会议纪要撰写规范

会议纪要的适用场景与价值会议纪要作为会议成果的书面载体，适用于各类正式会议场景，包括但不限于：常规工作例会：周例会、月度总结会等，用于同步进度、明确下一步计划；专项决策会议：项目启动会、方案评审会等，用于记录关键决策和责任分工；跨部门协调会议：资源对接会、流程优化会等，用于确认协作事项和解决争议；重要传达会议：政策宣贯会、战略部署会等，用于固化核心信息和执行要求。其核心价值在于：客观呈现会议内容、保证信息传递准确、为后续工作提供执行依据，同时也是复盘追溯的重要文档。会议纪要撰写的全流程操作指南一、会前：明确目标与准备基础明确会议核心目的与会议组织者确认会议主题、预期成果（如形成决策、明确分工、解决问题等），保证记录方向与会议目标一致。收集背景资料提前获取会议议程、上期会议纪要、相关议题的背景材料（如项目方案、数据报告等），熟悉讨论内容，避免记录时出现信息断层。准备记录工具与模板根据会议类型选择记录方式（手写、电子文档或协作工具），并提前套用标准会议纪要模板（见后文模板框架），预留关键信息填写区域（如参会人员、议程项、行动项等）。二、会中：精准记录核心信息记录会议基本信息基础要素：会议名称、时间（起止时间）、地点（线下会议室/线上会议）、主持人、记录人；参会人员：区分“出席人员”（列出姓名及部门，用号代替，如“总，市场部”）、“列席人员”（非核心参会者）、“请假人员”（需注明原因）。跟踪会议议程与讨论内容按议程顺序逐项记录，重点关注“讨论要点”（不同观点、争议焦点）、“结论”（最终达成的共识或决定）；对关键发言进行摘要，避免逐字记录，提炼核心观点（如“*经理提出：需在Q3前完成用户调研样本量5000份”）；对存疑内容及时标注（如“待确认：预算审批流程需对接财务部*总监”），会后补充核实。锁定行动项与责任分工对会议明确的“待办任务”，单独记录“任务描述”“负责人”“协作人（若有）”“截止时间”；避免使用“尽快”“适时”等模糊时间表述，需明确具体日期（如“2023年10月15日前”）。三、会后：整理、审核与分发初稿撰写与信息核对会后2小时内完成初稿整理，按“基本信息—会议议程—讨论与决议—行动项—附件”的逻辑结构组织内容；对存疑信息（如数据、责任人）与参会人核实，保证准确无误。审核与定稿初稿完成后提交主持人或指定负责人审核，重点检查：决议是否清晰、行动项是否明确、有无遗漏关键信息；根据审核意见修改后，形成最终版会议纪要，标注“定稿日期”。分发与归档定稿后24小时内，通过邮件或协作平台分发给所有参会人员及相关部门抄送，并在邮件标题注明“【会议纪要】+会议名称+日期”；按公司档案管理规定归档（电子档存共享文件夹，纸质档交行政部备案），保存期限不少于1年（重要会议建议长期保存）。会议纪要标准模板框架模块内容要点会议基本信息会议名称：时间：YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM地点：主持人：记录人：出席人员：（部门）、（部门）列席人员：请假人员：会议议程1.议程一：议题名称2.议程二：议题名称……（按实际顺序列出）讨论与决议议程一：-讨论要点：观点1（提出）、观点2（补充）-决议：议程二：-讨论要点：-决议：行动项跟踪序号12附件与备注附件：1.《方案（讨论稿）》备注：下次会议时间暂定YYYY年MM月DD日撰写过程中的关键注意事项客观中立，避免主观表述纪要需忠实反映会议内容，不加入记录人个人观点（如“的建议不合理”应改为“提出不同意见，认为……”）。突出重点，详略得当核心内容（决议、行动项）需详细记录，背景信息、次要讨论可适当简化，避免内容冗长。规范表述，保证无歧义使用“通过”“决定”“明确”等确定性词语，避免“大概”“可能”等模糊表述；专业术语首次出现时需简要解释（如“ROI（投资回报率）”）。及时性，避免信息滞后会后24小时内完成初稿分发，保证参会人员及时掌握会议成果，避免执行延误。保密与合规涉及敏感信息（如未公开决策、数据）需标注“内部文件，注意保密”，按