采购申请审批及供应商选择工具

适用工作情境在企业日常运营中，各类采购需求频繁发生，涵盖办公用品、生产设备、服务外包等多个场景。为保证采购活动的合规性、经济性和高效性，规范采购申请审批流程及供应商选择标准。本工具适用于企业各部门发起采购申请、审批人员履行审批职责、采购部门执行供应商筛选及采购操作的全流程管理，尤其适用于需要跨部门协作、预算控制严格或供应商资源丰富的企业环境。通过标准化流程，可有效避免采购随意性、降低合规风险，同时提升采购效率与资金使用效益。操作流程详解一、采购需求发起与初审操作内容：需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途说明、期望交付时间等关键信息，并附必要的技术参数或需求说明文档。申请人需保证需求描述清晰、准确，避免模糊表述导致后续采购偏差。责任人：需求部门申请人、部门负责人输出物：《采购申请单》（部门负责人签字版）二、采购审批流程操作内容：根据采购金额及物品类型，按企业分级审批制度执行：小额采购（如金额≤5000元）：由部门负责人审批后，直接提交至采购部门执行；中等金额采购（如5000元＜金额≤50000元）：需部门负责人审核后，报分管领导审批，再转交采购部门；大额采购（如金额＞50000元）：需经部门负责人、分管领导、总经理三级审批，必要时提交总经理办公会集体决策。审批人需重点审核采购需求的必要性、预算合理性及合规性，对不符合要求的申请应注明退回理由并反馈至申请人修改。责任人：部门负责人、分管领导、总经理（按权限划分）输出物：审批通过的《采购申请单》（含各环节审批意见）三、供应商信息收集与筛选操作内容：采购部门收到审批通过的《采购申请单》后，启动供应商信息收集：历史供应商库筛选：优先从企业合格供应商名录中筛选符合需求的供应商，核查其过往合作记录（履约率、质量评价等）；新供应商拓展：对于未合作过的品类，可通过行业推荐、公开招标平台、供应商自荐等渠道收集潜在供应商信息，要求其提供营业执照、相关资质证书（如经营许可证、ISO认证等）、产品/服务说明及报价单；初步筛选：根据供应商资质、行业口碑、报价范围、交期能力等，剔除不符合基本要求的供应商，形成候选供应商名单（一般不少于3家）。责任人：采购专员、采购部门负责人输出物：《候选供应商清单》（含基本信息及初步筛选理由）四、供应商评估与确定操作内容：采购部门组织对候选供应商进行综合评估，可采用“评分法”或“比选法”：评估指标：包括资质合规性（20%）、价格竞争力（30%）、产品质量/服务标准（25%）、交付及时性（15%）、合作稳定性（10%）等，各项指标需量化评分（如1-10分制）；现场考察/样品测试：对关键物品采购（如设备、原材料），可组织技术部门对供应商生产场地、样品进行实地考察或测试；确定供应商：根据综合评分结果，选择得分最高的供应商作为候选成交方，若评分接近（如分差≤5分），需结合企业长期合作需求、应急响应能力等因素综合决策。评估过程需形成书面记录，由采购部门负责人签字确认。责任人：采购部门、技术部门（必要时）、财务部门（参与价格审核）输出物：《供应商评估表》（含评分详情及推荐意见）五、采购执行与合同签订操作内容：采购部门与选定供应商确认采购细节（最终价格、交付时间、付款方式、售后条款等），拟定《采购合同》。合同需明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等条款，经法务部门审核（如企业设有法务岗）后，由采购负责人与供应商代表签字盖章生效。随后，采购部门向供应商下达正式采购订单，并抄送需求部门及财务部门。责任人：采购专员、采购部门负责人、法务部门（如需）、供应商代表输出物：《采购合同》（签字盖章版）、《采购订单》六、交付验收与归档操作内容：供应商按合同约定交付物品/服务后，需求部门联合采购部门、技术部门（如需）进行验收：物品验收：核对数量、规格、质量是否与合同一致，检查合格证明、检测报告等文件；服务验收：评估服务是否达到约定标准，如交付成果完整性、响应及时性等；验收结果：验收合格后，填写《采购验收单》，各方签字确认；验收不合格的，需及时通知供应商整改或更换，并记录整改过程。采购部门负责整理采购全流程文档（申请单、审批表、供应商评估表、合同、验收单等），按企业档案管理规定分类归档，保存期限不少于5年。责任人：需求部门、采购部门、技术部门（如需）输出物：《采购验收单》、完整采购档案工具模板清单表1：采购申请单申请单号申请部门申请人联系方式申请日期采购物品/服务名称规格型号单位数量预估单价（元）用途说明附件清单（如技术参数、图纸等）部门负责人意见签字：__________日期：__________分管领导意见签字：__________日期：__________总经理意见签字：__________日期：__________备注表2：供应商评估表供应商名称联系人联系方式地址营业执照编号主营产品/服务合作历史（如有）资质证书（如ISO、行业认证等）报价（元）交付周期（天）评估指标权重评分（1-10分）加权得分资质合规性20%价格竞争力30%产品质量/服务标准25%交付及时性15%合作稳定性10%综合得分100%评估意见□推荐□备选□不推荐评估人日期采购部门负责人签字日期表3：采购合同（模板节选）合同编号：__________签订日期：__________采购方：____________________（名称、地址、联系人、电话）供应商：____________________（名称、地址、联系人、电话）采购清单：物品/服务名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）交付时间交付地点付款方式：____________________（如：验收合格后30日内支付全款/分期付款等）违约责任：供应商逾期交付的，每逾期1天按合同总额的0.5%支付违约金；质量不合格的，需在7日内更换或整改，否则采购方有权解除合同。争议解决：双方友好协商解决，协商不成的，提交采购方所在地人民法院诉讼解决。双方签字盖章：采购方：____________________（盖章）供应商：____________________（盖章）授权代表：____________________授权代表：____________________日期：____________________日期：____________________关键要点提示需求明确性：申请人在填写《采购申请单》时，需详细描述物品/服务的规格、用途及技术参数，避免因信息模糊导致采购偏差或供应商理解错误。预算刚性约束：采购申请金额不得超过部门年度预算，超预算需提前启动预算调整流程，严禁先采购后补手续。供应商资质审核：优先选择企业合格供应商名录中的合作方，新供应商必须提供有效营业执照及行业相关资质，保证合法合规经营。审批时效管理：各审批环节需在2个工作日内完成