采购流程标准化模板供应商选择与合同管理

采购流程标准化模板：供应商选择与合同管理一、适用范围与典型场景新项目启动采购：如企业新建生产线需采购核心设备，需通过标准化流程筛选合格供应商并签订合同；日常补货采购：如零售企业定期补货商品，需快速完成供应商评估与合同续签；紧急采购需求：如突发设备故障需紧急采购维修配件，在合规前提下简化流程保证时效；战略供应商合作：如长期合作供应商的年度框架协议签订，需通过标准化流程明确合作条款与绩效目标。二、标准化操作流程详解（一）需求确认与采购计划阶段目标：明确采购需求，保证采购计划与业务目标一致，规避盲目采购。步骤1：采购需求提报操作内容：需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求确认表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、交付时间、预算金额、用途及特殊要求（如质量认证、环保标准等）。责任主体：需求部门负责人、采购专员*输出成果：《采购需求确认表》（见配套工具表单1）步骤2：需求评审与计划制定操作内容：采购部门牵头组织需求部门、财务部、技术部（如涉及技术参数）召开需求评审会，重点审核需求的必要性、合理性、预算合规性及与现有库存的匹配度。评审通过后，采购专员根据需求优先级、市场供应情况制定《采购计划》，明确采购方式（公开招标、邀请招标、询比价、单一来源等）、时间节点及责任分工。责任主体：采购经理、需求部门负责人、财务主管、技术工程师*输出成果：《需求评审会议纪要》《采购计划》步骤3：采购计划审批操作内容：采购计划按权限逐级审批（如部门负责人→采购总监→总经理），金额较大的采购需提交管理层会议审议。审批通过后正式启动供应商选择流程。责任主体：审批人、采购专员*（二）供应商寻源与资格审查阶段目标：筛选具备资质能力的供应商，建立合格供应商库，保证供应商来源合规。步骤1：确定寻源方式操作内容：根据采购金额、物品/服务特性选择寻源方式：公开招标：适用于金额较大（如≥50万元）、标准化的采购项目，通过公共媒体或采购平台发布招标公告；邀请招标：适用于金额中等（如10万-50万元）、供应商资源相对成熟的采购项目，邀请3家及以上合格供应商参与；询比价：适用于金额较小（如＜10万元）、标准化程度高的物品采购，向不少于3家供应商询价；单一来源：适用于只能从唯一供应商采购或紧急采购情况，需提供充分理由并经审批。责任主体：采购经理、采购专员步骤2：供应商信息收集操作内容：通过招标文件、供应商自荐、行业推荐、历史合作记录等渠道收集供应商信息，要求供应商提供《供应商资质申报表》（见配套工具表单2）及相关证明材料（营业执照、相关资质证书、业绩证明、财务报表等）。责任主体：采购专员*步骤3：资格审查操作内容：采购部门联合技术部、法务部对供应商进行资格审查，重点核查：基本资格：营业执照有效范围、注册资本、纳税信用等级；专业资质：如特种设备生产许可证、ISO质量管理体系认证等（根据采购需求确定）；履约能力：近3年类似项目业绩、财务状况（资产负债率、流动比率）、生产/服务能力；合规性：无重大违法记录、未被列入失信被执行人名单等。审查分为“资格预审”（招标前筛选合格供应商）和“资格后审”（开标后对中标人复核），审查结果形成《供应商资格审查报告》。责任主体：采购专员、技术工程师、法务专员*输出成果：《供应商资格审查报告》《合格供应商名录》（三）供应商评估与选择阶段目标：通过量化评估选择最优供应商，保证采购性价比与履约风险可控。步骤1：制定评估标准操作内容：根据采购需求特点制定《供应商评估打分表》（见配套工具表单3），明确评估维度及权重：价格（30%-40%）：报价合理性、付款条件、成本优势；质量（25%-35%）：产品合格率、质量认证、质量保证体系；服务（15%-25%）：交付及时性、售后服务响应速度、技术支持能力；信誉（10%-20%）：合作历史评价、行业口碑、社会责任表现。责任主体：采购经理、需求部门负责人、技术工程师步骤2：供应商响应与资料提交操作内容：向通过资格审查的供应商发放招标文件/询价函，要求供应商在规定时间内提交投标文件/报价单，包含技术方案、商务报价、履约承诺等。责任主体：采购专员*步骤3：评估与候选供应商确定操作内容：成立评估小组（由采购、技术、财务、需求部门代表组成），按《供应商评估打分表》对供应商进行量化打分，必要时进行现场考察（如涉及生产设备、工艺流程）。评估结果按得分排序，推荐前1-2名候选供应商，形成《供应商评估报告》。责任主体：评估小组、采购经理*输出成果：《供应商评估报告》《候选供应商名单》（四）合同谈判与拟定阶段目标：明确双方权利义务，规避合同风险，保证条款合规可执行。步骤1：谈判准备操作内容：采购专员整理候选供应商的报价及技术方案，会同法务部、财务部确定谈判底线（如价格上限、付款周期、违约责任），制定《谈判方案》。责任主体：采购专员、法务专员、财务主管*步骤2：合同条款协商操作内容：与候选供应商就核心条款进行谈判，重点明确：标的条款：物品/服务的名称、规格、数量、质量标准（需引用国标/行标或约定技术参数）；价格条款：单价、总价、价格调整机制（如原材料波动时的调价规则）；交付条款：交付时间、地点、运输方式、验收标准及流程；付款条款：付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金比例）、付款方式、票据要求；违约责任：逾期交付、质量不达标、付款延迟等情形的违约金计算方式及争议解决机制；保密与知识产权：商业秘密保护范围及保密期限，技术成果归属。谈判过程形成《谈判纪要》，双方确认无异议后进入合同拟定环节。责任主体：采购经理、法务专员、供应商代表步骤3：合同文本拟定操作内容：法务专员根据谈判结果，依据《合同法》及企业内部制度拟定合同文本，保证条款完整、表述清晰、无歧义。合同文本需包含：合同编号、签约主体、标的、价格、交付、付款、违约责任、争议解决、生效条件等核心内容，附件需包含技术协议、规格书、报价单等。责任主体：法务专员、采购专员（五）合同审批与签署阶段目标：通过内部审批保证合同合规性，履行签署手续确立法律效力。步骤1：合同内部审批操作内容：合同文本按权限流转审批，审批路径为：采购部门→需求部门→财务部→法务部→分管领导→总经理（或根据企业授权体系调整）。审批重点包括：条款是否符合采购需求、价格是否在预算内、违约责任是否明确、法律风险是否可控。审批过程中需修改的，由采购专员与供应商沟通调整，直至所有审批部门通过。责任主体：各审批部门、采购专员*步骤2：合同签署与分发操作内容：审批通过的合同由法定代表人或授权代表签字并加盖企业公章及合同专用章，供应商签字盖章后生效。合同签署后，采购专员负责将正本至少2份（企业留存、供应商留存）及副本分送财务部、需求部门、档案室存档，同步更新《合同台账》（见配套工具表单4）。责任主体：采购专员、档案管理员（六）合同执行与履约管理阶段目标：跟踪合同履行情况，保证采购标的按时按质交付，处理履约中的异常问题。步骤1：履约跟踪操作内容：采购专员作为合同执行第一责任人，建立《合同履约跟踪表》（见配套工具表单5），定期（如每周/每月）与供应商沟通交付进度，重点关注：生产/备货情况、物流运输安排、潜在风险（如供应商产能不足、原材料涨价等）。发觉延迟风险时，及时向供应商发函催告，并同步上报采购经理。责任主体：采购专员、采购经理步骤2：验收与确认操作内容：供应商按合同约定交付标的后，需求部门联合技术部、质量部按验收标准进行验收：数量验收：核对送货单与合同数量是否一致；质量验收：检查外观、规格、功能等，必要时送第三方检测机构检测；服务验收：如涉及服务类采购（如运维、咨询），需评估服务效果是否符合约定。验收合格后，需求部门出具《验收合格单》；验收不合格的，出具《不合格项通知单》，要求供应商限期整改，整改后复验直至合格。责任主体：需求部门负责人、技术工程师、质量专员步骤3：付款申请操作内容：验收合格后，采购专员根据合同约定付款节点，收集《验收合格单》、发票、合同复印件等资料，填写《付款申请表》（见配套工具表单6），按财务审批流程办理付款。支付质保金的，需在质保期到期无质量问题后支付。责任主体：采购专员、财务主管（七）合同变更与终止阶段目标：规范合同变更与终止流程，减少因变更或终止带来的风险。步骤1：变更申请与审批操作内容：因业务需求变化、市场环境变更等原因需修改合同时由需求部门或采购部门提交《合同变更申请表》，说明变更原因、变更内容及对双方的影响。变更需经原审批路径审批，重大变更（如金额增加超20%、标的物变更）需重新谈判并签署补充协议。责任主体：需求部门、采购专员*、各审批部门步骤2：变更执行与记录操作内容：变更审批通过后，采购专员与供应商签订《合同补充协议》，明确变更后的条款，同步更新《合同台账》及《合同履约跟踪表》。责任主体：采购专员、法务专员步骤3：合同终止操作内容：出现下列情形之一可终止合同：一方严重违约，经催告后30日内未改正；因不可抗力导致合同无法履行；双方协商一致终止。合同终止后，采购专员负责处理善后事宜（如未交付标的的处理、已付款项结算、违约赔偿等），形成《合同终止报告》存档。责任主体：采购专员、法务专员（八）供应商绩效评价阶段目标：评估供应商履约表现，优化供应商结构，提升供应链效率。步骤1：评价周期与维度操作内容：建立供应商绩效评价机制，定期（如每季度/每年）对合作供应商进行评价，评价维度包括：质量（40%）：产品合格率、质量问题整改及时性；交付（30%）：交付准时率、订单满足率；服务（20%）：响应速度、问题解决能力、配合度；价格（10%）：报价合理性、成本控制能力。责任主体：采购专员、需求部门负责人、技术工程师步骤2：评价实施与结果应用操作内容：采购专员收集各维度数据，填写《供应商绩效评价表》（见配套工具表单7），计算综合得分并划分等级（优秀≥90分，良好80-89分，合格60-79分，不合格＜60分）。评价结果应用于：优秀供应商：增加订单份额、优先续签合同、颁发“优秀供应商”证书；良好供应商：维持合作，鼓励持续改进；合格供应商：发出改进通知，限期提升绩效；不合格供应商：列入淘汰名录，终止合作。责任主体：采购经理、供应商管理专员输出成果：《供应商绩效评价报告》《供应商分级名录》三、配套工具表单表单1：采购需求确认表序号物品/服务名称规格型号技术参数数量交付时间预算金额（元）用途特殊要求需求部门负责人提报日期1表单2：供应商资质申报表供应商名称统一社会信用代码注册资本（万元）成立时间注册地址联系人联系方式主营业务相关资质证书（名称及编号）近3年类似项目业绩（案例名称、金额、合作方）申报日期表单3：供应商评估打分表（示例）供应商名称评估维度（权重）打分标准（10分制）得分加权得分备注价格（30%）报价最低得10分，每高1%扣0.5分质量（35%）合格率100%得10分，每低1%扣1分服务（25%）响应时间≤24小时得10分，每超6小时扣1分信誉（10%）无不良记录得10分，有1项不良记录扣5分合计100%表单4：合同台账合同编号签约主体标的名称合同金额（元）签订日期履行期限付款节点验收状态归档位置责任人表单5：合同履约跟踪表合同编号交付批次计划交付时间实际交付时间延迟原因验收结果问题描述处理措施跟踪人表单6：付款申请表合同编号付款节点申请金额（元）验收合格单号发票信息（号码、金额）付款方式审批人申请人申请日期表单7：供应商绩效评价表供应商名称评价周期评价维度（权重）得分加权得分综合等级改进建议评价人日期质量（40%）交付（30%）四、关键风险控制点（一）需求准确性风险控制措施：需求评审阶段必须组织需求、技术、采购、财务多部门联合审核，避免需求描述模糊或与实际业务脱节；紧急采购需求需由需求部门负责人书面说明紧急原因并签字确认。（二）供应商资质风险控制措施：严格审查供应商资质证书原件，核验证书有效性（如通过“国家企业信用信息公示系统”查询营业执照状态）；对涉及安全、健康的采购项目（如食品、医疗器械），需核查供应商的专项生产许可证或经营许可证。（三）评估客观性风险控制措施：评估小组成员需与供应商无直接利益关联；评估过程需留存书面记录（如打分表、现场考察照片）；采用量化评分与定性评价相结合的方式，减少主观因素影响。（四）合同条款风险控制措施：重大合同文本必须经法务部门审核，重点排查“霸王条款”、违约责任不对等、争议解决方式