采购流程透明化操作手册

采购流程透明化操作手册一、手册目的与适用范围本手册旨在通过标准化、规范化的操作流程，保证公司采购活动的全过程公开、可追溯、可监督，有效提升采购效率与资金使用效益，防范采购风险。本手册适用于公司各部门（含分支机构）的所有采购行为，涵盖物料采购、服务采购、工程采购等类型，涉及需求提出、供应商选择、合同签订、订单执行、验收付款等全环节。特殊采购项目（如战略采购、单一来源采购）需在本手册基础上结合专项管理规定执行。二、采购全流程操作详解（一）需求提报与审批操作内容：需求发起：采购需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、技术参数、预估单价、预算金额、用途、期望交付日期等关键信息，并附相关支撑材料（如技术图纸、项目方案等）。部门审核：需求部门负责人对采购需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，确认无误后签字。跨部门复核：对于预算金额超过[具体金额，如5万元]的项目，需提交财务部复核预算；涉及技术参数的，需由技术部/使用部门确认参数的准确性。最终审批：根据采购金额分级审批（例如：5万元以下由部门负责人审批；5万-20万元由分管副总审批；20万元以上由总经理审批），审批通过后流转至采购部。责任部门/人：需求部门、需求部门负责人、财务部、技术部（如需）、采购部输出成果：《采购需求申请表》（含各环节审批意见）（二）供应商寻源与选择操作内容：供应商信息收集：优先从公司《合格供应商名录》中筛选供应商；名录中无合适供应商的，通过公开渠道（如行业网站、招标平台、行业协会推荐）进行寻源，收集至少3家潜在供应商信息。供应商资质审核：采购部对供应商的营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、财务状况、供货能力、质量保证体系、过往合作业绩等进行审核，填写《供应商资质审核表》。对于关键物料或大型项目，可组织技术部、需求部门对供应商进行现场考察。询价/招标：小额采购（如5万元以下）：采用询价方式，向至少3家合格供应商发出《询价单》，要求其在规定时间内提供书面报价（加盖公章）。大额采购（如5万元以上）：采用公开招标或邀请招标方式，编制招标文件（含采购需求、评标标准、投标要求等），通过指定平台发布招标公告或向邀请供应商发出投标邀请函。供应商确定：成立评标小组（成员包括采购部、需求部门、财务部、技术部代表及外部专家（如需）），根据“质量优先、价格合理、服务保障”原则，对供应商报价、技术方案、资质、信誉等进行综合评审，填写《评标/比价报告》，确定中标/成交供应商。结果需按审批权限报批（如10万元以上项目需总经理审批），审批通过后通知供应商。责任部门/人：采购部、需求部门、财务部、技术部、评标小组输出成果：《供应商资质审核表》、《询价单及报价记录》、《招标文件》、《评标/比价报告》、《供应商确定通知》（三）采购合同拟定与审批操作内容：合同拟定：采购部根据采购需求及供应商谈判结果，使用公司标准《采购合同模板》拟定合同，明确以下条款：双方基本信息（供应商名称、地址、联系方式，公司名称、地址）；采购物品/服务的名称、规格型号、数量、单价、总价；质量标准、验收方法及违约责任；交付时间、地点、方式及运输费用承担；付款方式、时间及条件；合同生效条件、争议解决方式；其他约定事项（如保密条款、知识产权等）。合同评审：采购部对合同条款的完整性、准确性进行初审；法务部对合同的合法性、合规性进行评审；财务部对付款方式、税务条款进行评审；需求部门/技术部对技术参数、验收标准进行评审。合同签订：评审通过后，按公司合同审批权限逐级报批（如20万元以上合同需董事会审批）；审批通过后，由授权代表（总经理或其授权人）与供应商签订合同，双方各执正本一份，采购部留存复印件扫描存档。责任部门/人：采购部、法务部、财务部、需求部门、技术部、授权代表输出成果：《采购合同》（正本及扫描件）、《合同评审记录》（四）订单下达与交付跟踪操作内容：订单下达：采购部根据审批通过的《采购合同》，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、采购物品/服务信息、交付时间、交付地点、联系人等，并要求供应商确认回传。交付跟踪：采购部定期与供应商沟通，确认生产/备货进度，保证按期交付；如遇可能延期情况，供应商需提前[如3个工作日]书面通知，采购部及时与需求部门沟通，协调解决方案（如调整交付时间、更换供应商等）。到货准备：需求部门/仓储部提前确认收货场地、人员及验收工具，做好到货准备。责任部门/人：采购部、供应商、需求部门、仓储部输出成果：《采购订单》（供应商确认回传）、《交付进度跟踪记录》（五）验收与入库操作内容：现场验收：供应商按《采购订单》交付物品/服务后，由需求部门、技术部（如需）、采购部共同组成验收小组，按照合同约定的质量标准、技术参数进行验收。物品验收：核对数量、规格型号、外观、包装完整性，并进行必要的功能测试（如抽样送检）；服务验收：对照服务范围、交付成果（如报告、方案）及验收标准，确认服务是否符合要求。验收结果处理：验收合格：填写《采购验收单》，验收小组成员签字确认，办理入库手续（如为物品，需仓储部清点入库并登记台账）；验收不合格：填写《不合格品处理单》，注明不合格原因，及时通知供应商进行退换货或整改，整改后需重新验收。验收记录：所有验收过程需拍照或留存书面记录，保证可追溯。责任部门/人：需求部门、技术部（如需）、采购部、仓储部（如需）、验收小组输出成果：《采购验收单》、《不合格品处理单》（如需）、入库台账（六）付款与结算操作内容：发票核对：供应商开具合规票据（与合同、订单、验收信息一致），采购部核对票据信息无误后，提交财务部。付款申请：采购部根据合同约定的付款条件（如到货付款、验收后付款、分期付款），填写《付款申请单》，附《采购合同》、《采购订单》、《采购验收单》、合规票据等资料，按审批流程报批。款项支付：财务部对付款申请及附件进行复核，确认无误后办理付款手续（如银行转账），付款后及时将付款凭证反馈至采购部。对账管理：采购部定期与供应商进行对账，保证双方账务一致。责任部门/人：采购部、财务部、供应商输出成果：《付款申请单》、付款凭证、对账记录（七）采购档案管理操作内容：档案收集：采购部负责收集采购全环节资料，包括《采购需求申请表》、《供应商资质审核表》、《询价/招标记录》、《采购合同》、《采购订单》、《验收单》、《付款凭证》等。档案整理与归档：资料按“一项目一档”原则整理，编号归档，电子档备份至公司指定服务器，纸质档存入档案柜。档案查阅：因工作需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，由采购部专人负责查阅，查阅后及时归档。保管期限：采购档案保管期限不少于[如5年]，到期需销毁的，按公司档案管理规定执行。责任部门/人：采购部、档案管理员输出成果：采购档案（电子档+纸质档）、《档案查阅记录》三、配套表格模板表1：采购需求申请表申请部门申请日期采购编号申请人联系方式需求日期采购物品/服务名称规格型号/技术参数数量预估单价预估总价资金来源用途说明附件清单（技术图纸、方案等）需求部门负责人审批意见：签字：日期：财务部复核意见（如需）：签字：日期：分管副总审批意见（如需）：签字：日期：总经理审批意见（如需）：签字：日期：表2：供应商资质审核表供应商名称统一社会信用代码联系人联系方式地址注册资本主营业务成立时间资质证书名称证书编号发证机关有效期（如：ISO9001质量管理体系认证）供货能力说明（产能、设备、技术团队等）过往合作业绩（项目名称、合作方、合作时间）审核结论：□合格□不合格（请注明原因）审核人：日期：审核部门：采购部表3：评标/比价报告采购项目名称采购编号评标/比价日期评标地点评标小组成员参与供应商报价（元）技术方案得分（100分）价格得分（100分）供应商A供应商B供应商C评审意见：推荐供应商：评标小组负责人签字：日期：审批意见：审批人：日期：审批部门：表4：采购验收单验收日期验收地点采购订单编号供应商名称物品/服务名称规格型号数量合同编号验收标准验收项目及结果：（可附页或照片）验收结论：□合格□不合格（不合格描述：）需求部门验收人签字：技术部验收人签字（如需）：采购部验收人签字：日期：仓储部入库签字（如需）：四、关键控制点与风险提示（一）需求明确性需求部门必须清晰、准确地填写采购需求，避免因参数模糊导致采购物品/服务与实际需求不符，造成资源浪费。技术参数需经技术部或使用部门确认，避免“拍脑袋”提需求。（二）供应商选择的合规性严禁指定供应商或与供应商串通，保证询价/招标过程公平、公正、公开。供应商资质审核需严格，杜绝“无证”或“超范围”供应商参与采购。（三）合同条款的严谨性合同条款需完整、明确，避免使用“大概”“左右”等模糊表述，违约责任需对等。法务部必须参与合同评审，保证合同符合法律法规及公司规定。（四）验收的独立性验收小组需由需求部门、技术部、采购部等多方人员组成，避免“一人验收”，保证验收结果客观公正。验收不合格的物品/服务，需及时处理并保留记录，严禁“让步接收”或“未验先用”（特殊情况需经总经理审批）。（五）付款的准确性付款前需核对合同、订单、验收单、合规票据等信息一致，保证“无单不付款、无票不付款”。严禁提前付款或超合同金额付款，特殊情况需经财务部及总经理