委托办会协议书

委托办会协议书甲方（委托方）：姓名/名称：法定代表人：地址：联系方式：乙方（受托方）：姓名/名称：法定代表人：地址：联系方式：鉴于甲方有举办会议的需求，乙方具备提供会议承办服务的专业能力和经验，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》相关规定，就甲方委托乙方承办会议事宜达成如下协议：一、委托事项及服务内容（一）会议基本信息1.会议名称：2.会议时间：自年月日起至年月日止3.会议地点：（二）服务具体内容1.会议筹备根据甲方要求，负责会议场地的选址、租赁及布置，包括但不限于舞台搭建、音响设备调试、灯光布置、桌椅摆放、会标制作、横幅悬挂等，确保会议场地符合会议规模及主题要求。协助甲方完成会议资料的准备工作，如会议手册、议程表、嘉宾资料、宣传资料等的设计、排版、印刷及装订，并保证资料内容准确无误。负责会议嘉宾的邀请、确认及接待工作，包括发送邀请函、安排接送车辆、引导签到、安排住宿餐饮等，确保嘉宾能够顺利参会。2.会议组织与执行制定详细的会议议程安排，合理规划会议时间，确保各项会议活动有序进行。负责会议现场的组织协调工作，包括会议主持、嘉宾引导、会议记录、设备操作等，保障会议的顺利开展。按照甲方要求，组织安排会议期间的各类活动，如开幕式、闭幕式、主题演讲、分组讨论、文艺表演、参观考察等，确保活动内容丰富、形式多样，符合会议主题和参会人员需求。3.会议宣传推广根据甲方提供的会议信息及宣传需求，制定会议宣传方案，通过多种渠道进行宣传推广，如网络媒体、社交媒体、行业杂志、线下海报等，提高会议的知名度和影响力。负责收集、整理会议期间的照片、视频等资料，并进行后期编辑制作，形成会议宣传素材，供甲方用于后续宣传报道。4.会议后勤保障提供会议期间的餐饮服务，根据会议规模和参会人员需求，制定合理的餐饮菜单，确保餐饮质量和卫生安全。安排会议期间的安保人员，负责会议现场的安全保卫工作，维护会议秩序，确保参会人员的人身和财产安全。配备专业的技术支持人员，随时处理会议期间可能出现的设备故障、网络问题等，保障会议的正常进行。二、双方权利与义务（一）甲方权利与义务1.权利有权对乙方承办会议的各项工作进行监督和检查，提出意见和建议。有权要求乙方按照本协议约定的服务内容和标准提供服务，如乙方未达到约定要求，有权要求乙方进行整改或采取补救措施。有权获取乙方在承办会议过程中形成的相关资料和文件，如会议筹备方案、会议议程安排、会议记录、宣传资料等。2.义务向乙方提供举办会议所需的详细信息和资料，包括会议主题、参会人员名单、会议议程、会议预算等，并确保所提供信息的真实性、准确性和完整性。按照本协议约定的时间和方式向乙方支付服务费用。协助乙方办理会议相关的审批手续，如场地使用许可、活动备案等，并提供必要的文件和证明材料。在会议举办前，对乙方准备的会议场地、设备、资料等进行验收，如发现问题及时通知乙方进行整改。（二）乙方权利与义务1.权利有权要求甲方按照本协议约定支付服务费用。根据甲方提供的信息和要求，自主安排承办会议的各项工作，但应当符合法律法规及行业规范的要求。在承办会议过程中，有权使用甲方提供的相关资料和文件，但应当严格保密，不得擅自泄露给第三方。2.义务按照本协议约定的服务内容和标准为甲方提供优质、高效的会议承办服务，确保会议顺利举办。制定详细的会议承办方案，并提交甲方审核通过后实施。在承办过程中，如遇重大事项或变更，应当及时通知甲方，并征得甲方同意。负责会议承办过程中的各项费用支出，包括场地租赁、设备租赁、资料印刷、餐饮住宿、人员劳务等，但应当严格按照甲方批准的预算执行，不得擅自超支。妥善保管甲方提供的会议资料和文件，在会议结束后按照甲方要求及时归还或移交。对会议期间形成的相关资料和文件，应当进行整理归档，并保存一定期限，以备甲方查阅调用。遵守法律法规及行业规范的要求，确保会议承办过程中的各项活动合法合规。如因乙方原因导致会议出现任何法律纠纷或安全事故，乙方应当承担全部责任。三、服务费用及支付方式（一）服务费用本协议项下的服务费用总计为人民币元（大写：元整）。该费用为固定总价，包含乙方承办会议所需的全部费用，除本协议约定的调整情形外，不再因任何原因进行调整。（二）支付方式甲方应按照以下方式向乙方支付服务费用：1.合同签订后个工作日内，甲方向乙方支付服务费用的%作为预付款，即人民币元（大写：元整）。2.会议筹备工作完成并经甲方验收合格后个工作日内，甲方向乙方支付服务费用的%，即人民币元（大写：元整）。3.会议结束后个工作日内，甲方向乙方支付剩余服务费用，即人民币元（大写：元整）。乙方应在每次收款前向甲方提供合法有效的发票，否则甲方有权拒绝付款且不承担任何违约责任。四、保密条款双方应对在履行本协议过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密及其他机密信息予以保密。未经对方书面同意，任何一方不得向第三方披露或使用对方的保密信息。本条款的保密期限为自本协议生效之日起年。五、违约责任（一）甲方违约责任1.若甲方未按照本协议约定向乙方支付服务费用，每逾期一日，应按照未支付金额的%向乙方支付违约金。逾期超过日的，乙方有权暂停服务，并要求甲方支付已完成服务对应的费用及违约金。2.若甲方未按照本协议约定提供相关信息或资料，导致乙方无法正常履行服务义务的，甲方应承担因此给乙方造成的全部损失。3.若甲方擅自变更会议时间、地点、规模、主题等重要事项，导致乙方需要重新调整服务内容或增加服务成本的，甲方应承担相应的费用增加部分，并按照增加费用的%向乙方支付违约金给乙方造成的全部损失。（二）乙方违约责任1.若乙方未按照本协议约定的服务内容和标准提供服务，或未按时完成服务工作，每逾期一日，应按照服务费用的%向甲方支付违约金。逾期超过日的，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已收取的服务费用，同时乙方应按照服务费用的%向甲方支付违约金。2.若乙方擅自将本协议项下的服务工作转包给第三方，甲方有权解除本协议，并要求乙方返还已收取的服务费用，同时乙方应按照服务费用的%向甲方支付违约金。3.若乙方违反保密条款的约定，向第三方披露或使用甲方的保密信息，乙方应向甲方支付违约金人民币元，并赔偿甲方因此遭受的全部损失。如损失难以计算的，按照本协议服务费用的%进行赔偿。六、争议解决本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他条款（一）协议变更与解除1.本协议的任何变更或补充需经双方书面协商一致，并签订书面协议。变更或补充协议作为本协议的组成部分，与本协议具有同等法律效力。2.在履行本协议过程中，如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致本协议无法继续履行或部分无法履行的，双方互不承担违约责任，但应及时通知对方，并提供相关证明文件。双方应根据不可抗力事件对