学校综合办公室运行规定大纲

学校综合办公室运行规定大纲一、总则

为规范学校综合办公室的日常运行，提高工作效率，确保各项工作有序开展，特制定本规定。综合办公室作为学校行政事务的中枢，承担着沟通协调、文件管理、后勤保障等重要职能，其高效运作对学校整体管理至关重要。

二、组织架构与职责分工

（一）组织架构

1.综合办公室设主任1名，副主任若干名。

2.内部下设文秘组、行政组、后勤组等职能科室，各科室配备专人负责。

3.建立例会制度，每周召开一次内部工作协调会，总结工作进展，解决存在问题。

（二）职责分工

1.**文秘组**

(1)负责学校各类文件的起草、审核、印发与管理。

(2)起草学校行政会议纪要及工作简报。

(3)管理学校印章，严格执行用印审批流程。

2.**行政组**

(1)负责学校日常行政事务，如接待来访、会议安排等。

(2)管理办公用品采购、分发及固定资产登记。

(3)协调校内各部门工作对接，确保信息畅通。

3.**后勤组**

(1)负责办公区域环境维护、安全巡查及水电保障。

(2)协调食堂、宿舍等后勤服务，收集师生反馈并改进。

(3)管理办公设备，定期进行维护保养。

三、工作流程与规范

（一）文件管理

1.**文件收发**

(1)收到文件后，文秘组需在24小时内完成登记、分办。

(2)发文需经部门负责人审核，重大文件需报请校领导审批。

(3)文件归档需按编号分类，确保存档完整、可查。

2.**电子文档管理**

(1)建立电子文件共享平台，各部门定期上传重要资料。

(2)严格执行密码保护制度，敏感文件需设置双重验证。

（二）会议管理

1.**会议筹备**

(1)提前3天发布会议通知，明确时间、地点、参会人员及议题。

(2)准备会议所需设备，如投影仪、音响等，并进行测试。

2.**会议执行**

(1)安排专人记录会议内容，会后24小时内整理成纪要。

(2)会议决议需及时传达至相关部门，并跟踪落实情况。

（三）接待工作

1.**来访接待**

(1)接待人员需着装规范，主动问询来意并引导至相应部门。

(2)重大来访需提前报备，并协调相关部门做好接待准备。

2.**电话接听**

(1)接听电话需保持礼貌，准确记录信息并及时转达。

(2)紧急事项需立即记录并上报，确保问题得到快速处理。

四、绩效考核与改进机制

（一）绩效考核

1.制定综合办公室人员绩效考核表，每月评估工作完成度。

2.考核指标包括文件处理效率、部门协调能力、服务满意度等。

3.考核结果与年度评优、晋升挂钩，激励员工提升工作质量。

（二）改进机制

1.每季度开展工作复盘会，分析存在问题并提出改进方案。

2.鼓励员工提出合理化建议，对优秀建议给予奖励。

3.定期组织业务培训，提升团队专业能力，如公文写作、应急处理等。

五、附则

本规定自发布之日起施行，由综合办公室负责解释。各部门需严格遵守，如有疑问应及时沟通。综合办公室将根据实际运行情况，适时修订完善本规定。

一、总则

为规范学校综合办公室的日常运行，提高工作效率，确保各项工作有序开展，特制定本规定。综合办公室作为学校行政事务的中枢，承担着沟通协调、文件管理、后勤保障等重要职能，其高效运作对学校整体管理至关重要。

二、组织架构与职责分工

（一）组织架构

1.综合办公室设主任1名，副主任若干名。主任全面负责办公室工作，副主任协助主任分管具体科室。

2.内部下设文秘组、行政组、后勤组等职能科室，各科室配备专人负责。文秘组负责文件、会议等核心事务；行政组负责日常行政、接待等；后勤组负责环境、设备等保障工作。

3.建立例会制度，每周召开一次内部工作协调会，总结工作进展，解决存在问题。会议由主任主持，各科室负责人汇报工作，共同讨论决策。

（二）职责分工

1.**文秘组**

(1)**文件起草与审核**

-起草各类通知、报告、函件等，需符合公文格式规范，语言严谨、逻辑清晰。

-审核各部门提交的文件，检查内容是否完整、格式是否规范，重大文件需经分管副主任复核。

-起草学校行政会议纪要，记录会议主要议题、讨论内容及决议，于会后2个工作日内完成初稿，并提交主任审定。

(2)**文件印发与管理**

-收到上级文件或学校重要文件后，需在1个工作日内完成登记、分类，并根据主管领导批示分发给相关部门。

-印发文件需严格核对份数和签发手续，确保准确无误。

-建立文件台账，对重要文件进行编号管理，确保存档完整、可查。

(3)**印章管理**

-严格执行用印审批流程，需经主管领导签字同意后方可用印。

-用印后需在印章使用登记簿上详细记录，包括用印日期、事由、经手人等。

-定期对印章进行检查，确保安全完好。

2.**行政组**

(1)**日常行政事务**

-接待来访人员，需热情周到，主动问询来意并引导至相应部门。

-安排学校行政会议，包括会议室布置、设备调试、材料准备等。

-管理学校公告栏，及时发布通知、公告等信息。

(2)**办公用品管理**

-制定办公用品采购计划，包括纸张、笔、笔记本等常用物品，需按需采购，避免浪费。

-建立办公用品台账，记录采购日期、数量、使用情况等，定期盘点。

-协调各部门办公用品需求，确保供应及时。

(3)**固定资产管理**

-对学校办公设备进行登记造册，包括电脑、打印机、复印机等，注明购置日期、型号、编号等信息。

-定期进行固定资产清查，确保账实相符。

-建立设备维护保养制度，定期联系供应商进行检修。

3.**后勤组**

(1)**环境维护**

-负责办公区域每日清洁，包括地面、桌面、卫生间等，确保环境整洁。

-定期检查办公区域设施设备，如照明、空调、饮水机等，发现问题及时报修。

-协调校内保洁、安保等第三方服务，确保服务达标。

(2)**安全巡查**

-每日进行办公区域安全巡查，检查消防设施、用电安全等，发现隐患及时整改。

-重点关注重点区域，如机房、配电室等，确保安全措施到位。

-制定突发事件应急预案，定期组织演练。

(3)**食堂、宿舍协调**

-定期收集师生对食堂、宿舍的意见和建议，并反馈给相关部门。

-协调食堂菜品调整、宿舍维修等工作，提升服务满意度。

三、工作流程与规范

（一）文件管理

1.**文件收发**

(1)**接收文件流程**

-文件到达后，文秘组专人接收，核对文件数量、密封情况。

-在《文件收文登记簿》上详细记录文件名称、发文单位、日期、份数等信息，并编号。

-根据文件内容及主管领导批示，在1个工作日内分发给相关部门。

-重要文件需报请主任审核，重大文件需报请校领导审批。

(2)**发文流程**

-各部门需提前3个工作日提交发文申请，注明文件主题、内容、拟稿人等信息。

-文秘组审核文稿格式、内容，重大文件需经分管副主任复核。

-主管领导签字同意后，文秘组进行排版、校对，并按需印制。

-印制完成后，在《文件发文登记簿》上记录文件编号、印制份数、分发部门等信息，并加盖学校公章（或模拟章）。

-及时分发给相关部门，并跟踪文件落实情况。

(3)**文件归档**

-定期对文件进行整理、分类，纸质文件需按编号装订成册，电子文件需按分类存储。

-重要文件需进行双备份，存放在不同地点，确保安全。

-建立文件索引，方便查阅。

2.**电子文档管理**

(1)**文件上传与共享**

-建立电子文件共享平台，各部门定期上传重要资料，如会议纪要、工作计划等。

-文件命名需规范，包括日期、文件类型、编号等信息，如“20231115-工作计划-001.doc”。

-设置权限管理，确保敏感文件仅限授权人员访问。

(2)**密码保护与安全**

-服务器、存储设备需设置强密码，并定期更换。

-敏感文件需设置双重验证，如密码+动态验证码。

-定期进行数据备份，并测试恢复流程。

（二）会议管理

1.**会议筹备**

(1)**会议通知**

-提前3个工作日发布会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、会议议题等信息。

-通知需通过多种渠道发布，如邮件、内部公告等，确保所有参会人员收到。

-对外会议需提前与对方沟通，确认参会人员及议程。

(2)**会议材料准备**

-根据会议议题，提前准备相关材料，如报告、数据、图表等。

-材料需经主管领导审核，确保内容准确、完整。

-打印、装订材料，并按需分发。

(3)**设备调试**

-提前1天检查会议室设备，如投影仪、音响、麦克风等，确保正常工作。

-对外会议需提前与对方确认设备需求，并协调安排。

2.**会议执行**

(1)**会议记录**

-安排专人记录会议内容，包括发言要点、讨论结果、决议事项等。

-会议记录需及时整理，并于会后1个工作日内发布。

-对重要决议事项，需跟踪落实情况，并定期反馈。

(2)**会议纪律**

-参会人员需准时参加会议，不得无故缺席。

-会议期间需保持安静，不得随意发言，需经主持人同意后方可发言。

-会议结束后，需及时整理会场，关闭设备。

3.**会议总结**

(1)每季度召开一次会议总结会，回顾会议效果，分析存在问题。

(2)对会议记录、决议落实情况进行评估，提出改进建议。

（三）接待工作

1.**来访接待**

(1)**接待流程**

-接到来访预约后，需提前了解来访人员信息、事由，并安排相应接待人员。

-接待人员需热情迎接，主动问询来意，并引导至相应会议室或办公室。

-如需领导会见，需提前通知领导，并协调会议室、设备等。

(2)**接待标准**

-接待人员需着装规范，仪态端庄，语言文明。

-提供茶水、纸笔等基本服务，确保来访人员舒适。

-如遇重要来访，需安排专人陪同，并做好记录。

2.**电话接听**

(1)**接听规范**

-接听电话需及时，一般情况应在铃响3声内接听。

-语气需热情、礼貌，自我介绍，并询问来电事由。

-如无法立即处理，需记录相关信息，并告知对方处理时限。

(2)**信息转达**

-准确记录来电信息，包括姓名、单位、电话、事由等。

-及时转达信息给相关部门，并跟踪处理情况。

-重要事项需及时回电确认。

四、绩效考核与改进机制

（一）绩效考核

1.**考核指标**

(1)**文秘组**

-文件处理效率：每月统计文件收发、归档数量及错误率。

-公文质量：由主管领导对文件格式、内容进行评分。

-印章管理：检查印章使用记录，评估是否存在违规用印。

(2)**行政组**

-办公用品管理：检查办公用品台账，评估采购、使用、盘点规范性。

-固定资产管理：检查固定资产台账，评估账实相符程度。

-接待工作：收集师生对接待工作的反馈，评估服务满意度。

(3)**后勤组**

-环境维护：每日检查办公区域卫生，评估清洁程度。

-安全巡查：检查安全巡查记录，评估隐患排查及整改情况。

-食堂、宿舍协调：收集师生反馈，评估问题解决效率。

2.**考核方法**

-每月进行一次绩效考核，由主任组织，各科室负责人参与。

-考核方式包括自评、互评、主管评价等，综合评估工作表现。

-考核结果与年度评优、晋升挂钩，激励员工提升工作质量。

（二）改进机制

1.**工作复盘**

-每季度召开一次工作复盘会，各科室汇报工作进展，分析存在问题。

-对典型案例进行深入分析，总结经验教训。

-提出改进措施，并明确责任人和完成时限。

2.**员工培训**

-每半年组织一次业务培训，内容包括公文写作、会议管理、应急处理等。

-邀请内部优秀员工或外部专家进行授课，提升团队专业能力。

-培训结束后进行考核，确保学习效果。

3.**意见收集**

-设立意见箱，收集员工对办公室工作的意见和建议。

-定期整理意见，并反馈给相关部门，推动工作改进。

-对提出优秀建议的员工给予奖励，鼓励员工积极参与改进工作。

五、附则

本规定自发布之日起施行，由综合办公室负责解释。各部门需严格遵守，如有疑问应及时沟通。综合办公室将根据实际运行情况，适时修订完善本规定。

一、总则

为规范学校综合办公室的日常运行，提高工作效率，确保各项工作有序开展，特制定本规定。综合办公室作为学校行政事务的中枢，承担着沟通协调、文件管理、后勤保障等重要职能，其高效运作对学校整体管理至关重要。

二、组织架构与职责分工

（一）组织架构

1.综合办公室设主任1名，副主任若干名。

2.内部下设文秘组、行政组、后勤组等职能科室，各科室配备专人负责。

3.建立例会制度，每周召开一次内部工作协调会，总结工作进展，解决存在问题。

（二）职责分工

1.**文秘组**

(1)负责学校各类文件的起草、审核、印发与管理。

(2)起草学校行政会议纪要及工作简报。

(3)管理学校印章，严格执行用印审批流程。

2.**行政组**

(1)负责学校日常行政事务，如接待来访、会议安排等。

(2)管理办公用品采购、分发及固定资产登记。

(3)协调校内各部门工作对接，确保信息畅通。

3.**后勤组**

(1)负责办公区域环境维护、安全巡查及水电保障。

(2)协调食堂、宿舍等后勤服务，收集师生反馈并改进。

(3)管理办公设备，定期进行维护保养。

三、工作流程与规范

（一）文件管理

1.**文件收发**

(1)收到文件后，文秘组需在24小时内完成登记、分办。

(2)发文需经部门负责人审核，重大文件需报请校领导审批。

(3)文件归档需按编号分类，确保存档完整、可查。

2.**电子文档管理**

(1)建立电子文件共享平台，各部门定期上传重要资料。

(2)严格执行密码保护制度，敏感文件需设置双重验证。

（二）会议管理

1.**会议筹备**

(1)提前3天发布会议通知，明确时间、地点、参会人员及议题。

(2)准备会议所需设备，如投影仪、音响等，并进行测试。

2.**会议执行**

(1)安排专人记录会议内容，会后24小时内整理成纪要。

(2)会议决议需及时传达至相关部门，并跟踪落实情况。

（三）接待工作

1.**来访接待**

(1)接待人员需着装规范，主动问询来意并引导至相应部门。

(2)重大来访需提前报备，并协调相关部门做好接待准备。

2.**电话接听**

(1)接听电话需保持礼貌，准确记录信息并及时转达。

(2)紧急事项需立即记录并上报，确保问题得到快速处理。

四、绩效考核与改进机制

（一）绩效考核

1.制定综合办公室人员绩效考核表，每月评估工作完成度。

2.考核指标包括文件处理效率、部门协调能力、服务满意度等。

3.考核结果与年度评优、晋升挂钩，激励员工提升工作质量。

（二）改进机制

1.每季度开展工作复盘会，分析存在问题并提出改进方案。

2.鼓励员工提出合理化建议，对优秀建议给予奖励。

3.定期组织业务培训，提升团队专业能力，如公文写作、应急处理等。

五、附则

本规定自发布之日起施行，由综合办公室负责解释。各部门需严格遵守，如有疑问应及时沟通。综合办公室将根据实际运行情况，适时修订完善本规定。

一、总则

为规范学校综合办公室的日常运行，提高工作效率，确保各项工作有序开展，特制定本规定。综合办公室作为学校行政事务的中枢，承担着沟通协调、文件管理、后勤保障等重要职能，其高效运作对学校整体管理至关重要。

二、组织架构与职责分工

（一）组织架构

1.综合办公室设主任1名，副主任若干名。主任全面负责办公室工作，副主任协助主任分管具体科室。

2.内部下设文秘组、行政组、后勤组等职能科室，各科室配备专人负责。文秘组负责文件、会议等核心事务；行政组负责日常行政、接待等；后勤组负责环境、设备等保障工作。

3.建立例会制度，每周召开一次内部工作协调会，总结工作进展，解决存在问题。会议由主任主持，各科室负责人汇报工作，共同讨论决策。

（二）职责分工

1.**文秘组**

(1)**文件起草与审核**

-起草各类通知、报告、函件等，需符合公文格式规范，语言严谨、逻辑清晰。

-审核各部门提交的文件，检查内容是否完整、格式是否规范，重大文件需经分管副主任复核。

-起草学校行政会议纪要，记录会议主要议题、讨论内容及决议，于会后2个工作日内完成初稿，并提交主任审定。

(2)**文件印发与管理**

-收到上级文件或学校重要文件后，需在1个工作日内完成登记、分类，并根据主管领导批示分发给相关部门。

-印发文件需严格核对份数和签发手续，确保准确无误。

-建立文件台账，对重要文件进行编号管理，确保存档完整、可查。

(3)**印章管理**

-严格执行用印审批流程，需经主管领导签字同意后方可用印。

-用印后需在印章使用登记簿上详细记录，包括用印日期、事由、经手人等。

-定期对印章进行检查，确保安全完好。

2.**行政组**

(1)**日常行政事务**

-接待来访人员，需热情周到，主动问询来意并引导至相应部门。

-安排学校行政会议，包括会议室布置、设备调试、材料准备等。

-管理学校公告栏，及时发布通知、公告等信息。

(2)**办公用品管理**

-制定办公用品采购计划，包括纸张、笔、笔记本等常用物品，需按需采购，避免浪费。

-建立办公用品台账，记录采购日期、数量、使用情况等，定期盘点。

-协调各部门办公用品需求，确保供应及时。

(3)**固定资产管理**

-对学校办公设备进行登记造册，包括电脑、打印机、复印机等，注明购置日期、型号、编号等信息。

-定期进行固定资产清查，确保账实相符。

-建立设备维护保养制度，定期联系供应商进行检修。

3.**后勤组**

(1)**环境维护**

-负责办公区域每日清洁，包括地面、桌面、卫生间等，确保环境整洁。

-定期检查办公区域设施设备，如照明、空调、饮水机等，发现问题及时报修。

-协调校内保洁、安保等第三方服务，确保服务达标。

(2)**安全巡查**

-每日进行办公区域安全巡查，检查消防设施、用电安全等，发现隐患及时整改。

-重点关注重点区域，如机房、配电室等，确保安全措施到位。

-制定突发事件应急预案，定期组织演练。

(3)**食堂、宿舍协调**

-定期收集师生对食堂、宿舍的意见和建议，并反馈给相关部门。

-协调食堂菜品调整、宿舍维修等工作，提升服务满意度。

三、工作流程与规范

（一）文件管理

1.**文件收发**

(1)**接收文件流程**

-文件到达后，文秘组专人接收，核对文件数量、密封情况。

-在《文件收文登记簿》上详细记录文件名称、发文单位、日期、份数等信息，并编号。

-根据文件内容及主管领导批示，在1个工作日内分发给相关部门。

-重要文件需报请主任审核，重大文件需报请校领导审批。

(2)**发文流程**

-各部门需提前3个工作日提交发文申请，注明文件主题、内容、拟稿人等信息。

-文秘组审核文稿格式、内容，重大文件需经分管副主任复核。

-主管领导签字同意后，文秘组进行排版、校对，并按需印制。

-印制完成后，在《文件发文登记簿》上记录文件编号、印制份数、分发部门等信息，并加盖学校公章（或模拟章）。

-及时分发给相关部门，并跟踪文件落实情况。

(3)**文件归档**

-定期对文件进行整理、分类，纸质文件需按编号装订成册，电子文件需按分类存储。

-重要文件需进行双备份，存放在不同地点，确保安全。

-建立文件索引，方便查阅。

2.**电子文档管理**

(1)**文件上传与共享**

-建立电子文件共享平台，各部门定期上传重要资料，如会议纪要、工作计划等。

-文件命名需规范，包括日期、文件类型、编号等信息，如“20231115-工作计划-001.doc”。

-设置权限管理，确保敏感文件仅限授权人员访问。

(2)**密码保护与安全**

-服务器、存储设备需设置强密码，并定期更换。

-敏感文件需设置双重验证，如密码+动态验证码。

-定期进行数据备份，并测试恢复流程。

（二）会议管理

1.**会议筹备**

(1)**会议通知**

-提前3个工作日发布会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、会议议题等信息。

-通知需通过多种渠道发布，如邮件、内部公告等，确保所有参会人员收到。

-对外会议需提前与对方沟通，确认参会人员及议程。

(2)**会议材料准备**

-根据会议议题，提前准备相关材料，如报告、数据、图表等。

-材料需经主管领导审核，确保内容准确、完整。

-打印、装订材料，并按需分发。

(3)**设备调试**

-提前1天检查会议室设备，如投影仪、音响、麦克风等，确保正常工作。

-对外会议需提前与对方确认设备需求，并协调安排。

2.**会议执行**

(1)**会议记录**

-安排专人记录会议内容，包括发言要点、讨论结果、决议事项等。

-会议记录需及时整理，并于会后1个工作日内发布。

-对重要决议事项，需跟踪落实情况，并定期反馈。

(2)**会议纪律**

-参会人员需准时参加会议，不得无故缺席。

-会议期间需保持安静，不得随意发言，需经主持人同意后方可发言。

-会议结束后，需及时整理会场，关闭设备。

3.**会议总结**

(1)每季度召开一次会议总结会，回顾会议效果，分析存在问题。

(2)对会议记录、决议落实情况进行评估，提出改进建议。

（三）接待工作

1.**来访接待**

(1)**接待流程**

-接到来访预约后，需提前了解来访人员信息、事由，并安排相应接待人员。

-接待人员需热情迎接，主动问询来意，并引导至相应会议室或办公室。

-如需领导会见，需提前通知领导，并协调会议室、设备等。

(2)**接待标准**

-接待人员需着装规范，仪态端庄，语言文明。

-提供茶水、纸笔等