文档资料管理归档制度模板

文档资料管理归档制度模板一、适用范围与应用场景本制度适用于各类企业、事业单位、社会团体及机关内部各类文档资料的管理与归档工作，涵盖行政文件、业务合同、项目资料、人事档案、财务凭证、会议纪要、技术图纸等不同类型文档。旨在通过规范化的管理流程，保证文档资料的完整性、安全性及可追溯性，为日常工作查阅、历史追溯、审计检查及决策支持提供可靠依据。二、文档管理归档全流程操作规范（一）文档形成与初步整理文档规范化编制文档形成部门需按照统一格式编制文档，包含明确的标题、编号、形成日期、编制部门/人、密级（如公开、内部、秘密）等要素，保证内容真实、准确、完整。电子文档需使用标准命名规则（如“部门-年份-文档类型-编号-名称”），避免使用特殊字符；纸质文档需使用A4纸张，字迹清晰，重要文件需加盖部门或单位公章。部门内部审核文档编制完成后，由部门负责人（或指定审核人）对内容进行审核，保证符合业务规范及归档要求，审核无误后签字确认。（二）文档收集与集中定期收集机制月度/季度收集：各部门在每月/季度末3个工作日内，将本阶段形成的应归档文档（含电子版及纸质版）整理后，统一提交至档案管理部门（或指定岗位）。专项收集：针对项目结题、年度审计、机构调整等特殊情况，档案管理部门需提前5个工作日发布专项收集通知，明确收集范围、时间及要求。收集责任主体各部门指定1名兼职档案联络员，负责本部门文档的日常整理、初步筛选及提交工作；档案管理部门对接收的文档进行登记，确认文档完整性，对缺失或不符合要求的文档及时退回补充。（三）文档分类与排序分类标准按年度分类：以文档形成自然年度为一级分类（如“2024年”）。按部门/项目分类：一级分类下按部门（如“行政部”“财务部”）或项目名称（如“信息化建设项目”）设置二级分类。按文档类型分类：二级分类下按文件类型（如“管理制度”“合同”“会议纪要”）设置三级分类。示例：“2024年-行政部-管理制度-2024-01-公司考勤管理办法”。排序规则纸质文档：按形成日期先后排序，同类型文档按文号或重要程度排序；电子文档：按文件名顺序排序，建立层级清晰的文件夹结构（如“2024年/行政部/管理制度/”）。（四）文档归档与移交归档时间要求日常文档：形成后30日内完成归档；项目文档：项目验收通过后15日内完成归档；年度总结类文档：次年1月31日前完成归档。归档流程纸质文档归档：部门联络员填写《文档归档登记表》（见表1），经部门负责人签字后，连同文档一并移交至档案管理部门；档案管理员核对无误后，在登记表上签字确认，一式两份，部门与档案管理部门各存一份。电子文档归档：部门联络员将电子文档存储至指定服务器（或云盘）的对应文件夹，后填写《电子文档归档登记表》（见表2），档案管理员定期（每周）对服务器文档进行备份及完整性检查。（五）档案保管与维护保管环境要求纸质档案库房：需具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光等条件，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，配备温湿度计及灭火器等设备；电子档案存储：服务器需定期（每日增量、每周全量）备份，备份数据至少保存两份，异地存放一份，防止数据丢失。定期检查与更新档案管理部门每半年对纸质档案进行一次清点，检查是否有损坏、丢失情况；对电子档案进行病毒查杀及数据恢复测试；对保管期限届满的档案，需按照《档案销毁流程》（见第六部分）进行鉴定处理，不得擅自销毁。（六）档案借阅与利用借阅权限管理公开档案：各部门员工可经部门负责人同意后直接查阅；内部/秘密档案：需填写《档案借阅申请表》（见表3），经档案管理部门负责人及分管领导审批后，方可借阅；涉密档案需经单位主要领导审批。借阅流程与归还纸质档案借阅：借阅人需在档案管理部门现场查阅，确需带出时，需办理借阅登记手续，借阅期限不超过3个工作日，到期后及时归还；电子档案查阅：经审批后，在指定设备上在线查阅，禁止或转发，档案管理员需记录查阅日志。（七）档案鉴定与销毁鉴定流程档案管理部门在档案保管期限届满前3个月，组织鉴定小组（由档案管理员、业务部门负责人、法务人员组成）对档案进行价值鉴定，区分“继续保存”“销毁”两类。销毁执行对需销毁的档案，由鉴定小组编制《档案销毁清册》（见表4），经单位分管领导审批后，由档案管理部门会同监审部门共同销毁（纸质档案需采用粉碎或焚烧方式，电子档案需彻底删除并覆盖存储介质）；销毁过程中需形成《档案销毁审批及记录表》（见表5），由监审人员及销毁人员签字确认，存档备查。三、核心管理工具表单模板表1：文档归档登记表（纸质版）序号文档名称文档编号形成部门形成日期密级页数保管期限移交人接收人移交日期备注1公司2024年年度工作计划XZ-2024-001行政部2024-01-05内部1510年2024-01-102项目采购合同（供应商：公司）CG-2024-002采购部2024-02-20秘密8长期2024-02-25表2：电子文档归档登记表序号文件名称文件编号存储路径形成日期形成部门密级文件大小人备份日期备注12024年第一季度财务报表CW-2024-Q1-001服务器/2024年/财务部/财务报表/2024-04-01财务部内部2.5MB赵六2024-04-022项目技术方案（V1.2）JS-2024-003服务器/2024年/研发部/项目文档/2024-03-15研发部内部5.8MB周七2024-03-16表3：档案借阅申请表借阅部门借阅人联系方式申请日期研发部孙八2024-05-10拟借阅档案名称及编号借阅原因借阅期限归还日期《项目技术方案（V1.2）》（JS-2024-003）项目进度评审3个工作日2024-05-13部门负责人意见：档案管理部门意见：分管领导意见：签字：_________签字：_________签字：_________日期：_______日期：_______日期：_______表4：档案销毁清册序号档案名称档案编号形成日期保管期限鉴定意见销毁方式销毁日期备注12020年办公用品采购清单（Q1-Q4）BG-202012-313年继续保存--重新核定保管期限为5年22018年部门临时会议纪要HY-2018-0052018-06-153年销毁粉碎2024-06-20表5：档案销毁审批及记录表销毁档案总数量销毁原因鉴定小组意见部门负责人意见档案管理部门意见分管领导意见15份保管期限届满经鉴定，无继续保存价值，同意销毁同意同意同意监审人员：_________销毁人员：_________见证人：_________日期：_______日期：_______日期：_______四、执行关键要点与风险提示（一）责任分工明确化单位需成立档案管理工作领导小组，由分管领导任组长，各部门负责人为成员，统筹协调档案管理工作；档案管理部门需配备专职档案管理员，负责档案的接收、整理、保管、借阅及销毁等工作；各部门需指定兼职档案联络员，配合本部门文档的收集与初步整理。（二）定期检查常态化档案管理部门每半年开展一次档案管理自查，重点检查文档完整性、保管环境合规性及借阅记录规范性，形成《档案管理自查报告》并报领导小组；单位每年组织一次档案管理专项检查，邀请外部专家或上级单位参与，对发觉的问题限期整改。（三）保密管理严格化涉密档案需单独存放，查阅时需经单位主要领导审批，并由档案管理员全程陪同；电子档案需设置访问权限，采用加密存储技术，严禁未经授权的复制、外传；档案管理员需定期更换密码，保证账户安全。（四）电子文档规范化电子文档需采用通用格式（如PDF、Word、Excel），避免使用专有格式导致无法打开；重要电子文档需保留原始编辑痕迹，防止内容被篡改；对扫描形成的电子档案，需保证图像清晰、完整，与纸质档案内容一致。（五）移交流程闭环化文档移交时，移交方与接收方需共同核对文档数量、内容及完整性，确认无误后在《文档归档登记表》上签字，保证责任可追溯；对因部门人员变动导致文档移交延迟的，需由部门负责