采购流程与合同管理标准操作表

采购流程与合同管理标准操作表一、适用范围与典型应用场景本工具适用于企业内部各类采购需求的全流程管理，涵盖物资采购（如办公设备、生产原料）、服务采购（如咨询、运维）等场景，特别适用于需规范审批流程、明确责任分工、防范合同风险的采购项目。无论是常规月度采购还是紧急临时采购，均可通过标准化操作保证采购合规、高效，同时为合同签订、履行及归档提供依据。二、采购与合同管理全流程操作指引采购流程需严格遵循“需求提出→供应商选择→合同拟定→审批签订→执行跟踪→验收归档”六大环节，每个环节明确责任主体与操作要点，保证流程闭环管理。（一）需求提出与审批操作目标：明确采购需求的合理性、必要性，保证预算可控。责任主体：需求部门、采购部门、财务部门。步骤说明：需求部门发起：需求部门根据业务需求填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、交付时间等关键信息，部门负责人*签字确认。采购部门初审：采购部门核对需求内容的合理性（如是否重复采购、是否属于企业集中采购目录），检查预算是否在部门年度预算范围内，对超预算需求需需求部门补充说明。财务部门复审：财务部门重点审核预算准确性、资金来源（如是否涉及专项经费），确认无误后签字。最终审批：根据采购金额分级审批（如≤5万元由采购经理审批；5万-20万元由分管副总审批；≥20万元需总经理*审批），审批通过后进入下一环节。（二）供应商选择与评估操作目标：通过公平、公正的方式筛选合格供应商，保证采购性价比。责任主体：采购部门、需求部门、审计部门（如需）。步骤说明：供应商信息收集：采购部门通过企业合格供应商库、公开招标、行业推荐等方式收集供应商信息，要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业特许资质）、产品/服务说明等材料。供应商资格预审：采购部门与需求部门共同对供应商资质进行审核，剔除不符合要求的供应商（如无相关经营资质、过往合作存在严重质量问题）。比选或招标：小额采购（≤5万元）：可采用询价方式，向3家及以上合格供应商发出询价单，综合价格、交期、服务等因素选择供应商；大额采购（≥5万元）：需组织公开招标，编制招标文件（包含采购需求、评标标准、投标要求等），通过招标平台发布招标公告，组织开标、评标（评标小组由采购、需求、技术、审计人员组成），确定中标供应商。结果公示：将中标结果在企业内部公告栏或平台公示3个工作日，无异议后确定合作供应商。（三）合同拟定与审核操作目标：明确双方权利义务，规避合同法律风险。责任主体：采购部门、法务部门、需求部门、财务部门。步骤说明：合同起草：采购部门根据采购需求及供应商谈判结果，使用企业标准合同模板拟定合同，内容需包括：双方主体信息（名称、地址、法定代表人）；采购物品/服务详情（名称、规格、数量、单价、总价）；质量标准与验收方式；履行期限、地点及方式；付款条件与方式（如预付款比例、到货付款节点、质保金约定）；违约责任（如逾期交货、质量不达标的责任承担）；争议解决方式（如协商、仲裁或诉讼）。部门审核：需求部门：核对采购内容是否符合需求，技术参数是否准确；财务部门：审核付款方式、金额是否与预算一致，是否符合企业财务制度；法务部门：重点审核合同条款合法性、合规性，权利义务是否对等，违约责任是否明确，避免歧义条款。修订与定稿：根据审核意见修改合同，经采购部门、需求部门、法务部门负责人*签字确认后，形成最终合同文本。（四）合同签订与生效操作目标：完成合同法律效力确认，正式启动合作。责任主体：采购部门、法务部门、供应商。步骤说明：合同签署：采购部门将定稿合同打印一式三份（甲乙双方各执一份，财务部门备案一份），由双方法定代表人或授权代表人签字并加盖公章（合同专用章）。生效条件：合同自双方签字盖章之日起生效（如约定附条件生效，需满足条件后生效，如预付款到账）。分发与存档：采购部门将合同分发给需求部门（执行依据）、财务部门（付款依据），并将原件存档至采购档案库。（五）合同执行与跟踪操作目标：保证供应商按合同约定履约，及时处理履约异常。责任主体：采购部门、需求部门。步骤说明：履约跟踪：采购部门建立《合同执行跟踪表》，记录供应商交付进度（如生产周期、物流信息），需求部门配合接收物品/服务，核对是否与合同约定一致（如数量、规格）。异常处理：若供应商存在逾期交货、质量不达标等情况，需求部门需及时反馈至采购部门，采购部门根据合同违约条款与供应商协商处理（如要求赔偿、更换或解除合同），并形成书面记录。付款申请：供应商履约合格后，需求部门出具《履约验收单》，采购部门根据合同约定付款节点，填写《付款申请表》，附合同、验收单、发票（合规发票）等材料，按财务审批流程办理付款。（六）验收与归档操作目标：确认采购成果符合要求，完成资料闭环管理。责任主体：需求部门、采购部门、档案管理部门。步骤说明：验收实施：需求部门组织验收小组（可含技术、使用人员），根据合同约定的质量标准、技术参数对物品/服务进行验收，形成《采购验收报告》，明确验收结论（合格/不合格）。问题处理：验收不合格的，需书面通知供应商限期整改，整改后重新验收；多次整改仍不合格的，采购部门按合同约定终止合作，追究违约责任。资料归档：采购部门将采购全流程资料（需求申请表、审批文件、供应商比选记录、合同文本、验收报告、付款凭证等）整理成册，标注合同编号及归档日期，移交档案管理部门保存，保存期限不少于合同终止后5年。三、配套工具表格模板表1：采购需求申请表申请部门申请日期需求编号物品/服务名称规格型号需求数量预估单价预算金额用途说明交付时间部门负责人意见签字：日期：采购部门意见财务部门意见签字：日期：最终审批表2：供应商评估表供应商名称联系人联系方式资质文件□齐全□不齐全报价（元）交期（天）服务承诺资质评分（30%）价格评分（40%）服务评分（30%）综合得分评估结论□推荐□不推荐评估人签字表3：合同关键信息表合同编号签订日期甲方名称乙方名称合同金额履行期限交付地点主要条款摘要质量标准：付款方式：审批状态□已审批□审批中法务审核意见采购负责人签字需求部门确认表4：采购验收报告合同编号验收日期验收地点物品/服务名称规格型号数量验收标准实际情况验收结论□合格□不合格□需整改整改期限验收小组签字需求部门确认采购部门意见四、操作关键风险提示与注意事项审批流程规范性：严禁跳越审批环节或先执行后补审批，超预算采购需提前履行预算调整流程，保证每一步骤有据可查。合同条款完整性：避免使用模糊表述（如“尽快交付”“质量良好”），明确违约责任、争议解决方式等核心条款，法务审核不可。供应商资质真实性：合作前需核实供应商营业执照、资质证书原件，避免与无资质或超范围经营的供应商合作，降低履约风险。验收环节严格性：需求部门需亲自参与验收，对照合