采购流程标准化管理工具供应商评估及审批流程模板

采购流程标准化管理工具：供应商评估及审批流程模板适用工作场景新供应商首次合作前的准入评估；现有供应商年度/季度合作表现复评；战略采购项目或高价值物资供应商的筛选与审批；紧急采购中供应商资质快速审核与决策。通过标准化流程，保证供应商选择的合规性、客观性，降低采购风险，保障物资供应稳定性。标准化操作步骤第一步：采购需求发起与供应商准入标准明确操作说明：需求部门发起：采购需求部门（如生产部、行政部）根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购物资/服务的品类、规格、技术参数、数量、预算交期等关键信息，提交至采购部。采购部审核标准：采购部对接收的需求进行合规性、合理性审核，同步结合企业《供应商管理办法》，明确本次供应商的准入核心标准（如资质要求、产能规模、质量体系认证、财务健康度、过往合作业绩等），形成《供应商准入标准清单》。关键输出：《采购需求申请表》《供应商准入标准清单》。第二步：供应商信息收集与初步筛选操作说明：信息收集渠道：采购部通过以下渠道收集潜在供应商信息：公开招标平台（如采购网、行业招投标平台）；供应商自荐（需提交完整资质文件）；行业协会或第三方机构推荐；现有供应商名录或合作商推荐（需填写《供应商推荐表》，注明推荐理由）。初步筛选：采购部根据《供应商准入标准清单》，对收集到的供应商进行基础信息核验，淘汰明显不符合项（如无必备资质、注册资金不达标、存在严重失信记录等），筛选出3-5家候选供应商。关键输出：《潜在供应商信息汇总表》（含名称、联系方式、核心优势、初步核验结果）。第三步：供应商资质与能力深度审核操作说明：资料提交：采购部向候选供应商发放《供应商资料提交清单》，要求其提供以下材料（加盖公章）：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一复印件）；相关资质证书（如ISO9001质量体系认证、行业生产许可证、3C认证等）；近三年财务报表（资产负债表、利润表，用于评估财务状况）；主要产品/服务案例、合作客户证明（如有）；企业生产能力、技术团队、质量管控流程说明。资料审核：采购部联合需求部门、质量部对供应商提交的资料进行交叉审核，重点核查：资质文件的真实性与有效性（可通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道验证）；产能是否满足采购需求（如产能利用率、生产线配置）；质量体系是否完善（如是否有专职质检团队、不良品处理流程）。现场考察（必要时）：对高价值、关键物资供应商，由采购部牵头，组织质量部、技术部组成考察小组，实地走访供应商生产/经营场所，重点核查：生产设备先进性与维护状况；原材料采购渠道与质量控制；仓储物流能力；员工操作规范与安全管理。考察后填写《供应商现场考察记录表》。关键输出：《供应商资质审核表》《供应商现场考察记录表》（如需）。第四步：供应商综合评估与打分操作说明：采购部组织评估小组（由采购部、需求部门、财务部、质量部负责人组成），根据《供应商综合评估评分表》（见模板表格），从以下维度对供应商进行量化打分（总分100分）：质量保障能力（30分）：质量体系认证、产品合格率、质检流程、客户投诉处理；价格竞争力（25分）：报价合理性、成本控制能力、付款账期匹配度；交付与服务能力（20分）：生产周期、准时交付率、售后服务响应速度、技术支持能力；财务与合规性（15分）：财务状况（资产负债率、现金流）、纳税信用等级、有无法律诉讼或行政处罚；合作潜力（10分）：技术创新能力、行业口碑、长期合作意愿。评估小组独立打分后，取平均分作为供应商最终得分，按得分高低排序。关键输出：《供应商综合评估评分表》《供应商评估结果汇总表》。第五步：审批决策与结果反馈操作说明：分级审批：根据供应商得分及采购金额，按权限逐级审批：得分≥80分（优秀）或采购金额≤10万元：由采购部经理审批；60分≤得分＜80分（合格）或10万元＜采购金额≤50万元：由分管副总审批；得分＜60分（不合格）或采购金额＞50万元：提交总经理办公会审批。审批结果反馈：审批通过：采购部向供应商发出《合作意向通知书》，同步将结果反馈至需求部门；审批不通过：采购部向供应商发出《未通过评估告知书》（注明未通过原因），并将结果记录于《供应商评估档案》。关键输出：《供应商审批表》《合作意向通知书》/《未通过评估告知书》。第六步：供应商档案建立与动态管理操作说明：建档归档：对审批通过的供应商，采购部建立《供应商档案》，内容包括：基本信息、资质文件、评估报告、考察记录、合作合同、履约评价等，档案编号规则为“年份-品类-序号”（如2024-电子元器件-001）。动态更新：供应商合作期间，每季度由采购部联合需求部门进行履约评价（质量、交期、服务等方面），评价结果作为年度复评依据；若供应商出现重大问题（如质量、违约），需启动重新评估或清退流程。关键输出：《供应商档案目录》《供应商履约评价表》。配套工具表格表1：供应商综合评估评分表评估维度评分指标分值评分标准（示例）得分质量保障能力（30分）产品合格率10≥99.5%得10分，98%-99.4%得8分，＜98%不得分质量体系认证（ISO9001等）10有认证得10分，无认证0分客户投诉处理及时率10100%得10分，每降5%扣2分价格竞争力（25分）报价与市场均价对比15低于均价5%以上得15分，持平得10分，高于不得分付款账期匹配度10符合企业政策得10分，每超10天扣2分交付与服务能力（20分）准时交付率10≥98%得10分，95%-97%得8分，＜95%不得分售后服务响应时间10≤24小时得10分，每超12小时扣2分财务与合规性（15分）资产负债率8≤50%得8分，50%-70%得5分，＞70%不得分纳税信用等级7A级得7分，B级得4分，C级及以下0分合作潜力（10分）行业口碑（客户评价数量及评分）10≥3家好评得10分，2家得6分，＜2家0分合计100评估小组签字：采购部、需求部、质量部、财务部日期：年月日表2：供应商审批表供应商名称统一社会信用代码联系人联系方式采购品类评估得分评估结论□优秀（≥80分）□合格（60-79分）□不合格（＜60分）采购部意见经理签字：*日期：年月日分管副总意见签字：*日期：年月日总经理意见签字：*日期：年月日备注表3：供应商履约评价表供应商名称合作周期采购品类评价维度评价指标目标值实际值质量表现产品合格率≥99%交付表现准时交付率≥95%服务表现投诉响应及时率100%成本控制价格稳定性不高于合同价5%综合评价等级□优秀□良好□合格□不合格评价部门采购部、需求部日期：年月日执行关键提示评估标准客观化：评分指标需提前量化，避免主观判断，如“质量保障能力”中的“产品合格率”需明确具体数值标准。信息真实性核验：供应商资质文件、财务报表等需通过官方渠道验证，必要时要求提供原件核对，杜绝虚