办公室常用公文写作规范

办公室常用公文写作规范一、公文写作的重要性与基本要求公文是机关、企事业单位传递信息、协调工作、规范管理的核心工具，其质量直接影响工作推进效率与单位形象。办公室公文需遵循“准确、规范、简洁、得体”原则：内容上合法合规、逻辑清晰，格式上严谨规范、要素完整，语言上庄重得体、表意明确，最终实现“文以载道、文以办事”的核心目标。二、常见公文类型及写作规范（一）通知：传达要求与告知事项适用场景：发布规章制度、部署工作、告知会议/活动、批转/转发文件等。结构要素：标题（发文机关+事由+文种，如《XX公司关于开展安全生产检查的通知》）、主送机关（明确接收对象，避免“各部门”等模糊表述）、正文、发文机关、成文日期。正文写作要点：缘由：简明说明发文背景（如“为落实上级安全生产要求”）；事项：分条列项说明具体要求，包含时间、地点、责任主体、执行标准等（例：“检查时间：即日起至X月X日；检查范围：各生产车间、仓库；责任部门：安全管理部牵头，各部门配合”）；要求：强调执行纪律（如“请各部门于X月X日前提交自查报告”）。注意事项：避免“大概”“可能”等模糊表述，事项需具备可操作性；转发类通知需注明“现转发给你们，请结合实际贯彻执行”。（二）请示：请求指示与批准适用场景：向上级请求解决问题、审批事项、拨付资金等。结构要素：标题（需体现请示事项，如《XX部门关于申请购置办公设备的请示》）、主送机关（仅限一个上级机关，不得多头请示）、正文、结语、发文机关、成文日期。正文写作要点：请示缘由：说明必要性（如“因现有打印机老化严重，日均故障3次，影响工作效率”）；请示事项：明确具体请求（如“申请购置A品牌打印机2台，预算XX元”）；结语：使用“妥否，请批示”“以上请示，盼复”等规范表述。注意事项：一文一事，不得在报告中夹带请示事项；避免“请领导看着办”等口语化表述，语气需谦和得体。（三）报告：汇报工作与反映情况适用场景：向上级汇报工作进展、总结经验、反映问题、答复询问等。结构要素：标题（如《XX公司2023年上半年工作总结报告》）、主送机关、正文、结语、发文机关、成文日期。正文写作要点：工作情况：客观陈述事实（如“上半年完成项目X个，营收同比增长X%”）；问题分析：精准指出不足（如“部分项目因前期调研不足，延期交付率达X%”）；改进建议：提出可行措施（如“建立项目调研评审机制，由技术、市场部门联合审核”）。注意事项：汇报需实事求是，数据准确；结语用“特此报告”“以上报告，请审阅”，不得出现“请批示”等请示性结语。（四）函：平行沟通与商洽工作适用场景：不相隶属机关间商洽工作、询问答复问题、请求批准等（如公司与合作单位商洽合同细节）。结构要素：标题（如《XX公司关于商洽XX项目合作细节的函》）、主送机关、正文、结语、发文机关、成文日期。正文写作要点：发函缘由：说明沟通背景（如“我司拟与贵单位合作XX项目，现就合同条款商洽如下”）；事项内容：分点说明需求或疑问（如“关于付款方式，建议采用‘3:3:4’分期支付，妥否请复”）；结语：商洽类用“盼复”“望贵单位予以支持为盼”，答复类用“特此函复”。注意事项：语言需得体，避免命令性语气；复函需针对来函事项逐一回应，不得遗漏。（五）会议纪要：记录决策与明确分工适用场景：记录会议主要内容、决议事项、责任分工，作为工作依据。结构要素：标题（如《XX会议纪要》或《XX公司X月X日总经理办公会纪要》）、会议基本信息（时间、地点、参会人员、主持人）、会议内容、决议事项、发文机关（或纪要整理部门）、成文日期。写作要点：内容概括：提炼会议核心议题（如“会议就XX项目预算超支问题进行讨论”）；决议事项：明确责任主体、完成时限（如“由财务部牵头，X月X日前完成预算调整方案，报总经理审批”）；语言风格：采用“会议认为”“会议决定”“与会人员建议”等表述区分观点与决策。注意事项：需经参会人员确认，确保决议与会议原意一致；避免记录无关细节，突出“做什么、谁来做、何时完成”。三、公文写作通用规范（一）格式规范页面设置：A4纸纵向排版，页边距上下2.5cm、左右3cm；字体字号：标题用二号宋体加粗，正文用三号仿宋_GB2312，一级标题三号黑体，二级标题三号楷体；排版要求：正文首行缩进2字符，回行顶格；结构层次序数用“一、”“（一）”“1.”“（1）”；附件标注：正文下空一行标注“附件：1.XXX2.XXX”，附件名称后不加标点；印章规范：联合发文需加盖所有发文机关印章，印章端正、居中下压成文日期。（二）语言规范准确严谨：慎用模糊词（如“大约”“可能”），数据、术语需核实（例：“营收增长20%”而非“营收增长两成左右”）；简洁得体：删除冗余表述（如“现现在”“目前的情况是”），语气匹配行文方向（上行文谦和，下行文明确，平行文得体）；避免歧义：结构复杂句需拆分（例：“请A部门与B部门，在C部门协助下完成任务”易歧义，改为“请A部门牵头，B部门配合，C部门协助，共同完成任务”）。（三）流程规范拟稿：起草人需熟悉业务，参考模板或历史公文，确保内容合规；审核：部门负责人审核内容准确性，办公室审核格式规范性；签发：按权限由分管领导或主要领导签发，注明签发人、日期；印发：统一编号，加盖印章后分发，涉密公文按保密规定传递；归档：按档案管理要求，将公文及起草说明、审核意见等一并归档。四、提升公文写作能力的建议1.积累素材：建立“公文模板库”“术语库”，分类整理通知、请示等优秀范文；2.对标学习：分析上级来文的结构逻辑、语言风格，模仿提升；3.复盘优化：定期总结公文反馈意见（如“事项表述不清”），针对性改进；4.工具辅助：使用语法检查工具（如W