委托保管档案服务协议书

委托保管档案服务协议书1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称：北京华恒科技有限公司，

地址：北京市朝阳区光华路1号华恒大厦15层1501室，

法定代表人/负责人：张伟，

联系方式

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称：上海文博档案管理有限公司，

地址：上海市浦东新区陆家嘴环路1000号文博中心5层5001室，

法定代表人/负责人：李娜，

联系方式

**协议简介**

根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，甲乙双方基于平等、自愿、公平和诚实信用的原则，经友好协商，就甲方委托乙方提供档案保管服务事宜达成如下协议。

甲方因业务发展需要，持有大量具有法律效力及商业价值的档案资料，需通过专业机构进行安全、规范的保管。乙方作为专业的档案管理服务机构，具备完善的档案保管设施、专业的管理团队及严格的服务流程，能够满足甲方对档案保管的安全性、保密性及可追溯性的要求。双方基于上述背景，经充分沟通与协商，同意建立长期稳定的委托保管合作关系，乙方根据甲方需求提供档案接收、整理、入库、保管、调阅、销毁等全流程服务，确保档案资料在保管期间不受损坏、遗失或篡改，并协助甲方履行相关法律义务。本协议的签订及履行，旨在明确双方的权利与义务，保障档案资料的完整性与安全性，促进双方合作的顺利进行。

第一条协议目的与范围

本协议的主要目的是明确甲乙双方在档案保管服务中的权利与义务，确保甲方持有的档案资料得到安全、规范、专业的保管。具体服务范围包括但不限于：甲方委托乙方接收、整理、分类甲方提供的档案资料；将整理后的档案资料安全存放在乙方的专业档案库房；根据甲方要求提供档案资料的调阅、复印、扫描等服务；按照甲方指示或法律法规规定对档案资料进行保管期限管理及后续销毁处理；建立并保管档案管理台账，记录档案的进出、调阅等情况；向甲方定期或应要求提交档案保管情况报告；采取必要的技术和管理措施，防止档案资料的丢失、损毁、泄密或被非法篡改。本协议项下的档案保管服务适用于甲方指定的所有档案资料，包括但不限于合同文件、财务凭证、法律文书、项目资料、内部文件及其他具有保存价值的资料。

第二条定义

本协议中下列词语具有以下含义：

“档案资料”指甲方委托乙方保管的所有文件、资料、记录、数据及其载体，包括纸质、电子或其他形式，具有法律效力或商业价值。

“保管期限”指根据法律法规、行业规范或甲方要求，对档案资料进行分类保存的年限。

“专业档案库房”指乙方用于存放档案资料，并配备有温湿度控制、防火、防盗、防潮、防虫蛀、防光、视频监控及门禁系统的专用场所。

“档案调阅”指甲方根据工作需要，向乙方申请查阅或复制档案资料的行为。

“保管费”指乙方为提供本协议约定的档案保管服务而向甲方收取的费用。

“不可抗力”指不能预见、不能避免且不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害、战争、政府行为、社会事件等。

第三条双方权利与义务

**1.甲方的权力和义务**

(1)**权力**

a.甲方向乙方授权保管档案资料，并享有对档案资料保管状况的监督权。甲方有权要求乙方定期或不定期提供档案保管报告，核实档案资料的完整性、安全性。

b.甲方有权根据业务需要，在符合法律法规及本协议约定的情况下，向乙方提出档案资料的调阅、复制、移档或销毁申请，乙方应依法依约予以配合。

c.甲方可根据实际情况变更档案保管范围或服务需求，但应提前书面通知乙方，并就变更内容与乙方协商一致后调整相关条款。

d.甲方向乙方提供档案资料时，有权要求乙方对档案资料的数量、质量及状况进行确认，并记录在案。

(2)**义务**

a.**提供真实信息**：甲方应向乙方如实提供档案资料的详细清单、数量、规格、保管要求及保管期限等信息，并保证所提供资料的真实性、准确性。如因甲方提供信息不实导致档案保管出现问题，甲方应承担相应责任。

b.**资料准备**：甲方负责在移交档案资料前完成必要的整理、装订、编码等工作，确保档案资料符合乙方入库标准。对于需要特殊保护的档案资料（如涉密文件、重要凭证），甲方应提前说明并采取相应保护措施。

c.**费用支付**：甲方应按照本协议约定按时足额支付保管费及其他应由甲方承担的费用，逾期支付可能影响乙方的服务质量或导致服务暂停。

d.**授权与配合**：甲方应向乙方提供必要的授权文件（如公司委托书、授权章等），并配合乙方完成档案资料的交接、登记、入库等手续。如甲方更换联系人或经办人，应及时通知乙方更新信息。

e.**保密责任**：甲方应对其提供的档案资料内容承担保密责任，除非法律法规另有规定或获得甲方书面同意，乙方及其工作人员不得向任何第三方泄露档案资料内容，但为履行本协议服务所必需的披露除外。

**2.乙方的权力和义务**

(1)**权力**

a.**收费权**：乙方有权按照本协议约定的价格及支付条件向甲方收取档案保管服务费。如甲方逾期支付费用，乙方有权依据本协议约定收取滞纳金或暂停服务，直至费用结清。

b.**监督与检查权**：乙方有权对甲方提供的档案资料进行数量、质量及状况的初步检查，并有权对档案保管库房的安全措施、管理制度进行内部监督与改进。

c.**拒绝不合理要求权**：对于甲方提出的超出本协议约定范围或违反法律法规的要求，乙方有权拒绝执行。

(2)**义务**

a.**安全保障义务**：乙方应提供符合国家及行业标准的专业档案库房，配备必要的环境控制、安防监控、温湿度监测等设施，并建立严格的出入库管理制度，确保档案资料在保管期间的安全、完整、不被篡改。

b.**专业整理与分类**：乙方在接收甲方档案资料后，应根据甲方提供的清单及要求，进行系统的整理、分类、编号、录入台账，并使用专业设备进行扫描、数字化备份（如需），确保档案资料的有序管理。

c.**及时响应调阅需求**：乙方应在收到甲方合法的调阅申请后，按照档案管理规范及约定时限（如：工作日内X小时内提供），协助甲方完成档案资料的调阅、复印、扫描等工作，并做好调阅记录。调阅服务可能涉及额外费用，具体标准由双方另行约定或参照附件说明。

d.**定期盘点与报告**：乙方应建立档案资料定期盘点制度（如：每季度/半年），确保档案账实相符，并向甲方提交书面盘点报告。同时，根据甲方要求提供月度或季度档案保管情况报告，内容包括档案出入库记录、保管环境监测数据、安全事件（如有）等。

e.**保管期限管理**：乙方应根据甲方的指示或相关法律法规，对档案资料进行保管期限管理，并在期限届满前X个月向甲方发出提示通知，协助甲方完成档案资料的鉴定、移交或销毁工作。如需销毁，乙方应严格按甲方指示或法定程序执行，并保留销毁记录以备查验。

f.**保密义务**：乙方及其工作人员应对接触到的甲方档案资料内容承担严格的保密义务，未经甲方书面授权，不得以任何形式泄露、借用或用于自身用途。乙方应与所有参与档案保管服务的工作人员签订保密协议，并建立相应的监督机制。

g.**责任保险**：乙方应投保与档案保管业务相关的责任保险，保险范围应涵盖因保管不善导致的档案资料损毁、丢失、灭失等风险，并将保险单复印件提交给甲方备案。如发生保险责任范围内的事件，乙方应在第一时间通知甲方并配合保险公司进行索赔。

h.**设施维护与更新**：乙方应定期对档案库房设施设备进行检查、维护和更新，确保其持续满足档案保管的安全要求，相关费用由乙方承担，但重大设施更新可能需要征得甲方同意。

i.**应急处理**：乙方应制定档案保管应急预案（如火灾、水灾、盗窃等），并定期演练，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地处置，最大限度减少甲方损失。

第四条价格与支付条件

乙方向甲方提供本协议约定的档案保管服务，服务费用采用以下方式计算和支付：

(1)**定价方式**：保管费按照档案资料的类型、数量、保管期限以及服务范围等因素，由双方在协议签订时协商确定。具体收费标准可参见本协议附件一《档案保管费率表》，该附件为本协议不可分割的一部分。如档案资料具有特殊保管要求（如恒温、保密等级高等），其额外费用由双方另行协商并在附件中补充约定。

(2)**支付方式**：甲方应通过银行转账方式向乙方支付保管费。甲方指定的付款账户信息如下：开户行：上海文博档案管理有限公司账户名：上海文博档案管理有限公司账号：022345678901234。

(3)**支付时间**：

a.首期保管费应在本协议签订之日起X日内支付。

b.以后每期保管费（如按年或按季度支付）应在每期服务开始前X日内支付。甲方逾期支付的，每逾期一日，应按逾期支付金额的万分之X向乙方支付滞纳金，逾期超过X日的，乙方有权暂停提供服务，直至费用付清为止。

c.甲方支付的费用应明确列明服务周期，乙方应在收到款项后向甲方开具等额合规发票。如甲方需调整支付周期或方式，应至少提前X个月书面通知乙方，双方协商一致后可予变更。

(4)**费用调整**：如遇国家政策调整、原材料成本显著变化等情况导致乙方服务成本发生重大变动，经双方友好协商，可对保管费率进行相应调整，但调整幅度不得违反行业普遍标准，并应提前X个月通知对方。

(5)**其他费用**：除基础保管费外，如甲方产生档案扫描、异地调阅、特殊装具制作、紧急提取等增值服务费用，乙方应在提供服务后X日内向甲方提供详细费用清单，甲方应在收到清单后X日内予以确认并支付。

第五条履行期限

(1)**协议有效期**：本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为X年，自YYYY年MM月DD日起至YYYY年MM月DD日止。协议期满前X个月，如双方均有意继续合作，应另行协商签订续期协议。

(2)**档案保管期限**：甲方委托保管的档案资料，其保管期限根据甲方要求或相关法律法规确定，具体清单及期限见本协议附件二《档案资料清单及保管期限表》。乙方应按照约定期限履行保管义务。

(3)**服务起始与终止**：乙方自本协议生效且甲方首期保管费支付完毕之日起开始提供档案保管服务。档案保管服务可在协议有效期内持续进行，除非发生本协议约定的终止情形。甲方有权提前终止协议，但需支付至终止日期止的全部保管费及可能产生的提前终止费用（如未满服务周期按比例计算或约定固定费用），具体终止条款见本协议第X条。

(4)**关键时间节点**：

a.档案资料首次全面盘点完成时限：协议生效后X个月内。

b.档案资料首次入库完成时限：甲方资料移交后X日内。

c.甲方调阅申请响应时限：乙方收到合法调阅申请后，普通档案X小时内送达或提供电子版，特殊紧急档案应在X小时内响应。

d.档案保管期限届满前通知时限：乙方应在期限届满前X个月向甲方发出书面通知。

第六条违约责任

(1)**甲方的违约责任**

a.**逾期支付保管费**：如甲方未按本协议第四条约定按时足额支付保管费或滞纳金，每逾期一日，应按逾期金额的万分之X向乙方支付违约金。逾期超过X日，乙方有权暂停档案保管服务，并要求甲方一次性付清所有应付费用及违约金。若因服务暂停导致甲方产生额外损失（如错过法律文书有效期限等），乙方在免除违约金后，仍应赔偿甲方的直接损失，损失上限以乙方收取的保管费总额为限。

b.**提供虚假信息或违反保密义务**：若甲方提供的档案资料信息不实，导致乙方工作失误或产生损失，甲方应承担全部赔偿责任。若甲方违反保密义务，导致乙方泄露档案信息，除承担相应的法律责任外，还应向乙方支付违约金人民币X万元，并赔偿乙方因此遭受的所有损失（包括但不限于诉讼费、律师费、声誉损失等）。

c.**不当调阅申请**：若甲方以非法目的或违反法律法规的方式提出档案调阅申请，乙方有权拒绝，并保留向甲方追究违约责任及赔偿责任的权利。若因此给乙方造成损失（如设备损坏、人员处理成本等），甲方应予以赔偿。

d.**提前终止协议责任**：如甲方单方面提前终止协议，应向乙方支付相当于X期保管费总额的违约金。若协议终止是由于甲方原因（如未结清费用、违反保密承诺等）导致，违约金标准提高至X期保管费总额，且乙方有权拒绝返还甲方已支付的未履行期间的服务费。

(2)**乙方的违约责任**

a.**档案保管不善责任**：在协议有效期内，因乙方保管不善（包括但不限于设施设备故障、管理疏忽、操作失误、自然灾害应对不当等）导致档案资料发生丢失、损毁、变质、泄密或被篡改，乙方应承担全部赔偿责任。赔偿范围包括但不限于档案资料本身的价值、甲方因此产生的直接经济损失（如诉讼费、仲裁费、补救措施费用等）。对于不可抗力导致的损失，乙方仅承担已采取合理措施但仍无法避免的赔偿责任。

b.**服务延迟或中断责任**：若乙方未能按本协议第五条约定时限完成档案入库、盘点或响应调阅申请，每延迟一日，应向甲方支付合同总保管费万分之X的违约金，但累计违约金不超过总保管费的X%。因乙方原因导致的服务中断（如库房关闭超过X小时），每中断一日，除支付上述违约金外，还应赔偿甲方每日业务损失金额（以甲方书面证明为准）的X倍。

c.**违反保密义务责任**：若乙方及其工作人员违反保密义务，泄露、窃取或不当使用甲方档案资料，应立即停止违约行为，并向甲方支付违约金人民币X万元。若因此导致甲方遭受损失，乙方应在违约金之外承担全部赔偿责任，包括但不限于直接经济损失、精神损害赔偿以及甲方为损失付出的合理费用（如费、律师费等）。乙方相关责任人员可能被追究法律责任。

d.**未履行通知或报告义务责任**：若乙方未按约定时间向甲方提供保管期限届满通知、定期盘点报告或服务报告，每逾期一次，应向甲方支付违约金人民币X元。若因乙方未及时履行通知义务导致甲方错失法律保护期限等严重后果，乙方除支付违约金外，还应承担由此产生的全部责任。

(3)**不可抗力免责**：双方均应尽到合理的注意和谨慎义务，采取必要措施防范风险。因不可抗力导致本协议无法履行或部分无法履行，遭遇不可抗力一方应立即通知对方，并在合理期限内提供证明文件。根据不可抗力的影响，部分或全部免除责任，但法律另有规定的除外。

(4)**违约金与赔偿的竞合**：本协议约定的违约金与赔偿金，非因不可抗力等原因导致协议无法继续履行时，违约方应按约定承担。若违约金不足以弥补守约方实际损失的，守约方有权要求违约方补充赔偿不足部分。双方就违约责任达成和解或通过仲裁/诉讼解决的，以最终裁决为准。

第七条不可抗力

(1)**定义**

本协议所称“不可抗力”是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于：自然灾害（如地震、洪水、台风、雷击、火灾、冰雹等）、战争、军事冲突、动乱、恐怖袭击、政府行为（如法律、法规、规章的修订或变更、行政命令、政策调整等）、疫情及其防控措施、罢工、骚乱、网络攻击或系统故障（非乙方自身设备维护不当所致）以及其他类似无法预见、无法避免且无法克服的事件。

遭遇不可抗力的一方应在事件发生后X日内书面通知对方，详细说明不可抗力事件的情况、影响以及预计持续的时间，并应在不迟延的情况下，尽其最大努力采取措施减轻不可抗力造成的影响。

(2)**责任免除**

a.因不可抗力导致本协议部分或全部无法履行，遭遇不可抗力一方根据本条(1)款规定履行了及时通知义务，并已采取合理措施减损的，可根据不可抗力事件的影响，部分或全部免除相应的违约责任。

b.若不可抗力事件持续超过X日，双方应协商决定是否延期履行、部分履行或解除本协议。协商不成的，可依据本协议第八条约定解决争议。

c.因不可抗力造成的损失，由遭遇不可抗力一方自行承担，双方互不追究责任，但法律另有规定或本协议另有约定的除外。

d.不可抗力消除后，遭遇不可抗力一方应立即恢复履行本协议义务，如已发生履行困难的，双方应协商调整履行方式或期限。

(3)**不可抗力证明**

双方均应保留不可抗力事件的证明材料（如政府部门公告、新闻报道、保险理赔文件、专业机构鉴定报告等），并在争议发生时提供给对方。如需通过仲裁或诉讼解决争议，该证明材料将作为认定不可抗力事实的依据。

第八条争议解决

(1)**协商与调解**

凡因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，可共同寻求第三方调解，调解达成协议的，制作调解书并经双方签收后具有约束力。

(2)**仲裁**

若协商或调解未能解决争议，任何一方均有权将争议提交至**上海国际经济贸易仲裁委员会**（CIETAC），按照申请仲裁时该会现行有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁地点为上海。仲裁语言为中文。双方应遵守仲裁庭的管辖权决定，仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。仲裁费用由败诉方承担，或由仲裁庭决定分担。

(3)**诉讼**

若双方明确约定选择诉讼方式解决争议，则应向**乙方所在地有管辖权的人民法院**（即上海市XX区人民法院）提起诉讼。当事人可单独选择诉讼方式，一旦选择，即应遵守该选择。

(4)**适用法律**

本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律（为免疑义，不包括香港、澳门及台湾地区法律）。

(5)**管辖的唯一性**

除本协议明确约定的争议解决方式外，任何一方不得就本协议项下的争议向其他任何仲裁机构申请仲裁或向任何法院提起诉讼。在任何争议解决程序进行期间，双方均应暂停行使本协议项下的其他权利或采取进一步行动，但为保全本协议权利所必需的措施除外。

第九条其他条款

(1)**通知方式**

双方在本协议首部载明的地址、联系方式为有效联系方式。任何一方变更联系方式，应至少提前X日书面通知对方，否则按原方式发送的通知视为有效送达。通知可以通过专人递送、挂号信、传真、电子邮件等方式进行。以电子邮件方式发送的，发出时视为送达；以专人递送或挂号信方式发送的，签收或邮寄当日视为送达。

(2)**完整协议**

本协议及其附件构成双方就本协议标的达成的完整协议，取代双方此前就此达成的所有口头或书面协议、谅解和承诺。本协议任何未作规定的事项，均遵循中华人民共和国相关法律法规。

(3)**可分割性**

若本协议任何条款被认定为无效或不可执行，不影响其他条款的效力。双方应协商替换为内容最接近、合法有效的条款，以代替原无效条款。

(4)**保密条款的独立性**

本协议中的保密条款（包括但不限于定义中的定义及乙方义务部分）独立存在，即使本协议其他条款终止或无效，保密义务仍然有效，并持续约束双方。

(5)**第三方利益**

除本协议另有明确约定外，任何一方不得将其在本协议项下的权利或义务转让给第三方，亦不得允许第三方分享其权利或义务，除非获得另一方事先书面同意。

(6)**协议变更**

对本协议的任何修改或补充，均须经双方协商一致，并以书面形式作出，经双方授权代表签字盖章后生效。任何口头约定或非正式书面文件均不构成有效变更。

(7)**单方法律适用**

本协议的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律（为免疑义，不包括香港、澳门及台湾地区法律），但不冲突于中华人民共和国法律强制性规定时，可