员工离职手续流程规范化表单

员工离职手续流程规范化表单工具指南一、适用情境与目标本工具适用于企业内部员工因主动离职、劳动合同到期终止、协商解除或公司依法解除劳动合同等场景，旨在通过标准化流程明确离职各环节责任，保证工作交接完整、资产归还清晰、薪资结算准确，同时保障企业与员工的合法权益，降低离职过程中的纠纷风险，实现工作平稳过渡。二、标准化操作流程步骤1：离职意向提出与初步沟通操作主体：员工本人、直接部门负责人具体内容：员工因个人原因离职的，需提前3-5日（试用期员工提前3日，正式员工提前30日，特殊情况以合同约定为准）向直接部门负责人提交书面《离职申请书》，说明离职原因及预计离职日期；部门负责人收到申请后，需与员工进行面谈，知晓离职动机，反馈工作表现，并确认离职日期是否符合业务安排，必要时可协商调整；若为公司提出解除劳动合同，需由HR部门依据《劳动合同法》及相关规定，提前30日书面通知员工或支付代通知金，并说明解除原因。步骤2：离职审批流程启动操作主体：员工、部门负责人、HR部门、分管领导具体内容：员工提交《离职申请书》后，部门负责人需在2个工作日内完成初审，重点评估离职对部门工作的影响，并在申请表上签署意见；部门负责人将初审通过的《离职申请书》提交至HR部门，HR部门核查员工劳动合同签订情况、考勤记录、绩效结果等，确认离职手续合规性；HR部门将审批表流转至分管领导，最终审批通过后，视为离职流程正式启动，同步通知员工及相关部门配合后续交接。步骤3：工作交接与资料归档操作主体：离职员工、接收人、部门负责人、HR部门具体内容：离职员工需在部门负责人指导下，与接收人（由部门指定，一般为同岗位同事或直属下属）共同填写《工作交接清单》，内容包括：未完成工作及进度说明；经手项目资料、客户信息、数据文件等（需注明存储位置及密码权限）；工作对接人联系方式及关键事项备注；公司内部系统账号（如OA、ERP等）及权限移交说明。交接过程中，部门负责人需全程监督，保证交接内容完整、无遗漏；涉及核心业务或保密信息的，需签署《保密承诺书》作为交接附件；交接完成后，接收人、部门负责人、离职员工三方在《工作交接清单》上签字确认，清单原件由HR部门归档，复印件交接收人留存。步骤4：公司资产与物品归还操作主体：离职员工、行政部门、部门负责人具体内容：离职员工需在离职前3个工作日内，向行政部门提交《物品归还清单》，注明需归还的公司资产，包括但不限于：工牌、门禁卡、电脑、手机、办公家具、钥匙、制服、图书资料等；行政部门核对物品数量、状态，确认无损坏或丢失后，在清单上签字确认；如有物品损坏或丢失，需按公司规定填写《赔偿说明》，经部门负责人审批后，从薪资中扣除相应费用（需符合法律规定）；离职员工完成所有物品归还后，行政部门在《离职手续办理表》中“资产归还”栏签字确认，作为薪资结算的前置条件。步骤5：薪资结算与福利核销操作主体：HR部门、财务部门、离职员工具体内容：HR部门在员工离职当日，核算其未结薪资（包括基本工资、绩效工资、加班费等）、未休年假补偿（如适用）、报销款项等，填写《薪资结算单》；财务部门核对HR提交的结算单，保证金额准确无误，并在员工离职后15个工作日内将薪资支付至指定银行账户（遇节假日顺延）；涉及公司垫付的费用（如培训费、住宿费等），需在《薪资结算单》中注明扣减方式，员工签字确认后执行；社保、公积金等关系转移手续由HR部门负责办理，离职员工需配合提供相关材料。步骤6：离职证明开具与后续跟进操作主体：HR部门、离职员工具体内容：员工完成所有离职手续后，HR部门在1个工作日内开具《离职证明》，注明员工基本信息、入职/离职日期、担任岗位、劳动合同期限等内容（不得包含负面评价或违法信息）；《离职证明》需加盖公司公章后交予员工，同时留存复印件归档；对于已办理工作交接的员工，HR部门可在离职后1-3个月内进行电话回访，知晓其离职后动态，收集对公司管理的建议，持续优化离职管理流程。三、离职手续交接表模板员工基本信息姓名工号入职日期YYYY年MM月DD日离职类型□主动离职□合同到期□协商解除□其他（请注明：_________）工作交接清单序号交接事项明细1未完成项目：__________________________（含当前进度、下一步计划）2文件资料：__________________________（存储位置：____________）3客户对接清单：__________________________（联系人、需求备注）4内部系统账号：__________________________（账号、权限说明）5其他：__________________________物品归还清单序号物品名称1工牌2公司笔记本电脑3门禁卡4其他：__________________________审批与确认部门负责人签字：日期：_____________HR部门签字：日期：_____________分管领导签字：日期：_____________离职员工确认签字：日期：_____________四、关键执行要点时效性要求：各环节需在规定时限内完成，如部门审批不超过2个工作日，交接期限一般不超过5个工作日（复杂岗位可适当延长，最长不超过10个工作日），避免因流程拖延影响员工情绪或工作连续性。交接完整性：涉及核心业务、保密信息或跨部门协作的工作，需由部门负责人牵头监督交接，保证接收人完全掌握工作要点，必要时可安排交接后1周内的过渡期支持。沟通态度：部门负责人及HR部门在与员工沟通时，需保持专业、礼貌，避免负面情绪或争执，维护企业良好雇主形象。合规性保障：离职手续需严格