合同管理标准化模板及使用指南

合同管理标准化模板及使用指南一、适用范围与典型应用场景本标准化模板及指南适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同管理工作，覆盖业务合作、采购服务、资产转让、委托研发、租赁经营等典型场景。无论是企业内部部门间的协作协议，与外部供应商、客户、合作伙伴之间的商业协议，还是涉及项目执行、服务交付的具体约定，均可通过本模板实现合同条款的规范化、标准化管理，有效降低沟通成本，规避法律风险，保障合同双方合法权益。二、标准化操作流程（一）需求发起与前置准备需求提出：业务部门根据合作项目或工作需要，明确合同标的（如服务内容、采购物品、合作范围等）、核心需求（如质量标准、交付期限、预算金额等），填写《合同需求审批表》，部门负责人签字确认。背景调研：对合作方主体资格进行初步核查，包括但不限于营业执照、经营范围、资质证书（如行业许可、认证证书等）、过往合作业绩（如适用），保证合作方具备履约能力。材料准备：收集需求部门提供的《合同需求审批表》、合作方主体资格证明材料、技术规格书（如采购类合同）、项目方案（如服务类合同）等支撑文件，作为合同起草的基础依据。（二）合同起草与内部审核模板选择：根据合同类型（如采购合同、服务合同、合作协议等），选择对应的标准化模板，优先使用企业已发布的制式合同模板。条款填写：基础信息：填写合同编号（规则：年份-部门代码-合同类型序号，如2024-CG-001）、合同签订日期、合同双方全称（与营业执照一致）、法定代表人/授权代表人信息（需附授权委托书）、联系地址、电话等；核心条款：明确合同标的（具体描述名称、规格、型号等）、数量与单位、质量标准（如国家/行业标准、双方约定标准）、价款或报酬（含金额、币种、支付方式、支付节点）、履行期限（开始/结束日期、阶段性节点）、双方权利义务（分条列明，避免模糊表述）、违约责任（具体违约情形及对应的违约金计算方式或赔偿范围）、争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖地）、保密条款（保密范围、期限）、合同生效条件（如签字盖章后生效、附条件生效等）。内部审核：业务审核：起草部门负责人审核合同内容是否符合业务需求、技术参数是否准确、价款与预算是否匹配；法务审核：法务部门重点审核条款合法性、合规性，是否存在法律风险，权利义务是否对等，违约责任是否明确，争议解决方式是否有效；财务审核：财务部门审核价款结构、支付方式、税费承担、发票类型等是否符合财务制度及税务规定；分管领导审批：根据合同金额及重要性，由分管领导或总经理办公会进行最终审批。（三）合同谈判与修订谈判准备：内部审核通过后，由业务部门牵头，联合法务、财务人员组成谈判小组，明确谈判底线、核心诉求及可让步范围。谈判执行：与合作方就合同条款进行沟通，重点围绕价款、交付期限、质量标准、违约责任等核心条款进行协商，达成一致意见。修订确认：根据谈判结果，使用修订模式（如Word“修订”功能）对合同内容进行修改，修订完成后由双方谈判代表签字确认修订版本，保证双方对修订内容无异议。（四）合同签署与用印用印申请：审批流程完成后，由起草部门提交《合同用印申请表》，附最终版合同文本、审批文件、对方主体资格证明材料等，按企业用印管理规定报批。用印管理：加盖企业公章或合同专用章（严禁以部门章或个人印章代替），印章需清晰、完整，骑缝章（多页合同）需覆盖合同各页侧面；若为授权代表签署，需提供加盖合作方公章的《授权委托书》，载明授权范围、权限及期限，与合同一并存档。签署交付：合同一式多份（如双方各执N份，N根据实际需要确定），双方同时或先后签署，签署日期需一致（或最后签署方日期为合同生效日期）；签署完成后，由起草部门及时将企业留存份移交档案管理部门。（五）合同履行与归档履行跟踪：业务部门作为合同履行主责部门，需建立《合同履行台账》，记录合同履行进度（如交付验收、付款节点等），定期跟踪双方履约情况，发觉问题及时协调解决，重大风险上报分管领导。验收确认：涉及标的物交付或服务完成的，按合同约定进行验收（如现场验收、出具验收报告），验收结果需由双方签字确认，作为付款或履约完成的依据。档案归档：合同履行完毕或终止后，由档案管理部门统一归档，归档材料包括：合同文本（原件及修订版）、审批文件、用印申请表、对方主体资格证明、授权委托书、验收报告、往来函件、付款凭证等，按“一合同一档”原则整理，电子版与纸质版同步归档，保存期限按企业档案管理规定执行（一般不少于合同终止后10年）。三、合同模板核心条款框架（一）合同主体信息表项目甲方（采购方/委托方）乙方（供应方/服务方）单位全称[填写甲方全称][填写乙方全称]统一社会信用代码[填写甲方信用代码][填写乙方信用代码]法定代表人[填写法定代表人姓名][填写法定代表人姓名]授权代表人（如有）姓名：职务：联系方式：*姓名：职务：联系方式：*注册地址[填写甲方注册地址][填写乙方注册地址]联系方式[填写甲方联系方式][填写乙方联系方式]（二）合同主要条款表条款类别内容要点合同标的清晰描述标的物名称、规格型号、服务内容（如“软件开发服务，包含需求分析、系统设计、代码开发、测试部署”等）数量与单位明确具体数量、计量单位（如“100套”“500小时”“1项”），含允差范围（如“±5%”）质量标准国家标准（如GB/T19001）、行业标准（如HG/T）、双方约定技术参数或验收标准（详见附件《技术规格书》）价款与支付合同总价：¥[金额]元；支付方式：[如“分期支付，签约后3日内支付30%，验收合格后支付60%，质保期满后支付10%”]；收款账户信息（户名、开户行、账号）履行期限开始时间：YYYY年MM月DD日；结束时间：YYYY年MM月DD日；关键节点（如“乙方需于MM月DD日前完成方案设计，甲方5个工作日内确认”）双方权利义务甲方：按时付款、提供必要资料、配合验收；乙方：按质按量交付、承担保修责任、保守商业秘密违约责任逾期付款：每逾期一日，按应付金额0.05%支付违约金；逾期交付：每逾期一日，按合同总额0.1%支付违约金；质量不符：乙方负责免费修复或更换，严重时甲方有权解除合同争议解决双方协商解决，协商不成的，提交[甲方所在地/合同签订地]有管辖权的人民法院诉讼解决保密条款双方对在合作中获知的对方商业秘密（含技术信息、经营信息等）承担保密义务，保密期限为合同终止后[3]年合同生效本合同自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章之日起生效四、关键风险提示与管理要点（一）主体资格风险核查要点：合作方为企业的，需核验营业执照（最新版）、经营范围是否涵盖合同业务，特殊行业（如食品、建筑）需对应许可证；合作方为自然人的，需核验证件号码原件及复印件，确认其完全民事行为能力。规避措施：避免与无资质、超范围经营的合作方签约，必要时通过“国家企业信用信息公示系统”查询企业信用状况，存在严重失信记录的不得合作。（二）条款表述风险核查要点：避免使用“大概”“左右”“尽快”等模糊表述，价款、数量、期限等需明确具体数值；违约责任需与违约行为对应，避免“承担一切损失”等笼统条款；争议解决方式优先约定诉讼（明确管辖地），避免约定不明确的仲裁机构。规避措施：法务部门需对条款进行合法性审查，对易产生歧义的术语（如“不可抗力”“验收合格”）在合同中定义明确。（三）审批与用印风险核查要点：严禁未经审批或超越审批权限签署合同；用印时需核对合同文本与审批版本是否一致，避免“空白合同”用印；骑缝章需覆盖所有合同页面，防止单页抽换。规避措施：严格执行合同审批流程，用印登记需记录合同编号、用印份数、用印人等信息，保证可追溯。（