审批通过的需求清单一致，付款方式符合预算*姓名2024-07-10法律合规性法务部门条款完整，违约责任明确，无法律风险；供应商主体资格合法（附营业执照复印件）*姓名2024-07-12财务合规性财务部门金额在预算内，付款节点与财务流程匹配，发票类型（增值税专用发票）约定清晰*姓名2024-07-13综合结论□通过□需修订（修订意见：________________________________________）2024-07-14表4：合同管理台账合同编号签约主体采购标的合同金额签订日期履行期限当前状态负责人联系方式CG-2024-015A公司/*科技办公电脑48,0002024-07-152024-08-15履行中*姓名-CG-2024-016A公司/*服务软件维护20,0002024-07-202024-07-20至2025-07-19已履行*姓名-表5：履约验收表合同编号采购标的供应商名称验收日期验收地点CG-2024-015办公电脑*科技2024-08-20公司仓库验收参与人员需求部门：姓名、技术部门：姓名；供应商：*姓名验收内容1.数量核对：10台，与合同一致；2.规格型号：i5-12400/16G/512GSSD，附配置清单；3.外观检查：无破损；4.开机测试：系统正常，硬件无故障验收结论□合格□不合格（不合格说明：________________________）后续处理合格，同意入库；供应商需提供3年质保承诺函及发票签字确认需求部门：签字；技术部门：签字；采购部门：签字；供应商：签字四、关键注意事项与风险规避（一）需求描述准确性避免使用“高端”“优质”等模糊词汇，需明确可量化、可验证的技术参数或服务标准（如“服务器响应时间≤2秒”“服务可用性≥99.9%”）；定制化采购需附详细技术规格书，经需求部门及技术部门负责人双重确认，避免后期因需求不清晰导致纠纷。（二）合同条款严谨性主体信息需完整：供应商名称、统一社会信用代码、法定代表人等需与营业执照一致，避免因主体不适格导致合同无效；权利义务对等：明确双方违约责任（如逾期交货的违约金比例、服务质量不达标的处理方式），避免“霸王条款”；争议解决方式优先约定公司所在地法院诉讼，或选择仲裁机构（需明确具体仲裁机构名称）。（三）审批流程完整性严格执行分级审批制度，严禁越权审批或事后补签；对涉及重大资金（如超过年度预算10%）或高风险项目（如涉及核心技术的采购），需经采购管理委员会集体决策；所有审批环节需留痕（纸质签字或系统审批记录），保证可追溯。（四）履约过程动态监控需求部门需定期跟踪履约进度，对可能延期或存在质量风险的，及时向采购部门及分管领导预警，避免影响业务开展；验收环节需严格执行