销售合同审查与签约辅助工具

销售合同审查与签约辅助工具指南一、适用业务场景本工具适用于企业销售业务中各类合同的审查与签约管理场景，具体包括但不限于：日常销售合同审查：针对商品销售、服务提供等常规业务合同，快速排查条款风险，保证内容合规；复杂业务专项审查：涉及定制化产品、长期合作、跨境交易等复杂条款的合同，提供结构化审查指引；跨部门协作签约：销售部门与法务、财务、供应链等部门协同审查时，明确分工与流程节点，提升效率；历史合同复盘优化：通过审查模板与记录，总结常见问题，优化后续合同模板与签约策略。二、标准化操作流程步骤1：合同接收与初步登记操作说明：销售人员或合同接收人收到合同文本（电子版/纸质版）后，第一时间填写《合同接收登记表》（见模板1），记录合同编号、对方主体名称、合同类型、金额、签订日期、接收人等基础信息；对合同完整性进行检查，确认是否包含主体信息、标的条款、价款支付、交付验收、违约责任、争议解决等核心模块，缺失关键条款的需及时与对方补充。步骤2：合同主体资格审查操作说明：核对合同对方主体信息：企业需查验营业执照（复印件）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如签约人非法定代表人），自然人需核对证件号码件；通过“国家企业信用信息公示系统”或第三方征信平台查询对方经营状态（是否存续/吊销/注销）、涉诉记录、失信信息等，重点关注履约能力与信用风险；若涉及特殊行业（如食品、医疗器械），需确认对方是否具备相应资质或许可证。步骤3：核心条款逐项审查操作说明：对照《合同审查清单》（见模板2），重点审查以下条款：标的条款：产品名称、规格型号、数量、质量标准（如国标/行标/约定标准）是否清晰，避免模糊描述（如“优质产品”）；价款与支付：单价、总价、计价货币是否明确，支付方式（转账/承兑/现金）、支付节点（预付款/到货款/质保金）、账户信息（户名、账号、开户行）是否准确，避免“约定后续协商”等不确定性表述；交付与验收：交付时间、地点、方式（自提/送货）是否具体，验收标准、流程（如外观检验、功能测试）、验收期限是否约定，逾期验收的默认规则是否合理；权利义务与违约责任：双方核心权利义务是否对等，违约责任（如逾期付款、交付不符）的约定是否明确（违约金计算方式、赔偿范围），是否设置“单方解除权”“不可抗力”等条款；争议解决：明确争议解决方式（诉讼/仲裁），诉讼管辖地（建议选择己方所在地或合同签订地）或仲裁机构名称是否准确，避免“由对方所在地法院管辖”等不利约定；保密与知识产权：商业秘密的范围、保密期限、违约责任是否约定，涉及知识产权的需明确归属与使用权限。步骤4：修订与反馈沟通操作说明：对审查中发觉的问题（如条款模糊、责任不对等），使用《合同修订记录表》（见模板3）逐条标注修订建议，注明原条款内容、修改理由、修改后版本；销售人员与对方沟通修订内容，重点解释法律风险与合理性，争取对方确认；若对方拒绝修改重大风险条款（如管辖地、违约责任），需上报法务或管理层评估是否继续合作。步骤5：内部审批流程操作说明：完成修订的合同，按企业审批权限提交审批：一般合同由销售部门负责人审批；重大金额（如超过XX万元）、复杂条款或高风险合同需经法务部门、财务部门、分管负责人逐级审批；审批人在《合同审批表》（见模板4）中签署意见，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”，并说明理由；审批通过后，形成最终版本合同文本。步骤6：签约与归档管理操作说明：确认签约主体：法定代表人签约需提供证件号码明，授权代理人签约需提供授权委托书（原件），核对签约人身份与授权范围是否一致；合同签署：采用书面形式，双方签字盖章（企业需加盖公章或合同专用章，骑缝章需齐全），注明签订日期；电子合同需符合《电子签名法》要求，使用可靠电子签名；合同归档：签约后3个工作日内，将合同正本（电子版+纸质版）提交档案管理部门，同步更新《合同台账》（见模板5），记录合同履行状态（如“待履行”“履行中”“已履行”“已终止”）。三、核心工具模板模板1：合同接收登记表合同编号对方主体名称合同类型（如：产品销售/服务）合同金额（元）签订日期接收日期接收人备注（如：是否初稿/修订稿）SC2024-001*科技有限公司软件销售服务150,0002024-03-012024-03-02张三初稿模板2：合同审查清单审查模块审查要点审查结果（√/×）问题说明修订建议主体资格对方营业执照是否有效，授权委托书是否在有效期内√--标的条款产品型号、数量、质量标准是否明确×未约定质量标准补充“符合GB/T19001-2016标准”价款支付支付节点、账户信息是否清晰√--交付验收交付时间、验收流程是否具体×未约定验收期限补充“到货后15个工作日内完成验收”违约责任逾期付款违约金计算方式是否明确√--争议解决约定诉讼管辖地是否为己方所在地×约定对方所在地修改为“由合同签订地人民法院管辖”模板3：合同修订记录表序号原条款内容（页码/行号）修订后条款内容修订理由责任人修订日期1第3页第5行：“质量合格”第3页第5行：“质量符合GB/T1-2023标准”避免“合格”表述模糊，明确质量依据李四2024-03-032第6页第10行：“争议由对方所在地法院管辖”第6页第10行：“争议由合同签订地人民法院管辖”避免管辖地不利，降低维权成本王五2024-03-03模板4：合同审批表合同名称销售合同（编号：SC2024-001）申报部门销售三部申报日期2024-03-03审批意见部门负责人同意，按修订稿执行。（签字：*经理）法务部门同意，修订条款合法合规。（签字：*法务）财务部门同意，付款节点明确。（签字：*财务）分管负责人同意，按流程签约。（签字：*总）模板5：合同台账合同编号合同名称对方主体签约日期金额（元）履行状态负责人归档日期备注SC2024-001软件销售服务*科技有限公司2024-03-10150,000履行中张三2024-03-12预付款50%已到账四、关键风险提示主体资格风险：避免与无民事行为能力或超越权限的主体签约，授权委托书需注明“特别授权”或“一般授权”，防止越权签约；条款表述风险：禁止使用“大概”“左右”“尽量”等模糊词汇，价款、数量、时间等需明确具体数字，避免歧义；法律合规风险：合同内容不得违反法律强制性规定（如“约定利息超过法定上