2026年塑料制品公司质量追溯信息管理制度

2026年塑料制品公司质量追溯信息管理制度第一章总则第一条为建立公司塑料制品全生命周期质量追溯体系，确保从原料采购到成品交付的每一个环节均可追溯，快速定位质量问题根源、减少质量损失、满足客户与法规要求，结合公司生产经营实际与《中华人民共和国产品质量法》《消费品召回管理暂行规定》等相关法律法规，制定本制度。第二条本制度适用于公司塑料制品生产全链条的质量追溯信息管理，包括原料采购、生产加工、成品检验、仓储物流、销售交付及售后反馈等环节，涉及的追溯对象包括原料（树脂、色母粒、助剂）、半成品、成品及相关生产设备、操作人员、检测数据等。第三条质量追溯信息管理遵循“全流程覆盖、信息真实准确、追溯便捷高效、安全保密”的原则，确保追溯信息完整记录、规范存储、快速查询，同时严格保护客户信息与公司商业秘密，防止信息泄露或篡改。第四条公司质量管控部门为质量追溯信息管理的主管部门，负责制定追溯信息采集标准、搭建追溯信息管理系统、监督信息采集与录入、协调质量追溯工作；生产管理部门、采购部门、仓储部门、销售部门、售后部门按职责分工负责对应环节追溯信息的采集、录入与维护；信息技术部门负责追溯信息管理系统的技术支持与数据安全。第二章追溯信息范围与采集标准第五条原料采购环节追溯信息需包含以下内容，由采购部门与仓储部门共同采集：（一）原料基础信息：原料名称、规格型号、生产厂家（供应商名称）、生产日期、保质期、产品标准编号（如GB/T12670-2008）、批次号（供应商提供的唯一标识）、采购订单编号；（二）验收信息：验收日期、验收人员、验收项目（外观、性能、资质文件等）、验收结果（合格/不合格）、不合格处置方式（退货/换货/让步接收）、对应的检验报告编号；（三）存储信息：入库日期、存储区域（如“原料库A区3号货架”）、存储条件（温度、湿度要求）、出库日期、领用部门、领用数量、领用用途（对应生产订单号）。采集要求：每批次原料到货后，采购部门需在2个工作日内将基础信息与验收信息录入追溯系统，仓储部门同步录入存储与领用信息，确保原料批次与采购订单、生产订单精准关联。第六条生产加工环节追溯信息需包含以下内容，由生产管理部门组织操作人员采集：（一）生产基础信息：生产订单编号、产品名称、规格型号、生产车间（如“成型车间1号线”）、生产设备编号（如“注塑机SJ-05”）、生产起止日期、计划产量、实际产量；（二）工艺与操作信息：各工序工艺参数（如注塑温度、保压时间、冷却时间）、参数调整记录（调整时间、调整原因、调整前后数值、操作人员）、关键工序操作人员姓名及工号、设备维护记录（维护日期、维护项目、维护人员）；（三）质量检测信息：工序检验记录（检验日期、检验项目、抽样数量、合格数量、不合格数量、不合格原因）、成品检验记录（检验日期、检验人员、检验标准、检验结果、对应的检验报告编号）、不合格品处置记录（处置日期、处置方式、处置人员、处置数量）。采集要求：生产过程中，操作人员需实时记录工艺参数调整与检验结果，每日下班前将当日生产信息汇总录入追溯系统；生产管理部门需每周核查信息完整性，确保每一批次成品可关联到对应的原料批次、设备与操作人员。第七条仓储物流环节追溯信息需包含以下内容，由仓储部门采集：（一）成品入库信息：入库日期、入库批次号（公司内部编制的唯一批次标识，格式为“产品代码-生产日期-车间编号-流水号”）、产品名称、规格、数量、存储区域（如“成品库B区2号货架”）、存储条件、入库验收人员；（二）出库与物流信息：出库日期、出库批次号、出库数量、收货单位（客户名称）、物流单号、物流公司名称、发货人员、运输过程温度/湿度记录（如需冷链运输）、客户签收日期与签收人。采集要求：成品入库后，仓储部门需在1个工作日内完成入库信息录入；出库时同步录入物流信息，确保成品批次与物流单号、客户信息精准关联，物流记录需保存至产品质保期结束后2年。第八条销售交付与售后环节追溯信息需包含以下内容，由销售部门与售后部门分别采集：（一）销售交付信息：销售订单编号、客户名称、客户地址、联系人及联系方式、产品名称、规格、批次号、交付数量、交付日期、发票编号、合同编号；（二）售后反馈信息：客户反馈日期、反馈类型（质量投诉/咨询/建议）、反馈内容（产品问题描述、发生时间、使用场景）、处理人员、处理方案（维修/更换/退货/解释说明）、处理结果、客户满意度、是否涉及产品召回（召回原因、召回范围、召回数量、召回处理方式）。采集要求：销售部门需在产品交付后3个工作日内录入销售交付信息；售后部门需在收到客户反馈后24小时内录入反馈信息，处理完成后1个工作日内更新处理结果，确保售后问题可追溯至具体产品批次与生产环节。第三章追溯信息管理系统与数据维护第九条公司采用“信息化系统+人工辅助”的方式管理质量追溯信息，信息技术部门负责搭建“质量追溯信息管理系统”，系统需具备以下功能：（一）信息录入功能：支持各部门按权限录入对应环节追溯信息，提供手动录入与Excel批量导入两种方式，关键信息（如批次号、检验结果）需设置必填项与格式校验，防止错录或漏录；（二）信息查询功能：支持多维度查询（如按原料批次号查询对应成品、按成品批次号查询生产与销售信息、按客户名称查询交付产品批次），查询结果可导出为Excel格式，查询记录需留存（包含查询人、查询时间、查询内容）；（三）追溯关联功能：实现原料批次、生产订单、成品批次、销售订单、客户信息的自动关联，支持从成品批次反向追溯至原料采购环节，或从原料批次正向追溯至成品销售环节；（四）数据统计功能：支持按时间段、产品类型、车间、客户等维度统计生产产量、合格率、不合格品率、客户反馈率，生成统计报表（如“月度成品合格率报表”“季度客户反馈统计报表”）；（五）数据安全功能：设置多级权限（如管理员权限、部门操作权限、查询权限），不同岗位仅能操作或查询对应权限范围内的信息；系统自动备份数据（每日凌晨全量备份，每小时增量备份），备份数据存储于异地服务器，防止数据丢失；记录数据修改日志（修改人、修改时间、修改前内容、修改后内容），关键信息（如检验结果、客户信息）修改需经审批（部门负责人签字确认）。第十条追溯信息数据维护需遵循以下要求，由各部门与信息技术部门共同负责：（一）信息录入及时性：各部门需按本制度第五条至第八条规定的时限完成信息录入，逾期未录入的需向质量管控部门说明原因，质量管控部门每月统计信息录入及时率，纳入部门绩效考核；（二）信息准确性：各部门需对录入信息的真实性与准确性负责，录入前需核对原始凭证（如采购订单、检验报告、出库单），发现录入错误的，需在发现后24小时内按流程申请修改，经审批后更正，严禁擅自修改已录入的关键信息；（三）数据存储期限：原料采购与生产加工环节追溯信息需至少存储5年，成品销售与售后环节追溯信息需至少存储至产品质保期结束后3年，超过存储期限的，需经质量管控部门审批后按规定销毁（电子数据需彻底删除，纸质凭证需粉碎处理）；（四）系统维护：信息技术部门需每月对追溯信息管理系统进行维护，检查系统运行状态、数据备份情况、安全漏洞，发现问题及时修复；每季度组织一次系统操作培训，提升各部门人员操作熟练度。第四章质量追溯流程第十一条常规质量追溯流程（如客户查询产品来源、内部统计分析）：（一）发起追溯：需求部门（如销售部门接到客户查询、质量管控部门开展数据分析）向质量管控部门提交《质量追溯申请单》，说明追溯目的（如“查询客户XX采购的产品批次20240508-01对应的原料信息”）、追溯对象（成品批次号/原料批次号/客户名称）、所需追溯信息范围；（二）信息查询：质量管控部门在收到申请后1个工作日内，通过追溯信息管理系统查询相关信息，如需跨部门核实（如确认原料验收细节），需通知对应部门在2个工作日内反馈；（三）结果反馈：质量管控部门整理追溯结果，形成《质量追溯报告》，内容包括追溯过程、追溯信息明细、关联关系说明，在3个工作日内反馈至需求部门；如需向客户提供追溯信息，需经销售部门审核，确保信息合规且不泄露商业秘密。第十二条质量问题追溯流程（如客户投诉产品质量、内部发现批次性质量缺陷）：（一）问题发起：售后部门接到客户质量投诉，或生产/检验环节发现质量问题后，需立即填写《质量问题追溯单》，明确问题产品名称、规格、批次号、问题描述（如“成品表面出现裂纹”）、涉及数量、发现日期，提交至质量管控部门；（二）反向追溯：质量管控部门通过追溯系统，从问题产品批次号反向追溯至生产环节（生产设备、工艺参数、操作人员、检验记录）与原料环节（原料批次、供应商、验收结果），排查问题可能的根源（如“原料批次20240420-A的熔融指数超标，导致成品成型不良”）；（三）范围界定：质量管控部门结合追溯结果，界定问题影响范围（如“仅涉及成品批次20240508-01，还是同原料批次生产的所有成品”），通知仓储部门核查库存产品、销售部门核查已交付产品；（四）处理与改进：质量管控部门组织相关部门制定问题处理方案（如库存产品复检、已交付产品召回、供应商索赔、工艺参数调整），跟踪方案执行；同时分析追溯信息，总结问题原因，形成《质量问题分析与改进报告》，纳入公司质量改进体系。第十三条产品召回追溯流程（如发现产品存在安全隐患需召回）：（一）召回评估：质量管控部门接到产品安全隐患报告后，通过追溯系统查询该产品的生产批次、销售区域、客户名单、交付数量，评估召回范围与等级（如“一级召回：涉及所有已销售与库存产品”）；（二）召回计划：质量管控部门联合销售部门、售后部门制定《产品召回计划》，明确召回产品信息（名称、规格、批次号）、召回原因、召回范围、召回方式（上门召回/客户寄回）、召回时限、负责人员、客户补偿方案；（三）召回执行：销售部门通知相关客户，售后部门负责接收召回产品，仓储部门设立“召回产品专用区域”存放召回产品，所有环节信息需实时录入追溯系统，记录客户通知时间、客户确认情况、召回产品接收数量、处置方式（销毁/维修后复检）；（四）召回总结：召回结束后，质量管控部门整理追溯信息与召回记录，形成《产品召回总结报告》，报公司管理层与相关监管部门（如市场监督管理局），同时更新追溯系统中的产品状态（标记为“已召回”）。第五章监督与考核第十四条公司建立质量追溯信息管理监督机制，确保追溯工作有效落实：（一）日常监督：质量管控部门每日抽查追溯信息录入情况（如原料验收信息是否完整、生产参数是否实时记录），每周核查追溯系统数据与实物、原始凭证的一致性，发现信息错录、漏录或不一致的，下达《整改通知书》，要求责任部门在2个工作日内整改；（二）专项检查：运营管理部门每季度开展质量追溯专项检查，重点检查追溯信息完整性（各环节信息是否全覆盖）、准确性（数据与原始凭证是否一致）、追溯有效性（能否快速定位问题根源），检查结果纳入部门绩效考核；（三）追溯演练：质量管控部门每年组织1-2次质量追溯演练（如模拟客户投诉某批次产品质量问题，测试追溯流程是否顺畅、信息是否可快速查询），演练后总结不足，优化追溯流程与系统功能。第十五条质量追溯信息管理纳入相关部门绩效考核，考核指标与奖惩措施如下：（一）考核指标：信息录入及时率：各部门对应环节追溯信息按规定时限录入的比例，目标值≥98%；信息录入准确率：录入追溯系统的信息与原始凭证一致的比例，目标值≥99%；追溯响应速度：接到追溯申请后，完成追溯并反馈结果的平均时间，常规追溯目标值≤3个工作日，质量问题追溯目标值≤1个工作日；追溯完整性：追溯过程中能否覆盖从原料到成品的全环节，无信息断点，目标值≥95%。（二）奖惩措施：月度考核中，部门所有指标达标且排名前两名的，给予部门绩效奖金10%的上浮奖励，部门负责人绩效考核加5分；月度考核中，任一指标未达标（如信息录入及时率低于95%）的，扣减部门绩效奖金5%，部门负责人绩效考核扣3分；连续两个月指标未达标的，对部门负责人进行约谈，限期整改；因追溯信息缺失、错误导致无法定位质量问题根源，造成经济损失（如