办公室岗位职责划分细则范文

一、引言为优化办公室工作流程，明确各岗位权责边界，提升团队协作效率与服务质量，结合公司实际运营需求，特制定本岗位职责划分细则。本细则旨在通过清晰的职责定位，推动办公室工作标准化、规范化，为公司整体运转提供坚实保障。二、办公室主任岗位职责（一）统筹管理1.牵头制定办公室年度工作计划与月度工作安排，将核心目标分解至各岗位，全程监督执行进度，及时协调解决执行中的堵点问题。2.统筹各部门与办公室的工作衔接，针对跨部门协作事项（如联合项目、资源调配）建立沟通机制，保障公司整体运转流畅有序。（二）制度建设与优化1.主导办公室核心管理制度（如公文处理、会议管理、后勤保障等）的修订与完善，结合业务变化与员工反馈，确保制度贴合实际并具备可操作性。2.推动办公流程标准化建设，针对重复性工作（如文件流转、会议组织）设计SOP（标准作业程序），通过流程优化提升工作效率与质量一致性。（三）对外联络与公关1.代表办公室对接上级单位、合作伙伴及外部机构，统筹来访接待、商务洽谈的前期筹备工作，确保对外沟通口径统一、形象专业。2.审核公司品牌形象相关的对外宣传素材（如宣传册、公众号推文），从内容合规性、风格一致性角度提出优化建议，保障对外输出质量。（四）团队管理与发展1.负责办公室人员的绩效考核方案设计与执行，结合岗位特性制定差异化考核指标；牵头设计技能提升计划（如公文写作培训、会务统筹实训），助力员工职业成长。2.关注团队成员工作状态与职业诉求，每季度组织1-2次团队建设活动，营造协作互助、积极向上的工作氛围。三、行政文员岗位职责（一）公文与信息管理1.负责公司收文的全流程管理：登记外来文件（含政策通知、合作函件等），按流程流转至责任部门，跟踪办理进度并向发起人反馈结果；定期梳理收文台账，确保文件可追溯。2.起草公司内部公文（通知、请示、报告等），严格遵循公文格式规范，内容需逻辑清晰、表述准确；经审核后发布，并同步更新公文档案库。（二）会议组织与记录1.统筹公司例会、专项会议的会前准备：预约会议室、印制会议材料、调试音视频设备；会中负责签到、记录核心讨论内容与决策事项；会后24小时内整理会议纪要，明确行动项与责任人，跟踪决议执行情况。2.建立会议档案分类体系，按主题、时间维度归档会议材料，确保重要决策与行动项可快速检索。（三）档案与资料管理1.按《公司档案管理办法》开展档案收集、整理、归档工作：对文书档案、项目档案等进行分类编号，定期移交至公司档案室；针对电子档案，维护档案库检索功能，设置合理权限，定期清理过期或冗余文件。2.协助各部门开展档案查询服务，提供档案借阅登记、复印等支持，确保档案使用合规。（四）信息报送与宣传1.收集各部门工作动态，整理成周报、月报报送至管理层；挖掘公司重要成果、创新举措，撰写宣传稿件，经审核后发布于内部刊物或外部媒体平台，提升公司品牌影响力。2.监测行业政策、市场动态，每两周整理1期行业简报，重点标注与公司业务相关的内容，辅助管理层决策。四、后勤保障专员岗位职责（一）办公环境与物资管理1.统筹办公区域环境维护：对接保洁团队制定周度清洁计划，定期检查办公区域卫生、绿植养护情况；针对员工反馈的环境问题（如噪音、异味），24小时内协调解决。2.负责办公用品全周期管理：根据各部门需求制定月度采购计划，筛选质优价廉的供应商；建立物资台账，实时更新库存，每月末盘点，确保办公用品供应充足且无浪费。（二）设施设备维护1.建立办公设备（打印机、空调、电梯等）巡检机制，每月联合物业或维修服务商开展1次设备检查，提前排查故障隐患；设备故障时，1小时内启动报修流程，跟踪维修进度直至恢复使用。2.统筹办公区域水电、网络等基础设施运维：与运维团队建立7×24小时沟通渠道，突发故障（如网络中断、水管漏水）时，30分钟内到场协调处理，保障办公不受影响。（三）安全与应急管理1.牵头制定办公室应急预案（火灾、停电、疫情防控等），每季度组织1次应急演练，提升团队应急处置能力；演练后总结优化方案，确保预案贴合实际。2.定期检查消防设施、监控设备运行状态，每月更新安全检查台账；督促各部门落实“下班断电、门窗关闭”等安全制度，每周抽查执行情况并通报。五、人事行政助理岗位职责（办公室兼管人事工作时适用）（一）招聘与入职管理1.协助HR部门发布招聘信息，筛选简历并组织初试；跟进面试全流程，协调面试官与候选人时间，确保招聘效率；初试通过后，移交候选人资料至HR部门开展复试。2.负责新员工入职全流程服务：签订劳动合同、制作工牌、录入员工档案；组织新员工入职培训（含公司制度、办公流程讲解），帮助新人3日内熟悉工作环境。（二）考勤与薪酬辅助1.维护员工考勤系统，每日核对打卡数据，针对异常情况（迟到、请假、旷工）与员工确认；每月5日前导出考勤数据，提交至HR部门核算薪酬。2.协助整理员工薪酬调整资料（如调薪申请、绩效数据），确保调薪流程合规，数据准确无误。（三）员工关系与文化建设1.策划并组织员工生日会、节日活动（如中秋茶话会、春节抽奖）；每季度开展1次企业文化活动（读书分享会、技能竞赛等），增强团队凝聚力。2.设立员工意见反馈渠道（线上问卷、线下意见箱），每月整理反馈内容，提交至管理层推动优化（如员工福利、办公环境改善）。六、职责协作与边界说明（一）协作机制1.跨岗位协作遵循“首问负责制”：首位接到需求的岗位需牵头协调，明确责任分工、时间节点与交付标准，避免推诿；协作过程中，需每日同步进展至专项群，确保信息透明。2.重要项目（如年会、大型接待）由办公室主任统筹，成立专项小组，各岗位按专长认领任务；每周召开进度会，解决协作中的卡点问题。（二）职责边界1.涉及财务审批、合同签订的事项，办公室岗位仅负责前期沟通与材料准备，最终审批、签订需移交至财务、法务部门。2.部门内部事务（如部门例会、内部培训）由各部门自行组织，办公室仅提供场地、设备支持，不介入内容策划与执行。七、保障措施（一）培训与宣贯1.新员工入职时，由直属上级开展岗位职责培训，发放《岗位操作手册》（含工作流程、标准模板），确保3日内清晰知晓工作内容与标准。2.每季度组织岗位技能分享会，邀请优秀员工分享实战技巧（如高效公文写作、档案快速归档方法），提升团队整体专业能力。（二）考核与反馈1.每月末，各岗位对照职责与工作计划进行自评，直属上级结合工作成果、协作表现进行考核，考核结果与绩效奖金、岗位晋升挂钩。2.设立匿名反馈渠道（线上问卷、意见箱），每季度收集员工对职责划分的建议；办公室每半年修订1次细则，优化不合理条款，经管理层审议后发布。（三）资源支持1.为各岗位配备必要工具：行政文员开通档案管理系统高级权限，后勤专员配置设施巡检APP，确保工作效率；每两年更新办公设备