行业合同审核标准化流程

行业通用合同审核标准化流程工具模板一、适用场景与业务范围本标准化流程适用于各类企业、事业单位及社会组织在开展业务过程中，对外签订的各类合同（包括但不限于买卖合同、服务合同、合作合同、租赁合同、保密协议等）的审核工作。具体场景包括：业务部门发起的日常业务合同审核；跨部门合作项目的合同条款把关；涉及金额较大、条款复杂或法律风险较高的合同专项审核；合同签订前的最终合规性确认。本流程旨在通过标准化操作，保证合同内容合法合规、权责清晰、风险可控，同时提升审核效率，保障企业合法权益。二、标准化操作流程详解合同审核流程分为前置准备→形式审核→实质审核→修订反馈→最终审批→归档管理六个阶段，各阶段操作要点阶段一：前置准备——明确审核基础合同接收与登记业务部门通过合同管理系统或线下提交《合同审核申请表》（见模板1），附合同草案、背景资料（如合作方资质、项目立项文件、需求说明书等）。法务/行政部门接收材料后，1个工作日内完成登记，唯一合同编号（格式：年份-部门-序号，如2024-法务-001），并在台账中记录合同基本信息（合同名称、对方主体、涉及金额、提交部门、提交日期等）。明确审核要点根据合同类型（如采购、服务、技术合作等），对照《合同审核要点清单》（见模板3）确定重点审核维度（如主体资格、付款条件、违约责任、知识产权归属等）。对特殊行业（如医疗、金融、建筑等）合同，同步关联行业监管要求（如需资质许可、合规备案等）。阶段二：形式审核——保证材料完整规范完整性检查核对合同是否包含核心要素：合同主体（双方全称、统一社会信用代码）、标的（名称、型号/规格、数量）、价款/报酬（金额、支付方式、发票要求）、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、签署页（双方盖章、法定代表人/授权代表签字）等。检查附件是否齐全（如技术附件、验收标准、对方资质证明等），附件内容是否与主合同冲突。规范性检查合同文本是否为最终版本，有无涂改（涂改处需双方盖章/签字确认）；合同编号是否唯一，与登记信息一致；语言表述是否清晰无歧义，避免模糊用语（如“大概”“左右”）。输出结果：形式审核通过后，流转至实质审核环节；不通过时，一次性列明缺失或不规范项，退回业务部门补充完善。阶段三：实质审核——聚焦核心条款与风险本阶段由法务部门牵头，业务部门、财务部门（涉及款项时）、技术部门（涉及技术条款时）协同参与，重点审核以下内容：主体资格审核对方主体：核查营业执照（副本复印件）、资质证书（如行业许可证、ISO认证等）原件，确认是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同标的，有无被吊销、注销等异常情况；我方主体：确认签署人是否为法定代表人或合法授权代表（需提供《授权委托书》），授权范围是否覆盖合同内容。合法性合规性审核合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，有无违反强制性规定（如禁止性交易、无效条款）；涉及行政审批、备案的（如房地产买卖、医疗器械采购等），确认是否已履行前置程序。商业条款合理性审核价款与支付：金额是否与市场行情一致，支付条件（如预付款、进度款、尾款比例）是否合理，是否约定发票类型（如增值税专用发票）及开具时间；履行义务：双方权利义务是否对等，我方义务是否具备可操作性（如交付期限、质量标准是否明确）；违约责任：违约金比例是否合理（一般不超过实际损失的30%），是否约定违约损失计算方式；知识产权/保密条款：涉及技术、信息的，明确归属、使用范围及保密期限，避免权属纠纷；争议解决：争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确，管辖法院/仲裁机构是否约定清晰（如“由我方所在地人民法院管辖”）。风险提示与建议对审核中发觉的重大风险（如对方履约能力不足、条款显失公平），形成《合同风险评估报告》（见模板4），提出修改建议（如增加担保条款、调整付款节奏）。输出结果：实质审核通过后，进入修订反馈环节；不通过时，法务部门牵头组织业务部门沟通，明确修改意见并书面反馈。阶段四：修订反馈——确认条款优化条款修订业务部门根据审核意见修改合同草案，逐条反馈修改说明（如“将违约金从20%调整为15%，因……”）；对重大修改，需重新履行内部审批流程（如部门负责人签字确认）。复核确认法务部门对修订后的合同进行复核，确认是否落实所有审核意见；复核通过后，由业务部门与对方沟通确认，达成一致后进入最终审批环节。阶段五：最终审批——签署前把关审批层级划分根据合同金额、风险等级确定审批权限（示例）：金额≤5万元：业务部门负责人+法务负责人审批；5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人+法务负责人+分管副总审批；金额＞50万元或重大风险合同：业务部门负责人+法务负责人+分管副总+总经理/董事长审批。签署用印审批通过后，由行政部门根据审批流程安排用印，保证“审批-用印”一一对应；用印前核对合同文本与审批版本一致，签署页需双方盖章（公章或合同专用章）、法定代表人/授权代表签字，骑缝章（多页合同）齐全。阶段六：归档管理——留存完整记录材料整理审批通过的合同文本（原件+修订版）、《合同审核申请表》《风险评估报告》《审批记录表》等材料，由行政部门统一整理，按合同编号分类归档。电子备份将合同扫描件及审核过程文件至合同管理系统，保存期限不少于合同履行完毕后5年（涉及长期争议的保存至争议解决完毕）。台账更新更新《合同管理台账》，记录合同签署日期、履行期限、归档情况等关键信息，保证可追溯。三、配套工具表单模板模板1：合同审核申请表合同名称合同编号提交部门提交日期对方主体名称统一社会信用代码合同标的涉及金额（元）合同类型□买卖□服务□合作□租赁□其他履行期限附件清单1.2.3.审核需求说明（如：重点审核付款条件、违约责任等）业务部门负责人签字日期备注：附合同草案、对方资质证明、项目背景资料等材料。模板2：合同审核意见表审核环节□形式审核□实质审核审核人*法务审核日期审核维度□完整性□主体资格□合法性□商业条款□其他具体条款/内容（如：合同第3.2条“付款方式”）审核意见（如：建议明确“进度款支付需提供验收合格证明”）处理建议□通过□需修改□退回重拟修订反馈说明（业务部门填写，如：“已修改为‘进度款支付需提供双方签字的验收报告’”）模板3：合同审核要点清单（部分）审核类别核心要点主体资格营业执照是否有效？经营范围是否涵盖合同标的？授权代表权限是否充足？合同效力有无违反法律强制性规定？是否存在“以合法形式掩盖非法目的”情形？权利义务双方义务是否明确？有无显失公平条款？（如我方义务远大于对方权利）违约责任违约金比例是否合理？是否约定损失赔偿计算方式？有无“免责条款”需提示？争议解决是否约定诉讼/仲裁？管辖地点/机构是否明确？（如“由我方所在地法院管辖”）保密条款保密范围、期限是否清晰？涉密信息定义是否准确？模板4：合同风险评估报告（简版）合同名称合同编号风险等级□低风险□中风险□高风险评估日期评估部门法务部门评估人*法务主要风险点1.对方主体无相关资质（如：对方为建筑公司，但未提供建筑业企业资质证书）；2.违约责任不对等（我方违约金5%，对方违约金2%）；3.争议解决约定为“对方所在地仲裁”。风险影响分析可能导致合同无效、我方权益受损、争议解决成本增加。应对建议1.要求对方提供有效资质证书原件并留存复印件；2.调整对方违约金比例至5%；3.修改争议解决方式为“由我方所在地人民法院管辖”。业务部门意见（签字确认）_________________日期：_________四、执行要点与风险提示审核时效管理形式审核：1个工作日内完成；实质审核：一般合同3个工作日内完成，重大复杂合同不超过5个工作日；修订反馈：业务部门需在2个工作日内完成修改并反馈，逾期未反馈的视为放弃审核意见。责任明确业务部门对合同内容的真实性、准确性负责；法务部门对合法合规性负责；财务/技术部门对专业条款（如付款、技术标准）负责；审批人对审批意见承担相应责任。风险规避要点主体风险：避免与无资质、失信主体合作，可通过“信用中国”等平台查询对方信用记录；条款风险：禁止使用“等”“其他”等模糊表述，需明确具体标准（如“验收合格以双方签署的《验收报告》为准”）；流程风险：严禁“先签后审”或“绕过审核”用印，所有合同必须经本流程审核后方可