学校综合办公室任务管理规定

学校综合办公室任务管理规定一、总则

学校综合办公室作为学校日常管理的中枢部门，承担着多项关键任务。为确保工作高效、有序进行，特制定本管理规定。本规定适用于综合办公室全体工作人员，旨在明确职责分工、优化工作流程、提升服务质量。

二、主要任务及管理要求

综合办公室的核心任务涵盖行政事务、后勤保障、信息管理、会议组织等方面。具体管理要求如下：

（一）行政事务管理

1.文件处理：

(1)文件收发需遵循“及时、准确、规范”原则，确保文件在规定时限内流转。

(2)重要文件需建立登记台账，内容包括文件名称、来源、去向、签收人及日期。

(3)定期对过期或失效文件进行归档，确保档案完整。

2.通讯联络：

(1)保持内外部电话畅通，接听电话需礼貌用语，记录关键信息。

(2)传真、邮件等通讯方式需及时确认送达情况，重要内容需电话复核。

（二）后勤保障管理

1.日常物资管理：

(1)建立物资台账，记录办公用品的采购、领用、库存情况。

(2)按需采购，避免积压，常用物资需保持合理库存（如：笔、纸等消耗品建议库存量不超过2000份）。

(3)定期检查物资使用情况，对低值易耗品进行动态补充。

2.场地维护：

(1)负责办公区域的清洁卫生，每日巡查并记录。

(2)定期检查办公设备（如打印机、复印机），发现故障及时报修，并跟踪维修进度。

（三）信息管理

1.信息收集与发布：

(1)收集各部门工作动态，汇总后每周形成简报（不超过5页）。

(2)通过公告栏、内部邮件等渠道发布通知，确保信息覆盖全体员工。

(3)信息发布需经审核，确保内容准确、无遗漏。

2.数据统计：

(1)按月统计各部门考勤、水电等数据，形成报表（如：全月总用电量约5000度）。

(2)统计数据需经复核，确保无误后存档。

（四）会议组织

1.会议筹备：

(1)接到会议通知后，3小时内确认会议室及设备需求。

(2)提前1天发送会议通知，内容包括时间、地点、参会人员、议程等。

(3)会前检查投影仪、音响等设备，确保正常运行。

2.会议记录：

(1)安排专人记录会议要点，形成会议纪要（不超过10条核心事项）。

(2)纪要需在会后2个工作日内分发给参会人员。

三、工作流程优化

为提升效率，综合办公室需持续优化工作流程，具体措施包括：

1.交叉复核：重要文件、数据需由两人复核，减少错误率。

2.电子化转型：逐步推广电子审批、电子档案，减少纸质流转（如：电子档案使用率达60%以上）。

3.定期复盘：每月召开工作例会，总结问题并改进（会议时长控制在1小时内）。

四、监督与考核

1.综合办公室负责人需每日抽查工作完成情况，对延误任务进行标注。

2.每季度组织一次业务培训，提升员工技能（如：文件处理、设备维护等）。

3.考核结果与绩效挂钩，优秀员工将获得优先调岗机会。

五、附则

本规定自发布之日起实施，综合办公室负责人负责解释。如遇特殊情况需调整，经管理层讨论后执行。

**一、总则**

学校综合办公室作为学校日常管理的中枢部门，承担着多项关键任务。为确保工作高效、有序进行，特制定本管理规定。本规定适用于综合办公室全体工作人员，旨在明确职责分工、优化工作流程、提升服务质量。

综合办公室的核心职能是支持学校高层决策、协调各部门关系、保障学校日常运转，并服务于全体师生员工。其工作涉及面广，要求高，必须建立规范化的管理体系。本规定的实施，将有助于提升办公室的整体运作效率，降低管理成本，并为学校的稳定发展提供有力支撑。

二、主要任务及管理要求

综合办公室的核心任务涵盖行政事务、后勤保障、信息管理、会议组织、访客接待、固定资产管理、印章管理等方面。具体管理要求如下：

（一）行政事务管理

1.文件处理：

(1)文件收发需遵循“及时、准确、规范、安全”原则，确保文件在规定时限内流转，并做到不遗失、不损毁。

(2)重要文件（如：合同、重要通知、领导批示文件等）需建立详细登记台账，内容包括文件编号、密级（如有）、来源单位、去向部门、签收人、签收日期、办理状态等。台账应使用专用记录本或电子表格，并定期（如每月）向办公室负责人汇报。

(3)定期对过期或失效文件进行分类归档，对于涉密文件需按照保密规定进行销毁或长期保管，确保档案的完整性和合规性。归档文件需有清点、核对记录。

(4)文件传阅应设置传阅清单，明确传阅范围和顺序，避免交叉传阅和遗漏。传阅完毕后，需及时回收并核对是否所有应阅人员均已签收。

2.通讯联络：

(1)保持内外部电话畅通，接听电话需使用标准问候语（如：“您好，综合办公室。”），礼貌用语，耐心解答。接听时应注意语音语调，保持专业形象。

(2)传真、邮件等通讯方式需及时确认送达情况，对于重要邮件内容，可电话复核关键信息，确保沟通无误。

(3)外部联络（如：与供应商、维修服务商等）需规范记录，包括联系人姓名、电话、沟通时间、事由、结果等，以备查阅。

3.日常接待：

(1)接待来访人员需热情、周到，询问来意并引导至相应接待区域或人员。

(2)如需领导或相关部门会客，应提前沟通并安排好会客室、茶水等事宜。

(3)接待工作完成后，需对会议室、接待室等区域进行整理恢复。

（二）后勤保障管理

1.日常物资管理：

(1)建立物资台账，详细记录办公用品的采购申请、采购日期、供应商、数量、单价、总金额、入库情况、领用记录、库存余额等信息。台账应定期（如每周）更新，并确保数据准确。

(2)按需采购，避免积压，常用物资（如笔、纸、笔筒、订书机等）建议保持合理库存（如：笔库存量不超过2000支，纸库存量不超过5000份），并设定最低库存警戒线，当库存低于警戒线时及时提出采购申请。

(3)定期检查物资使用情况，对低值易耗品进行动态补充，并评估采购成本，寻找性价比更高的供应商。对于闲置或报废物资，需按流程进行处置（如：报损、转赠等），并做好记录。

(4)办公区域的绿植、装饰品等也需要定期检查维护，保持良好状态。

2.场地维护：

(1)负责办公区域的清洁卫生，每日巡查并记录，包括地面、桌面、公共区域（茶水间、会议室）的清洁情况。

(2)定期检查办公设备（如打印机、复印机、传真机、电脑等），发现故障及时联系指定维修人员报修，并跟踪维修进度，直至设备恢复正常使用。建立设备维护保养记录。

(3)负责办公区域的温湿度调控，根据季节和天气变化，适时调节空调、加湿器等设备，确保办公环境舒适。

（三）信息管理

1.信息收集与发布：

(1)收集各部门工作动态、通知公告、活动信息等，汇总后形成内部通讯简报（如：每周一发布，篇幅不超过5页），内容应简洁明了，突出重点。

(2)通过公告栏、内部邮件、学校官方网站（若有）等渠道发布通知，确保信息覆盖全体员工或目标受众。发布前需仔细校对，确保内容准确、无错别字、无遗漏。

(3)信息发布需经过审核流程，通常由信息发布负责人初步审核，办公室负责人最终审批，确保信息符合规范且内容得当。

2.数据统计：

(1)按月统计各部门考勤数据（如：全月总出勤天数、迟到早退次数等）、水电使用数据（如：全月总用电量约5000度、总用水量约XX吨）、办公用品领用数据等，形成报表供管理层参考。

(2)统计数据需经复核，确保无误后存档，并按需分发给相关部门负责人。对于异常数据需进一步核实原因。

（四）会议组织

1.会议筹备：

(1)接到会议通知后，应在3小时内确认会议室的可用性、容量及所需设备（如投影仪、音响、麦克风、白板等），并向申请部门反馈确认结果。

(2)提前1天发送会议通知（对于较紧急的会议，通知时间相应缩短），通知内容应完整，包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、是否需要准备材料等。可通过邮件、内部通讯软件或公告栏发布。

(3)会前1-2小时，再次确认参会人员名单，检查会议室设备是否正常运行，准备茶水、纸笔等会议用品。如需投影资料，需提前检查投影仪是否能正常播放相应格式文件。

2.会议记录：

(1)安排专人（通常是办公室成员或指定记录员）负责会议记录，重点记录会议的主要讨论事项、决策结果、行动计划（包括负责人和完成时限）。记录应条理清晰，语言精练。

(2)纪要需在会后2个工作日内整理完毕，并分发给参会人员及相关抄送人员。电子版可通过邮件发送，纸质版可放置于指定位置供领取。

(3)对于需要跟进落实的会议纪要内容，办公室应建立台账，跟踪各项任务的进展情况。

（五）访客接待

1.来访登记：

(1)对所有来访人员（包括校内人员凭有效证件登记）进行登记，记录来访人姓名、单位（或部门）、职务、联系电话、来访事由、接待人、访问时间等信息。

(2)如来访事由涉及需特别授权或通知相关部门，应立即联系相关部门或申请人确认。

(3)访问结束后，需在登记簿上注明“已离开”或“已送走”。

2.接待引导：

(1)引导来访者至指定接待区域或会客室，如需与校内其他人员会面，应协助联系并引导至相应地点。

(2)在接待过程中，应保持礼貌、热情，回答来访者询问。如遇到无法解答的问题，应引导其联系相关负责人。

（六）固定资产管理

1.资产登记：

(1)对办公室管理的固定资产（如电脑、打印机、电话、文件柜等）建立资产台账，详细记录每件资产的原值、购置日期、规格型号、存放地点、使用部门、领用人等信息。

(2)资产标签应清晰、牢固，粘贴在资产的显著位置。

2.资产调拨与报废：

(1)固定资产需要调拨时，需填写资产调拨单，经相关领导审批后，办理调出和调入手续，并更新资产台账和标签信息。

(2)固定资产达到报废年限或无法修复时，需填写资产报废申请，说明报废原因，经审批后按流程处置（如：报损、变卖），并注销资产台账记录。

（七）印章管理

1.印章保管：

(1)综合办公室负责保管学校（或部门）的各类印章（如：公章、合同专用章、财务专用章等），指定专人负责，确保专人专管，不得交叉。

(2)印章保管室应安全可靠，具备防火、防盗措施。

(3)印章使用人需凭有效授权文件（或经审批的用印申请单）办理用印手续。

2.印章使用审批：

(1)印章使用需严格审批，根据用印事项的重要性，可能需要部门负责人、分管领导等多级审批。审批流程应清晰，并在用印申请单上留下审批记录。

(2)用印前，需核对用印申请事项、用印数量是否与申请一致，并确认文件内容无误。

3.印章使用记录：

(1)每次用印后，需在印章使用登记簿上详细记录用印日期、时间、用印事由、用印数量、批准人、使用人等信息，并由使用人签字确认。

三、工作流程优化

为提升效率，综合办公室需持续优化工作流程，具体措施包括：

1.交叉复核：重要文件、数据需由两人复核，减少错误率。例如，在处理大型采购合同前，由经办人和另一名同事分别核对价格、条款，确保无误。

2.电子化转型：逐步推广电子审批、电子档案，减少纸质流转。例如，将办公用品采购申请、会议室预定等流程线上化，使用指定的电子审批系统或共享文档进行管理，目标是将核心流程的电子化使用率达60%以上。

3.定期复盘：每月召开工作例会（时长控制在1小时内），总结上月工作完成情况、存在的问题及改进措施。例如，可以设立“本月重点工作回顾”、“存在问题与解决方案”、“下月工作计划”等议题。

4.标准化操作：对重复性高的工作（如：会议通知发送、访客登记）制定标准化操作指南（SOP），确保不同人员操作时标准一致，提升工作效率和质量。

四、监督与考核

1.综合办公室负责人需每日抽查工作完成情况，对延误任务进行标注，并与相关责任人沟通，了解原因并督促完成。

2.每季度组织一次业务培训，提升员工技能。培训内容可包括：文件处理规范、办公软件高级应用、沟通技巧、设备维护基础等。鼓励员工参加外部相关培训，并分享学习成果。

3.考核结果与绩效挂钩，优秀员工将获得优先调岗机会、小额奖励或其他形式的认可。考核维度包括：工作完成质量、响应速度、团队协作、遵守规定等。建立公开透明的考核结果反馈机制。

五、附则

本规定自发布之日起实施，综合办公室负责人负责解释。如遇特殊情况需调整，经管理层（如：学校行政负责人或其授权人）讨论后执行。各部门应遵照执行，确保管理规定的有效性。

一、总则

学校综合办公室作为学校日常管理的中枢部门，承担着多项关键任务。为确保工作高效、有序进行，特制定本管理规定。本规定适用于综合办公室全体工作人员，旨在明确职责分工、优化工作流程、提升服务质量。

二、主要任务及管理要求

综合办公室的核心任务涵盖行政事务、后勤保障、信息管理、会议组织等方面。具体管理要求如下：

（一）行政事务管理

1.文件处理：

(1)文件收发需遵循“及时、准确、规范”原则，确保文件在规定时限内流转。

(2)重要文件需建立登记台账，内容包括文件名称、来源、去向、签收人及日期。

(3)定期对过期或失效文件进行归档，确保档案完整。

2.通讯联络：

(1)保持内外部电话畅通，接听电话需礼貌用语，记录关键信息。

(2)传真、邮件等通讯方式需及时确认送达情况，重要内容需电话复核。

（二）后勤保障管理

1.日常物资管理：

(1)建立物资台账，记录办公用品的采购、领用、库存情况。

(2)按需采购，避免积压，常用物资需保持合理库存（如：笔、纸等消耗品建议库存量不超过2000份）。

(3)定期检查物资使用情况，对低值易耗品进行动态补充。

2.场地维护：

(1)负责办公区域的清洁卫生，每日巡查并记录。

(2)定期检查办公设备（如打印机、复印机），发现故障及时报修，并跟踪维修进度。

（三）信息管理

1.信息收集与发布：

(1)收集各部门工作动态，汇总后每周形成简报（不超过5页）。

(2)通过公告栏、内部邮件等渠道发布通知，确保信息覆盖全体员工。

(3)信息发布需经审核，确保内容准确、无遗漏。

2.数据统计：

(1)按月统计各部门考勤、水电等数据，形成报表（如：全月总用电量约5000度）。

(2)统计数据需经复核，确保无误后存档。

（四）会议组织

1.会议筹备：

(1)接到会议通知后，3小时内确认会议室及设备需求。

(2)提前1天发送会议通知，内容包括时间、地点、参会人员、议程等。

(3)会前检查投影仪、音响等设备，确保正常运行。

2.会议记录：

(1)安排专人记录会议要点，形成会议纪要（不超过10条核心事项）。

(2)纪要需在会后2个工作日内分发给参会人员。

三、工作流程优化

为提升效率，综合办公室需持续优化工作流程，具体措施包括：

1.交叉复核：重要文件、数据需由两人复核，减少错误率。

2.电子化转型：逐步推广电子审批、电子档案，减少纸质流转（如：电子档案使用率达60%以上）。

3.定期复盘：每月召开工作例会，总结问题并改进（会议时长控制在1小时内）。

四、监督与考核

1.综合办公室负责人需每日抽查工作完成情况，对延误任务进行标注。

2.每季度组织一次业务培训，提升员工技能（如：文件处理、设备维护等）。

3.考核结果与绩效挂钩，优秀员工将获得优先调岗机会。

五、附则

本规定自发布之日起实施，综合办公室负责人负责解释。如遇特殊情况需调整，经管理层讨论后执行。

**一、总则**

学校综合办公室作为学校日常管理的中枢部门，承担着多项关键任务。为确保工作高效、有序进行，特制定本管理规定。本规定适用于综合办公室全体工作人员，旨在明确职责分工、优化工作流程、提升服务质量。

综合办公室的核心职能是支持学校高层决策、协调各部门关系、保障学校日常运转，并服务于全体师生员工。其工作涉及面广，要求高，必须建立规范化的管理体系。本规定的实施，将有助于提升办公室的整体运作效率，降低管理成本，并为学校的稳定发展提供有力支撑。

二、主要任务及管理要求

综合办公室的核心任务涵盖行政事务、后勤保障、信息管理、会议组织、访客接待、固定资产管理、印章管理等方面。具体管理要求如下：

（一）行政事务管理

1.文件处理：

(1)文件收发需遵循“及时、准确、规范、安全”原则，确保文件在规定时限内流转，并做到不遗失、不损毁。

(2)重要文件（如：合同、重要通知、领导批示文件等）需建立详细登记台账，内容包括文件编号、密级（如有）、来源单位、去向部门、签收人、签收日期、办理状态等。台账应使用专用记录本或电子表格，并定期（如每月）向办公室负责人汇报。

(3)定期对过期或失效文件进行分类归档，对于涉密文件需按照保密规定进行销毁或长期保管，确保档案的完整性和合规性。归档文件需有清点、核对记录。

(4)文件传阅应设置传阅清单，明确传阅范围和顺序，避免交叉传阅和遗漏。传阅完毕后，需及时回收并核对是否所有应阅人员均已签收。

2.通讯联络：

(1)保持内外部电话畅通，接听电话需使用标准问候语（如：“您好，综合办公室。”），礼貌用语，耐心解答。接听时应注意语音语调，保持专业形象。

(2)传真、邮件等通讯方式需及时确认送达情况，对于重要邮件内容，可电话复核关键信息，确保沟通无误。

(3)外部联络（如：与供应商、维修服务商等）需规范记录，包括联系人姓名、电话、沟通时间、事由、结果等，以备查阅。

3.日常接待：

(1)接待来访人员需热情、周到，询问来意并引导至相应接待区域或人员。

(2)如需领导或相关部门会客，应提前沟通并安排好会客室、茶水等事宜。

(3)接待工作完成后，需对会议室、接待室等区域进行整理恢复。

（二）后勤保障管理

1.日常物资管理：

(1)建立物资台账，详细记录办公用品的采购申请、采购日期、供应商、数量、单价、总金额、入库情况、领用记录、库存余额等信息。台账应定期（如每周）更新，并确保数据准确。

(2)按需采购，避免积压，常用物资（如笔、纸、笔筒、订书机等）建议保持合理库存（如：笔库存量不超过2000支，纸库存量不超过5000份），并设定最低库存警戒线，当库存低于警戒线时及时提出采购申请。

(3)定期检查物资使用情况，对低值易耗品进行动态补充，并评估采购成本，寻找性价比更高的供应商。对于闲置或报废物资，需按流程进行处置（如：报损、转赠等），并做好记录。

(4)办公区域的绿植、装饰品等也需要定期检查维护，保持良好状态。

2.场地维护：

(1)负责办公区域的清洁卫生，每日巡查并记录，包括地面、桌面、公共区域（茶水间、会议室）的清洁情况。

(2)定期检查办公设备（如打印机、复印机、传真机、电脑等），发现故障及时联系指定维修人员报修，并跟踪维修进度，直至设备恢复正常使用。建立设备维护保养记录。

(3)负责办公区域的温湿度调控，根据季节和天气变化，适时调节空调、加湿器等设备，确保办公环境舒适。

（三）信息管理

1.信息收集与发布：

(1)收集各部门工作动态、通知公告、活动信息等，汇总后形成内部通讯简报（如：每周一发布，篇幅不超过5页），内容应简洁明了，突出重点。

(2)通过公告栏、内部邮件、学校官方网站（若有）等渠道发布通知，确保信息覆盖全体员工或目标受众。发布前需仔细校对，确保内容准确、无错别字、无遗漏。

(3)信息发布需经过审核流程，通常由信息发布负责人初步审核，办公室负责人最终审批，确保信息符合规范且内容得当。

2.数据统计：

(1)按月统计各部门考勤数据（如：全月总出勤天数、迟到早退次数等）、水电使用数据（如：全月总用电量约5000度、总用水量约XX吨）、办公用品领用数据等，形成报表供管理层参考。

(2)统计数据需经复核，确保无误后存档，并按需分发给相关部门负责人。对于异常数据需进一步核实原因。

（四）会议组织

1.会议筹备：

(1)接到会议通知后，应在3小时内确认会议室的可用性、容量及所需设备（如投影仪、音响、麦克风、白板等），并向申请部门反馈确认结果。

(2)提前1天发送会议通知（对于较紧急的会议，通知时间相应缩短），通知内容应完整，包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、是否需要准备材料等。可通过邮件、内部通讯软件或公告栏发布。

(3)会前1-2小时，再次确认参会人员名单，检查会议室设备是否正常运行，准备茶水、纸笔等会议用品。如需投影资料，需提前检查投影仪是否能正常播放相应格式文件。

2.会议记录：

(1)安排专人（通常是办公室成员或指定记录员）负责会议记录，重点记录会议的主要讨论事项、决策结果、行动计划（包括负责人和完成时限）。记录应条理清晰，语言精练。

(2)纪要需在会后2个工作日内整理完毕，并分发给参会人员及相关抄送人员。电子版可通过邮件发送，纸质版可放置于指定位置供领取。

(3)对于需要跟进落实的会议纪要内容，办公室应建立台账，跟踪各项任务的进展情况。

（五）访客接待

1.来访登记：

(1)对所有来访人员（包括校内人员凭有效证件登记）进行登记，记录来访人姓名、单位（或部门）、职务、联系电话、来访事由、接待人、访问时间等信息。

(2)如来访事由涉及需特别授权或通知相关部门，应立即联系相关部门或申请人确认。

(3)访问结束后，需在登记簿上注明“已离开”或“已送走”。

2.接待引导：

(1)引导来访者至指定接待区域或会客室，如需与校内其他人员会面，应协助联系并引导至相应地点。

(2)在接待过程中，应保持礼貌、热情，回答来访者询问。如遇到无法解答的问题，应引导其联系相关负责人。

（六）固定资产管理

1.资产登记：

(1)对办公室管理的固定资产（如电脑、打印机、电话、文件柜等）建立资产台账，详细记录每件资产的原值、购置日期、规格型号、存放地点、使用部门、领用人等信息。

(2)资产标签应清晰、牢固，粘贴在资产的显著位置。

2.资产调拨与报废：

(1)固定资产需要调拨时，需填写资产调拨单，经相关领导审批后，办理调出和调入手续，并更新资产台账和标签信息。

(2)固定资产达到报废年限或无法修复时，需填写资产报废申请，说明报废原因，经审批后按流程处置（如：报损、变卖），并注销资产台账记录。

（七）印章管理

1.印章保管：