业务流程自动化平台使用及设置流程指南

业务流程自动化平台使用及设置流程指南一、适用业务场景本指南适用于需要通过标准化流程提升效率、减少人工干预的企业内部业务场景，包括但不限于：员工入离职流程：从入职申请、资料提交到审批归档的全流程自动化；报销审批流程：报销单提交、部门审核、财务复核、支付确认的线上化处理；客户订单管理：订单创建、库存校验、生产调度、发货跟踪的流程串联；项目立项审批：项目申请、可行性评估、资源分配、立项启动的跨部门协作；合同审批流程：合同拟定、法务审核、管理层审批、电子签章的节点管控。二、平台操作与设置流程（一）平台初始化与登录账号准备：管理员已为企业成员分配平台账号（账号格式为“姓名拼音企业域名”），初始密码由管理员告知，首次登录需强制修改密码（密码需包含字母、数字及特殊字符，长度不少于8位）。登录入口：通过企业统一门户或指定平台（如“企业流程自动化系统”）进入登录页面，输入账号密码完成登录。若忘记密码，“忘记密码”，通过预留手机号验证后重置。工作台熟悉：登录后进入工作台，界面顶部显示“流程中心”“我的流程”“数据统计”“系统设置”等模块，左侧导航栏可快速切换常用功能。（二）业务流程创建进入流程中心：顶部导航栏“流程中心”，选择“流程管理”→“创建流程”，支持“从模板创建”或“自定义创建”两种方式。选择流程模板（若适用）：在模板库中搜索场景关键词（如“报销”“入职”），选择对应模板（如“标准费用报销流程模板”），“使用模板”，系统自动预置基础节点和表单字段。若无合适模板，选择“自定义创建”，输入流程名称（如“2024年度员工调薪审批流程”），选择流程分类（如“人力资源管理”）。配置流程基础信息：填写流程描述（说明流程用途及适用范围，如“用于员工因岗位晋升或绩效优秀发起的调薪申请审批”）；设置流程发起人（可选择“指定角色”如“部门负责人”或“所有员工”，或“特定人员”如、）；配置流程版本号（默认V1.0，修改后需手动升级版本）。（三）流程节点与表单设计节点配置：流程至少包含“开始节点”“处理节点”“结束节点”，支持添加“审批节点”“并行分支”“条件分支”“自动处理节点”等：审批节点：“添加节点”→“审批节点”，设置审批人（可选择“固定人员”“角色”（如“财务经理”）或“上级审批”），配置审批方式（“会签”需所有审批人通过，“或签”任一人通过即可），设置超时时间（默认3个工作日，超时后自动转交下一节点或提醒审批人**）。条件分支：根据表单数据自动分流，例如“报销金额≤1000元”直接进入“财务支付”节点，“＞1000元”进入“总经理审批”节点，条件表达式支持“等于”“大于”“包含”等逻辑。自动处理节点：用于无需人工干预的操作，如“自动发送邮件通知申请人”“根据部门代码自动更新审批人”。表单字段设计：“表单设计”，添加流程所需字段，字段类型包括：文本类（如“申请人姓名”“申请事由”）；数字类（如“报销金额”“申请人数”）；日期类（如“申请日期”“预计到岗日期”）；附件类（如“证件号码扫描件”“发票照片”，支持PDF、JPG格式，单个文件不超过10MB）；选择类（如“报销类型：差旅费/办公费/招待费”，“紧急程度：普通/紧急”）。设置字段校验规则（如“报销金额”必须为数字且大于0，“手机号”需符合11位数字格式）。（四）权限与规则设置角色权限分配：进入“系统设置”→“权限管理”，创建或编辑角色（如“部门审批人”“财务专员”“系统管理员”），为角色分配操作权限：“部门审批人”：可查看本部门流程、审批节点、驳回流程；“财务专员”：可查看所有报销流程、修改支付状态、导出报销数据；“系统管理员”：可创建/修改流程、管理用户账号、配置系统参数。数据规则配置：设置流程可见范围（如“员工入职流程”仅对人力资源部和申请人可见）；配置数据归档规则（流程结束后自动归档至“历史流程”库，保留期限为3年）；开启操作留痕功能（所有节点操作记录包括操作人、操作时间、处理意见，不可删除）。（五）流程测试与发布模拟测试：流程配置完成后，“测试流程”，模拟发起人（如赵六）填写表单数据，逐节点验证流程走向、审批人分配、表单校验是否符合预期，重点测试条件分支和超时处理逻辑。修改优化：若测试中发觉问题（如审批人错误、条件分支未生效），返回对应节点重新配置，直至测试通过。正式发布：“发布流程”，选择生效时间（立即生效或指定日期生效），发布后流程将在“流程中心”对指定发起人可见，历史版本流程自动归档。（六）日常运维与监控流程处理：发起人登录“我的流程”，“新建流程”，选择对应流程填写表单并提交；审批人收到待办提醒（系统消息、邮件或企业消息），“处理”查看流程详情，支持“通过”“驳回”“转交”操作，驳回时需填写驳回理由。数据监控：进入“数据统计”模块，查看流程处理时长、驳回率、积压流程等数据，对异常流程（如超时3天未处理）及时提醒相关责任人。流程优化：根据运行数据反馈（如某节点驳回率过高），定期review流程设计，简化冗余节点或优化表单字段，提升流程效率。三、常用模板表格表1：流程创建信息表流程名称所属部门适用场景发起人范围创建人创建时间审批人（终审）员工调薪审批流程人力资源部员工岗位晋升/绩效调薪部门负责人及以上**2024-03-15总经理**费用报销流程财务部员工日常费用报销全体员工**2024-02-20财务经理赵六表2：节点配置参数表（以“费用报销流程”为例）节点名称节点类型处理人超时时间操作说明校验规则开始节点流程启动申请人-申请人填写报销单并提交报销金额＞0，必填项完整部门审核审批节点部门负责人2个工作日审核报销事由真实性及合理性-财务复核审批节点财务专员3个工作日校验发票合规性及金额准确性发票需在有效期内总经理审批条件分支总经理3个工作日报销金额＞5000元进入此节点金额＞5000元触发自动支付自动处理节点系统自动-支付指令并推送至财务系统审批通过后自动触发结束节点流程结束--归档流程并发送完成通知-表3：权限分配表角色名称操作权限适用范围部门审批人查看本部门流程、审批节点、驳回流程、导出本部门流程数据本部门所有报销流程财务专员查看所有报销流程、修改支付状态、导出报销明细、管理发票附件全公司报销流程系统管理员创建/修改/删除流程、管理用户账号、配置系统参数、查看所有流程数据全平台所有功能普通员工发起本人流程、查看本人流程进度、提交报销单/修改已提交流程（未审批前）仅限本人发起的流程四、使用须知与常见问题规避（一）数据安全规范敏感信息（如员工证件号码号、银行卡号）需在表单中设置为“加密字段”，仅授权人员可查看；禁止通过非企业指定渠道（如个人邮箱）传输流程中的敏感数据，防止信息泄露；定期备份数据（系统自动每日备份，管理员可手动触发备份），备份数据需存储在加密服务器中。（二）流程设计原则避免节点冗余：每个流程节点需有明确价值，可合并的审批节点尽量合并（如多部门联合审批可设为“并行审批”节点）；条件分支逻辑清晰：条件表达式需使用“且/或”明确关联，避免模糊表述（如“金额大且紧急”需拆解为“金额＞10000元且紧急程度=紧急”）；表单字段精简：仅保留必要信息，减少填写负担（如“员工入职流程”无需重复填写已在员工信息系统中存在的“部门”“职位”等字段）。（三）异常处理机制流程超时处理：关键节点设置超时提醒（如审批前1天发送催办消息），超时后可自动转交上级审批或指定代理人；驳回流程优化：驳回时需明确修改意见，申请人修改后可从驳回节点重新提交，无需重复已完成节点；系统故障应对：平台短暂不可用时，可通过应急流程（如邮件提交申请）处理，事后及时补录至系统。（四）版本控制与更新流程修改前需备份当前版本（“流程管理”→