会议纪要撰写与信息传递模板

会议纪要撰写与信息传递工具模板一、适用场景日常部门例会（如周例会、月度工作推进会）跨部门协调会（如项目对接、资源调配会）专项任务研讨会（如新方案评审、问题解决会）对接沟通会（如客户需求沟通、合作方对接会）决策部署会（如年度计划宣贯、重要事项安排会）二、操作流程详解（一）会前准备：明确信息框架确认会议核心信息提前与会议组织者（如经理、主管）沟通，明确会议主题、目标、预期成果及参会人员范围，保证记录方向与会议需求一致。梳理会议背景材料收集与会议相关的议程、前期报告、数据资料（如项目进度表、问题清单），提前熟悉内容，避免记录时因信息陌生遗漏关键点。准备记录工具根据会议性质选择记录方式：正式会议建议使用电子文档（Word/Excel）结合模板，快速填充内容；临时短会可使用手写记录后整理，重点标注“待确认”“需跟进”事项。（二）会中记录：抓取关键信息记录基础信息按模板“会议基本信息”模块，实时填写会议名称、时间、地点、参会人（含缺席人员及原因）、主持人、记录人，保证基础信息完整。聚焦议题讨论按会议议程顺序，逐项记录议题讨论过程：关键发言：记录核心观点（如“*建议优先解决A问题，理由是…”），避免大段摘抄，提炼结论性表述；意见分歧：标注不同立场（如“认为方案可行，提出需补充成本测算”）；数据支撑：记录引用的重要数据（如“当前进度滞后15%，需在X月X日前完成”）。明确决议与行动项对会议达成的共识、形成的决议，需记录“决议内容”“责任部门/人”“完成时限”；对未当场明确的待办事项，标注“需进一步确认”并记录后续对接人（如“*负责补充数据，周五前反馈”）。（三）会后整理：完善与核对信息补全与核对会议结束后2个工作日内，根据记录补充细节（如未记全的发言要点、数据来源），必要时与主持人（）或关键参会人（）核对，保证信息准确无误，避免“模糊表述”（如“尽快完成”需明确具体时间）。形成纪要初稿按模板结构整理内容：先列会议基本信息，再按议题顺序记录“讨论要点”“决议事项”，最后汇总“行动项清单”，语言简洁、客观，避免主观评价（如“的发言很好”改为“提出建议”）。审核与定稿初稿完成后提交主持人（）审核，根据反馈修改完善，确认无误后形成正式纪要（标注“定稿日期”及“审核人：”）。（四）传递与跟进：保证落地执行分发纪要定稿后1个工作日内，通过公司内部沟通工具（如企业OA系统）将纪要分发给所有参会人及相关部门，抄送需知晓的领导（如*总），并附“请查收并确认行动项”的提示语。跟踪行动项在行动项表中标注“负责人”和“截止时间”，每周通过周报或进度会跟踪完成情况，对逾期未完成的项及时提醒（如“*负责的任务，当前进度，是否需支持？”），保证闭环管理。归档留存纪要分发后，将电子版存入指定共享文件夹（如“会议纪要-2024年-部门”），纸质版（如需）由行政部统一归档，保存期限不少于1年，便于后续查阅。三、模板内容结构（一）会议基本信息表项目内容会议名称例：项目周例会会议时间年月日时分至时分（具体到分钟）会议地点例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号X）参会人员主持人：；记录人：；参会人：、、（含缺席人员及原因：请假）会议主题例：项目进度推进及问题协调会议目标例：明确当前瓶颈，确定下一阶段任务分工（二）议题讨论与决议记录表议题序号议题名称讨论要点（关键发言、数据、分歧）决议内容1项目进度滞后问题：“当前设计稿完成度60%，因客户需求调整导致延期3天”；：“需与客户确认最终需求，避免反复修改”决议：负责与客户对接需求，X月X日前确认；同步调整设计计划，延期2天完成2资源调配申请：“测试团队人手不足，需增派2名工程师”；：“现有人员可加班支持，但需明确加班费标准”决议：协调1名工程师支援测试团队，X月X日到位；于X月X日前反馈加班方案（三）行动项跟踪表序号任务描述负责人截止时间完成状态（待执行/进行中/已完成/延期）备注（如需支持事项）1与客户确认项目最终需求*2024–进行中需提供需求模板参考2调整设计稿计划并报备*2024–待执行同步测试团队进度3协调测试工程师支援*2024–待执行确认工程师技能匹配度四、使用要点提示（一）信息准确性优先记录时避免主观臆断，对“待确认”信息（如数据、责任方）必须标注清楚，会后第一时间核实，保证纪要内容真实反映会议结果。人名、职务、时间、数据等关键信息需反复核对，避免笔误（如“”误写为“”）。（二）行动项可执行性强每个行动项需明确“做什么、谁负责、何时完成”，避免模糊表述（如“尽快推进”“研究一下”），保证接收人清晰职责。对复杂任务可拆解为子项，明确阶段性目标（如“需求确认”拆解为“内部梳理需求-客户沟通-最终确认”）。（三）传递与归档规范化纪要分发范围需覆盖所有相关方，避免因“未收到纪要”导致工作遗漏；重要会议纪要需抄送上级领导，保证信息同步到位。归档时按“年度-部门-会议类型”分类，文件名统一规范（如“20240520-部门-项目推进会纪要”），便于检索。（四）定期回顾与优化每季