会议室预定及使用记录标准化流程

会议室预定及使用记录标准化流程一、适用范围与场景描述本流程适用于企业内部各部门、项目组及外部合作单位（需提前备案）的会议室预定与管理，涵盖日常工作会议、项目研讨、客户接待、培训等各类场景。通过标准化流程，可实现会议室资源高效调配、使用过程全程留痕、冲突问题快速处理，同时保障会议室设备完好与环境整洁，提升会议组织效率与使用体验。二、标准化操作流程详解（一）会议需求发起与信息填报需求发起主体：会议由需求部门/人员发起，指定专人（如会议组织者*明）作为预定负责人。预定方式：通过企业OA系统/会议室预定平台提交申请，或填写《会议室预定申请表》（见模板一）后提交至行政部。信息填报要求：必填信息：会议主题、会议日期（具体到年/月/日）、会议时间段（开始-结束时间，精确到30分钟，如09:00-10:30）、参会人数（预估实际人数，不超过会议室最大容量）、需求部门/联系人（*明）、联系方式（内线电话/企业）。选填信息：会议类型（内部会议/客户接待/培训等）、特殊需求（投影仪、视频会议设备、白板、茶水服务、桌椅摆放形式等）。提前时限要求：常规会议：需提前至少1个工作日提交预定申请；大型会议（参会人数20人以上）或特殊需求会议：需提前3个工作日提交申请，以便行政部统筹安排。（二）会议室资源查询与预定确认资源查询：需求人通过系统/行政部查询会议室实时使用状态（可查看已预定时间段、会议室容量、设备配置等信息），选择符合需求的会议室（如“会议室A（20人，含投影仪）”）。冲突处理：若目标会议室已被预定，需求人需：调整会议时间段，选择其他空闲时段；若时间不可调整，可联系原预定人协商（需双方确认后，由行政部协助调整）；仍无法协调时，由行政部推荐同类型替代会议室，并说明原因。预定审核与反馈：行政部在收到申请后1个工作日内审核（重点核查时间冲突、设备需求合理性、人数与容量匹配度等）；审核通过后，系统发送预定成功通知（或邮件/企业告知*明），包含会议室名称、位置、设备清单及使用须知；审核未通过时，行政部需注明原因（如“会议室当日已被预定”“人数超容量”），并协助调整方案。（三）会议前准备与设备检查行政部准备：根据预定信息，提前30分钟开启会议室电源、空调，调整温度至22-26℃，检查设备（投影仪、麦克风、白板笔、激光笔等）是否正常可用；若需茶水服务，提前按需求准备矿泉水/纸杯，并放置于会议室指定位置；按桌椅摆放形式需求（如课桌式、会议式、圆桌式）布置桌椅，保证整齐有序。需求人确认：会议组织者*明需在会议开始前1天再次通过系统确认预定状态，如有特殊需求变更（如增加设备、调整人数），需提前4小时联系行政部确认，避免影响准备。（四）会议进行中规范使用入场与签到：参会人员需提前10分钟到达会议室，在《会议室使用签到表》（可附于会议室门口或由*明携带）上签到，确认实际参会人数与预定人数差异（差异超过20%时，需会后向行政部说明）。设备使用：设备操作需遵循会议室《设备使用指南》（贴于设备旁），非专业人员不得拆卸、调试设备；如需使用视频会议功能，需提前连接测试，保证网络稳定；会议期间保持会议室安静，关闭手机铃声或调至静音，避免影响他人。应急处理：设备故障时，立即联系行政部（内线XXX），由技术人员现场处理；临时增加参会人数导致超容量时，需求人需协调部分人员至备用区域（如洽谈区），或申请调整会议室。（五）会后整理与记录反馈需求人责任：会议结束后，需求人*明需组织参会人员将桌椅恢复原状，清理会议垃圾（如纸张、矿泉水瓶），关闭所有设备（投影仪、麦克风、空调等）；填写《会议室使用记录表》（见模板二），记录实际使用时间、设备使用情况（是否正常）、有无损坏/遗失物品、卫生状况等，并签字确认。行政部检查：行政部人员每日18:00前检查各会议室使用情况，核对《会议室使用记录表》，确认设备完好、环境整洁；发觉问题（如设备损坏、卫生不达标）时，立即联系需求人*明核实，明确责任并督促整改；每周汇总会议室使用数据（使用频次、热门时段、设备故障率等），作为资源调配优化的依据。三、配套工具表单模板模板一：会议室预定申请表会议基本信息会议主题会议日期年月日会议时间段参会人数人（最大容量：人）会议类型需求部门/联系人联系方式需求明细设备需求□投影仪□视频会议设备□白板□麦克风□激光笔□其他：茶水需求□不需要□矿泉水（瓶）□纸杯（个）□其他：桌椅摆放形式□课桌式□会议式□圆桌式□自由组合审批流程需求人签字日期：审批人（行政部）：模板二：会议室使用记录表使用日期年月日会议室名称使用情况预定时间段：—：实际使用时间：—：使用部门/人员参会人数人会议主题设备使用记录设备名称□正常□故障□未使用故障/备注（投影仪/麦克风/白板等）卫生与物品□整洁□有垃圾□桌椅未归位遗失/损坏物品使用人签字检查人签字日期：日期：四、关键执行要点与风险提示（一）预定规则与冲突处理优先级原则：同一时间段内，按“先申请先确认”原则处理预定需求；跨部门大型会议、客户接待会议优先保障，需求部门需提前提交书面说明。超时使用：会议室使用不得超过预定结束时间，如需延长，需在结束前30分钟联系行政部确认，避免影响下一场会议预定；超时30分钟以上且未提前报备的，视为违规使用，需向行政部说明原因。取消预定：需求人需在会议开始前4小时取消预定，未按时取消且未使用的（“未到会”），累计3次将暂停其部门1周会议室预定权限。（二）设备与安全管理设备责任：会议期间设备使用人为*明，需规范操作，若因人为损坏导致设备故障，由需求部门承担维修费用（按企业资产管理办法执行）。信息安全：禁止在会议室电脑中存储涉密文件，投影仪等设备需切换至“信号输入”模式，避免泄露个人信息；会议资料需自行带走，废弃纸张需碎销处理。应急通道：保持会议室应急通道畅通，禁止堆放杂物；参会人员需熟悉消防设施位置，紧急情况下按疏散指示撤离。（三）卫生与环境维护垃圾处理：会议产生的垃圾需分类投放（可回收物