行政机关档案管理工作规范

行政机关档案管理工作规范行政机关档案承载着政务运行的历史轨迹，是决策参考、权益维护、历史研究的核心依据。规范档案管理工作，既是贯彻《中华人民共和国档案法》的法定要求，也是提升机关治理效能、保障信息安全的现实需要。本文结合实践经验，从全流程管理视角梳理行政机关档案工作的规范要点，为实务操作提供参考。一、档案管理的基本原则档案管理需以“合规、闭环、安全、高效”为导向，构建科学管理体系：依法管理原则：以《档案法》《机关档案管理规定》为纲领，明确归档范围、保管期限、利用权限等法定要求，确保管理行为合规。全生命周期管理：覆盖档案“形成—收集—整理—保管—利用—鉴定—销毁”全流程，实现闭环管控。安全与利用并重：在保障档案实体安全、信息安全的前提下，优化利用机制，发挥档案的凭证与参考价值。信息化赋能：推动传统载体档案数字化转型，构建电子档案管理体系，提升管理效率与共享水平。二、档案的收集与整理档案收集与整理是管理的基础环节，需做到“应归尽归、规范有序”。（一）收集范围与要求行政机关档案收集应涵盖文书类（公文、会议记录、调研材料等）、业务类（审批文件、执法记录、统计报表等）、音像类（照片、视频、录音）、实物类（奖牌、证书、印章模）及电子类（邮件、数据库、系统日志）等。需建立“谁形成、谁负责”的归档责任制，明确各部门归档清单，要求文件材料“应归尽归”，杜绝遗漏。（二）整理规范1.分类：采用“年度—机构（问题）—保管期限”或“年度—保管期限—机构（问题）”分类法，结合机关职能特点确定分类方案，确保逻辑清晰。2.编号与编目：对归档文件逐件编号，编制《归档文件目录》，包含文号、题名、日期、页数、责任者等核心要素；电子档案需同步建立元数据目录。3.装订与装盒：纸质档案以“件”为单位装订，去除金属物，采用无酸纸装订；装盒时按编号顺序排列，填写盒脊与备考表，注明缺损、修改情况。三、档案的保管与防护档案保管需兼顾实体安全与信息安全，构建“人防+技防”的防护体系。（一）保管环境档案库房应独立设置，远离潮湿、高温、强磁场区域，温度控制在14-24℃，相对湿度45%-60%；配备恒温恒湿设备、防火（烟感报警器、灭火器）、防盗（门禁、监控）、防虫（防虫药、定期消杀）设施，定期检查维护。（二）实体安全管理建立档案出入库登记制度，借阅、移交需履行审批手续；定期开展档案清点，核对数量、完好度，对破损档案及时修复（如修裱、数字化备份）；涉密档案单独保管，执行“双人双锁”“密件密放”制度。（三）电子档案安全电子档案采用“异质备份”（如磁带、光盘、云端），定期检测存储介质；设置访问权限，区分“只读”“编辑”“管理”等角色，操作留痕；应对系统漏洞、病毒攻击，定期开展安全演练。四、档案的利用与开发档案利用需平衡“服务需求”与“安全底线”，释放档案价值。（一）利用流程内部利用：凭工作证或审批单查阅，复制需登记用途；外部利用：依《政府信息公开条例》，对非涉密档案提供查询，涉密档案需经保密审查。利用过程中禁止涂改、抽取档案，确需摘录的需注明出处。（二）开发与编研结合机关工作需求，编制《大事记》《政策汇编》《案例集》等编研成果；利用大数据分析档案数据，为决策提供历史参考（如统计历年审批量、执法频次）。五、档案信息化建设以数字化、智能化为抓手，推动档案管理转型升级。（一）电子档案管理系统搭建符合《电子文件归档与电子档案管理规范》的管理系统，实现“收—管—用”全流程线上化；系统需具备元数据管理、全文检索、权限控制、备份恢复等功能。（二）传统档案数字化制定数字化方案，优先对高频利用、易损毁档案进行扫描；数字化成果需与纸质档案“一一对应”，建立关联关系，确保“数实同源”。（三）数据共享与协同对接政务信息资源共享平台，推动跨部门档案信息互通（如与人社、税务部门共享审批档案）；在安全前提下，向社会开放非涉密档案的在线查询服务。六、监督与考核机制通过“监督—整改—提升”闭环管理，保障工作质效。（一）内部监督成立档案管理领导小组，定期检查归档及时性、整理规范性、保管安全性；将档案工作纳入部门绩效考核，与评优评先挂钩。（二）问题整改对检查发现的问题（如归档不全、保管环境不达标），下达整改通知书，明确整改时限与责任人，跟踪复查直至闭环。（三）培训与提升定期组织档案员培训，内容涵盖法规解读、系统操作、修复技术等；鼓励参加行业交流，学习先进管理经验，持续优化工作方法。结语行政机关档案管理是一项系统性