员工离职交接流程及资料模板

员工离职交接流程及资料模板员工离职是职场常态，但交接环节的质量直接影响企业业务连续性与员工职业口碑。一份清晰的流程框架与实用模板，能让“分手”更体面，让工作传承更顺畅——既保障企业知识沉淀、业务平稳过渡，也维护员工职业信用，实现“好聚好散”的职场闭环。一、离职交接的核心流程：从申请到办结的全周期管理1.离职申请与审批：合规启动交接员工发起：根据《劳动合同法》或公司制度，试用期员工提前3日、正式员工提前30日提交书面离职申请（模板见下文），说明离职原因、预计离职日期，同步提交至直属上级。内部审批：直属上级需1-3个工作日内沟通确认离职意向（如需挽留，可协商调整离职日期；若同意，推进后续流程）。部门负责人、HR依次审批（涉及核心岗位或涉密工作，需总经理/分管领导终审），确保审批链条完整。2.交接准备：双向梳理，减少信息断层（员工端）文档整理：按“项目/业务线+时间+优先级”分类归档工作文档（如未完成项目进度表、操作手册、重要邮件记录、客户合同扫描件等），标注“核心文档”“待办事项”“风险提示”等标签。知识沉淀：梳理岗位关键流程（如客户报价审批、订单发货流程）、常见问题解决方案（如系统报错处理、客户投诉应对）、核心资源（供应商联系人、合作协议要点），形成《岗位工作指南》（模板见下文）。物品清点：整理公司配发物品（电脑、钥匙、门禁卡、办公用品等），提前列出清单（模板见下文），避免遗漏。（企业端）确定交接人：提前1-2周安排接手工作的同事（可安排“交接导师”辅助，如直属上级或资深员工），明确交接周期（复杂岗位建议2-4周）。准备交接工具：HR提供《离职交接清单》模板，部门同步输出业务专属交接要求（如客户交接需法务审核协议条款）。3.正式交接：多维度闭环，确保“人走事清”（1）工作内容交接：从“做了什么”到“怎么做”面对面沟通：离职员工向交接人讲解工作流程（如“客户签约从线索到回款的全流程”）、当前进度（如“项目A已完成80%，剩余20%需在X月X日前提交报告”）、风险点（如“供应商B近期可能涨价，需重点关注谈判”）。实操带教：复杂工作（如系统权限配置、特殊工具使用）安排1-2次实操演示，确保交接人能独立操作。文档移交：电子文档移交至指定云盘/文件夹，纸质文档移交至交接人，双方签字确认《工作交接清单》（模板见下文）。（2）物品交接：清单化核对，避免资产流失按《物品交接清单》（模板见下文）逐一核对，如电脑需检查数据备份、系统配置还原；钥匙、门禁卡登记收回，双方签字确认。（3）财务交接：账目清晰，无遗留纠纷员工核对借款/备用金（如有需归还）、未报销费用（需在离职前完成报销或说明）；公司结清工资（含未发放部分）、补偿金（如属协商解除）等，双方签字确认《财务清算单》。（4）客户/供应商交接：维护业务连续性重要客户：陪同交接人拜访或电话沟通（需征得客户同意），说明“工作交接、对接人变更”，同步提供《客户合作要点》（如付款周期、禁忌需求）。供应商：移交联系人、合作协议要点（如价格条款、交货周期）、未结订单进度，确保业务无缝衔接。4.交接确认与审批：签字留痕，责任闭环填写《离职交接确认表》（模板见下文），由离职员工、交接人、直属上级签字确认，HR审核“工作、物品、财务、客户”四大维度是否完成。如有未完成事项，需明确后续跟进责任人和时限（如“项目C需在X月X日前由交接人提交方案，直属上级终审”），避免“交接不清”。5.离职手续办结：劳动关系与权益的收尾劳动关系解除：HR出具《离职证明》，按当地政策办理社保、公积金停缴（如北京地区需在离职后次月办理）。档案与社保转移：协助员工办理档案转移（如需）、社保关系转移手续，提供《社保缴费证明》《公积金缴存证明》等材料。离职面谈（可选）：HR与离职员工沟通“离职原因、对公司的建议”，完善员工离职档案（非强制，但有助于企业优化管理）。二、实用资料模板：拿来即用，降低沟通成本1.离职申请表（示例）项目内容描述-----------------------------------------------------------------------------------------员工姓名（填写姓名）部门/岗位（如“市场部/品牌策划”）入职日期（如“2023.01.05”）预计离职日期（如“2024.06.30”）离职原因（可选项：个人发展/家庭原因/职业规划调整等，简要说明，如“计划深造，需专注学业”）直属上级意见签字：_________日期：_________部门负责人意见签字：_________日期：_________HR意见签字：_________日期：_________2.工作交接清单（核心模板）交接项目具体内容描述交接状态（完成/进行中/待办）交接人签字接收人签字备注--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------未完成项目A项目进度：已完成80%，待办事项：提交终版报告（X月X日前）进行中需重点核对数据准确性核心工作流程客户报价审批流程（附操作手册路径：云盘/XX文件夹）完成需关注“竞品比价”环节系统权限OA系统/ERP系统账号（账号：XXX，密码：XXX，权限：审批/查看）完成已申请权限转移重要文档2024年Q2市场调研报告（存储于云盘/XX文件夹）完成加密文档密码：XXX3.物品交接清单物品名称品牌/型号数量状态（新旧/是否损坏）移交日期接收人签字备注--------------------------------------------------------------------------------------笔记本电脑MacBook1良好2024.06.25已备份数据办公钥匙部门钥匙2良好2024.06.25含档案室钥匙门禁卡ID卡1良好2024.06.25卡号：XXX4.客户/供应商交接表（示例）客户/供应商名称联系人联系方式合作阶段未结事项交接要点交接人确认接收人确认----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------XX科技公司张经理邮箱/电话合作中预付款未开票每月5日前提交发票，合同见云盘/XX文件夹XX供应商李主管微信/电话长期合作下季度订单谈判重点关注价格条款和交货周期5.离职确认书（模板）致XX公司：本人_________（姓名），于____年____月____日正式离职，已完成以下事项：1.工作交接：已将全部工作内容、文档、资源移交至_________（接收人姓名），《工作交接清单》已签字确认。2.物品归还：已归还公司配发的所有物品（清单见《物品交接清单》）。3.财务清算：无未结清借款、费用，公司应支付的工资、补偿金等已确认。4.保密承诺：离职后仍将遵守《保密协议》，不泄露公司商业秘密、客户信息等。本人确认离职手续已全部办结，与公司劳动关系终止。离职员工签字：_________日期：_________HR确认签字：_________日期：_________三、交接过程中的关键注意事项1.时间管理：预留缓冲，避免“赶工式”交接员工：提前规划交接周期，按“重要紧急、重要不紧急、紧急不重要、不重要不紧急”分类工作，优先交接核心事项（如客户资源、未结项目）。企业：复杂岗位（如技术研发、核心销售）建议预留2-4周交接期，避免因时间不足导致“表面交接，实质断层”。2.责任界定：清单留痕，避免纠纷交接清单需明确“完成标准”（如“项目A需提交终版报告并通过客户验收”）和“责任转移节点”（如“X月X日前，交接人确认可独立操作，责任转移”），避免后续项目出错时“责任不清”。财务清算需双方签字确认，确保“借款已还、费用已报、工资已结”，杜绝财务纠纷。3.保密与合规：守住底线，规避风险客户交接时，需征得客户同意（如通过邮件、电话确认），避免违反《客户合作协议》中“限制员工接触客户”的条款。离职员工不得带走涉密文档（如未公开的战略规划、核心技术资料），企业需提前在《员工手册》或《保密协议》中明确“保密范围”。4.沟通技巧：专业体面，维护口碑离职员工：保持专业态度，交接时聚焦“工作内容”（如“这个流程的风险点是XX，建议这样规避”），避免因离职情绪抱怨公司管理。交接人：主动提问（如“这个客户的决策链是怎样的？”），记录疑问点，确保“知其然更知